Справка о записи в трудовой книжке — это официальный документ, подтверждающий факт внесения определенной записи в трудовую книжку работника. Она выдается по просьбе сотрудника (или бывшего сотрудника) и может потребоваться для представления в Пенсионный фонд (СФР), банк, новый работодатель или судебные инстанции. В данной статье подробно разберем, когда требуется такая справка, как ее правильно оформить, и предоставим актуальные образцы на 2026 год.

Правовые основания выдачи справки

Выдача справок из трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Статья 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать работнику по его просьбе заверенные копии трудового договора, приказа (распоряжения) о приеме на работу, перемещении, увольнении, а также справки о заработной плате и иные справки, связанные с трудовой деятельностью.
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» — регламентирует правила ведения трудовых книжек и внесения в них записей.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных», при выдаче справки необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудника.

Когда может потребоваться справка о записи?

1. Назначение пенсии: СФР может запросить подтверждение конкретного периода работы или основания увольнения, если запись в ТК неразборчива или вызывает сомнения.
2. Оформление кредита/ипотеки: Банки часто требуют справку о последнем месте работы или подтверждение стажа.
3. Трудовой спор: В суде как доказательство факта приема, перевода или увольнения.
4. Потеря/испорченность трудовой книжки: При восстановлении ТК на основании справок от предыдущих работодателей.
5. Прием на новую работу: Новый работодатель может запросить подтверждение квалификации или основания увольнения с прошлого места.
6. Исправление ошибки: Если в ТК допущена ошибка, справка о правильной записи может служить основанием для ее исправления (ст. 62 ТК РФ, п. 28 Инструкции № 69).

Правила оформления справки

Единого утвержденного федеральным законом бланка справки о записи в трудовой книжке не существует. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно и утверждает его локальным нормативным актом (Положением о делопроизводстве или Приказом о бланках).

Обязательные реквизиты справки (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Титул документа: «СПРАВКА» (обычно по центру).
• Дата составления.
• Регистрационный номер (по журналу учета исходящих документов/справок).
• ФИО работника (полностью), дата рождения (по желанию, для идентификации).
• Серия и номер трудовой книжки.
• Текст справки: дословное воспроизведение записи (номер записи, дата, наименование события, основание, ссылка на приказ).
• Должность, подпись руководителя или уполномоченного лица (часто подписывает начальник кадровика/кадровый специалист);
• Печать организации (если имеется; для ИП и МСП печать не обязательна, но желательна для достоверности).
• М.П. (Место Печати) — ставится, если печать накладывается на подпись.

Сроки выдачи:

Согласно ст. 62 ТК РФ, справка должна быть выдана не позднее трех рабочих дней с момента обращения работника (письменного заявления).

Ниже приведены типовые образцы для самых частых ситуаций. Текст в квадратных скобках [...] заменяется на реальные данные.

Образец 1: Справка о записи о приеме на работу

[НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]
ИНН [Номер] ОГРН [Номер]

СПРАВКА
№ [Рег. номер] от [ДД.ММ.ГГГГ] г.

Настоящей подтверждаю, что в трудовую книжку серии [Серия] № [Номер], выданную [Кем выдана] [Дата выдачи], гражданину [ФИО полностью] (дата рождения: [ДД.ММ.ГГГГ]) внесена следующая запись:


 

 
№ записи
 
Дата записи
 
Содержание записи (Информация о работе)
 
Основание (Наименование и номер приказа)
 
 

 
[Номер]
 
[ДД.ММ.ГГГГ]
 
Принят(а) на работу в [Наименование структурного подразделения / организации] на должность [Наименование должности] (профессии)
 
Приказ № [Номер] от [ДД;ММ.ГГГГ]
 


Запись сделка в соответствии с п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России № 69).
Справка выдана для предоставления [Куда предоставляется: СФР, банк, новый работодатель и т.д;] по просьбе работника.



Руководитель организации
_________________ / [ФИО руководителя] /
М.П.
Составил(а): [ФИО кадрового специалиста], тел.: [Номер телефона]

Образец 2: Справка о записи об увольнении (с формулировкой ст. 77, 78, 80 ТК РФ)

[НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

СПРАВКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ [Номер] от [ДД.ММ.ГГГГ] г. г. [Населенный пункт]

Выдана гражданину [ФИО в дательном падеже], паспорт серия [Серия] № [Номер], выдан [Кем] [Когда], трудовая книжка серия [Серия ТК] № [Номер ТК].

Подтверждаю, что в трудовой книжке указанного гражданина под № записи [Номер] от [ДД.ММ.ГГГГ] внесена запись следующего содержания:


 «Уволен(а) по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) / По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ) / В связи с переводом на другую работу (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) и т.д.».


Основанием для внесения записи служит Приказ организации № [Номер приказа] от [ДД.ММ.ГГГГ].
Запись в трудовой книжке сделка верно, исправлений и зачисток не имеет.
Справка выдана по месту требования для [Назначение справки].




Начальник отдела кадров / Кадровый специалист
_________________ / [ФИО] /
М.П.
Телефон для справок: [Номер]

Образец 3: Справка для исправления ошибки в трудовой книжке

Если в ТК допущена ошибка, работодатель выдает справку с правильными данными для представления в СФР или суду (п. 28 Инструкции № 69).

