Важно: с 1 января 2023 года Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России (СФР). Привычная форма СЗВ-СТАЖ отменена — вместо неё работодатели подают сведения о страховом стаже в составе формы ЕФС-1 (раздел 1.2). Ниже разберём, как правильно оформить документ, какие данные указать и где взять образец заполнения.

Что такое справка о стаже и когда она нужна

Справка о страховом стаже подтверждает периоды работы гражданина, за которые работодатель начислял и уплачивал страховые взносы. Она может понадобиться:

• при оформлении страховой пенсии;
• при увольнении сотрудника (сведения выдаются в день расторжения договора);
• для подтверждения стажа при назначении пособий;
• по запросу самого работника в любой момент;
• при ликвидации или реорганизации организации.

Какая форма действует сейчас

До 2023 года сведения о стаже подавались по форме СЗВ-СТАЖ. Сейчас используется раздел 1.2 формы ЕФС-1, утверждённой приказом СФР. Работнику при увольнении или по его заявлению выдаётся выписка из этих сведений.

Как заполнить раздел 1.2 формы ЕФС-1: пошаговая инструкция

Шаг 1. Сведения о страхователе

Укажите:

• регистрационный номер страхователя в СФР;
• ИНН и КПП организации (для ИП — только ИНН);
• наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.

Шаг 2. Отчётный период

Проставьте календарный год, за который подаются сведения, а также тип подачи: исходная, дополняющая или отменяющая форма.

Шаг 3. Сведения о застрахованном лице

На каждого работника заполняется отдельный блок:

• ФИО полностью;
• СНИЛС (обязательный реквизит, проверяйте корректность);
• ИНН (при наличии).

Шаг 4. Периоды работы

Для каждого периода укажите:

1. дату начала и дату окончания периода работы;
2. территориальные условия (например, коды для районов Крайнего Севера — РКС, МКС);
3. особые условия труда (коды по спискам № 1 и № 2, результаты спецоценки);
4. условия досрочного назначения пенсии (коды льготных профессий);
5. исчисляемый стаж (дополнительные коды: ДЕТИ — отпуск по уходу за ребёнком, ДЛДЕТИ и др.).

Шаг 5. Подпись и дата

Форму подписывает руководитель организации или уполномоченный представитель. При электронной сдаче документ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сроки подачи сведений

• Ежегодно — не позднее 25 января года, следующего за отчётным;
• При увольнении сотрудника — не позднее следующего рабочего дня после подачи сведений о кадровом событии;
• При назначении пенсии, в течение 3 календарных дней со дня обращения работника.

Типичные ошибки при заполнении

• неверный или отсутствующий СНИЛС;
• расхождение ФИО с данными фонда;
• пропуск периодов работы или наложение дат;
• неправильные коды особых условий труда;
• несвоевременная подача сведений при увольнении.

За ошибки и нарушение сроков предусмотрены штрафы, поэтому перед отправкой рекомендуется проверить файл встроенными средствами контроля в программе сдачи отчётности.

Как работнику получить справку о стаже

Гражданин может получить сведения о своём стаже несколькими способами:

1. заказать выписку из индивидуального лицевого счёта через портал «Госуслуги»;
2. обратиться в клиентскую службу СФР лично с паспортом;
3. запросить справку у работодателя (в течение 3 рабочих дней документ обязаны выдать);
4. получить выписку через МФЦ.

Оформление справки о стаже для СФР (бывшего ПФР) сводится к корректному заполнению раздела 1.2 формы ЕФС-1. Главное, точно указать персональные данные работника, периоды работы и специальные коды, а также соблюсти сроки подачи. Актуальный образец заполнения всегда можно найти на официальном сайте Социального фонда России или в справочных системах для бухгалтеров.