для исправления записи в трудовой книжке
№ [Номер] от [ДД.ММ.ГГГГ] г.

Организация [Наименование] подтверждает, что в трудовую книжку серии [Серия] № [Номер] гражданина [ФИО] под № записи [Номер ошибочной записи] от [Дата] была внесена запись с ошибкой:

Текст ошибочной записи: «[Текст записи с ошибкой]».
Основание ошибочной записи: Приказ № [Номер] от [Дата] (ошибочно).


Правильная запись должна иметь следующий вид:
№ записи: [Номер] (порядковый номер следующей за последней)
Дата записи: [ДД.ММ.ГГГГ] (дата составления настоящей справки/приказа об исправлении)
Содержание: «Запись № [Номер ошибочной записи] от [Дата] неверна. [Правильный текст записи: Принят на работу... / Уволен...]».
Основание: Приказ № [Новый номер приказа об исправлении] от [ДД.ММ.ГГГГ].

Настоящая справка выдается для представления в [Куда: СФР, суд] для целей исправления трудовой книжки в соответствии с п. 28 Инструкции по заполнению трудовых книжек.



Директор _________________ / [ФИО] /
М.П.
Начальник кадров _________________ / [ФИО] /

Особенности заполнения в 2026 году: ЭТК и СТД

С учетом перехода на электронный документооборот, важно различать два сценария:

А. Работник имеет бумажную ТК (не перешел на ЭТК до 2021 г. или отказался)

• Выдается бумажная справка на бланке организации (образцы выше).
• Подписывает руководитель или уполномоченное лицо (кадровый специалист).
• Советуется ставить печать (дает больший вес документу для банков и СФР).

Б. Работник перешел на ЭТК (Электронная трудовая книжка)

• Бумажная ТК не ведется (или ведется параллельно по желанию до 2021 г.).
• Вместо справки о записи работодатель формирует в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» (или через оператора ЭТК) документ «Сведения о трудовой деятельности» (СТД).
• СТД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
• Работник получает СТД в своем ЛК на Госуслугах или в приложении «Госуслуги. Работа».
• Распечатанная СТД с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажная справка.

Процедура выдачи: пошаговая инструкция для кадровца

1. Получение заявления: Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку (указывает, какую именно запись подтвердить и для каких целей).
2. Регистрация: Заявление регистрируется в журнале входящих документов или журнале учета справок.
3. Проверка данных: Кадровый специалист сверяет данные трудовой книжки (серия, номер, записи) с личным делом и приказами.
4. Формирование документа: Заполнение бланка справки (или генерация СТД в ЛК ЭТК).
5. Подписание: Подпись руководителя/уполномоченного лица. Наложение печати (при наличии).
6. Выдача: Вручение под роспись в журнале выдачи справок (колонки: Дата, ФИО получателя, Серия/Номер ТК, Назначение, Подпись получателя).
7. Срок: Не позднее 3 рабочих дней.

Типичные ошибки и риски

• Несовпадение текста записи: Текст в справке должен быть дословным копированием записи в ТК (включая ошибки, если справка выдается «как есть»). Если цель, исправление, оформляется отдельная справка (Образец 3).
• Отсутствие ссылки на приказ: Каждая запись в ТК должна иметь основание (номер и дату приказа). В справке это обязательно указывается.
• Выдача не уполномоченным лицом: Подписать справку может только руководитель или лицо, уполномоченное приказом (обычно начальник кадровика). Подпись рядовика-кадровца без приказа о полномочиях недействительна.
• Просрочка: Выдача позже 3 дней — основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц).
• Игнорирование ЭТК: Выдача бумажной справки вместо СТД для держателей ЭТК.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в выдаче справки?

Нет. Статья 62 ТК РФ использует формулировку «обязан выдавать». Отказ влечет административную ответственность.

Нужно ли платить за справку?

Нет. Выдача справок работникам является прямым долгом работодателя, плата за это не взимается.

Срок действия справки?

Законом не установлен. Обычно банки и СФР принимают справки, выданные не позднее 30 дней (иногда 10 дней) назад. Лучше уточнять у запрашивающей стороны.

Что делать, если организация ликвидирована?

Справку выдает правопреемник или архив, в который переданы дела (государственный архив или коммерческий архивный фонд). Обращаться нужно в архив с паспортом и заявлением.

Можно ли выдать справку третьему лицу (родственнику, юристу)?

Только по нотариальной доверенности или доверенности, заверенной организацией, в которой работает доверенное лицо (если это сотрудник). Третье лицо должно предъявить паспорт и доверенность.

Справка о записи в трудовой книжке, документ строгой отчетности, хоть и не имеющий единого госбланка. Грамотное ее оформление защищает интересы и работника (для получения пенсии, кредита), и работодателя (от претензий инспекций и судов). В 2026 году ключевым моментом является определение формата трудовой книжки сотрудника: для бумажной ТК готовится справка на бланке фирмы, для ЭТК, формируется СТД через личный кабинет работодателя. Соблюдение сроков (3 дня) и правил заполнения (дословность, ссылка на приказ, уполномоченная подпись) гарантирует юридическую силу документа.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться, перед оформлением документов рекомендуется свериться с актуальной редакцией ТК РФ и локальными актами организации.