Под термином «Справка о сотрудниках предприятия» (часто называемая справкой о численности и составе кадров или ведомостью сотрудников) понимается документ, содержащий сводные сведения о работниках организации. В отличие от индивидуальной «Справки с места работы» (форма 2-НДФЛ или произвольная форма для конкретного физлица), данный документ представляет собой реестр персонала и запрашивается третьими сторонами для принятия управленческих или правовых решений.
В каких случаях требуется справка о сотрудниках
Документ не имеет единой утвержденной законом формы (кроме отчетности в госорганы), поэтому оформляется на фирменном бланке организации в произвольной форме. Основные основания для выдачи:
- Участие в тендерах и закупках (44-ФЗ, 223-ФЗ): подтверждение кадрового потенциала, наличия специалистов с определенной квалификацией/допусками.
- Кредитование и банковское обслуживание: банки запрашивают штатное расписание или ведомость сотрудников для оценки платежеспособности заемщика.
- Миграционный учет: для получения патентов, РВП, ВНЖ или квот на привлечение иностранных работников (справка о среднесписочной численности).
- Госетатистка (Ростат): сдача форм П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» (имеет строгий формат XML).
- Страховые компании: для расчета тарифов по профессиональным рискам (класс опасности).
- Аудит, Due Diligence, продажа бизнеса: оценка HR-активов.
- Внутренние нужды: для совета директоров, учредителей, страховых случаев.
Правовые основания и сроки выдачи
Прямой статьи в ТК РФ, обязывающей выдавать списочную справку по требованию третьих лиц, нет. Однако:
- Ст. 62 ТК РФ — работодатель обязан выдавать справки, необходимые для осуществления трудовых прав (относится к индивидуальным).
- ФЗ-152 «О персональных данных» — передача данных сотрудников третьим лицам требует согласия субъектов ПДн (пункт 1 ст. 6, пункт 1 ст. 9), если иное не установлено законом (например, запрос суда, налоговой, полиции, Ростата).
- Сроки: закон не регламентирует сроки для списочных справок. Рекомендуется исполнять в разумный срок (обычно 3–5 рабочих дней по аналогии со ст. 62 ТК РФ или согласно внутреннему локальному нормативному акту — ЛНА).
Обязательные реквизиты документа (ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Даже при произвольной форме табличной части, «шапка» документа должна соответствовать стандартам делопроизводства:
- Наименование организации (полное и сокращенное) / ФИО ИП.
- ИНН / КПП / ОГРН / ОГРНИП.
- Юридический и фактический адреса.
- Контактные телефоны, email.
- Название документа: «СПРАВКА о сотрудниках предприятия» / «ВЕДОМОСТЬ сотрудников» / «СПРАВКА о численности и составе кадров».
- Дата составления и регистрационный номер (по журналу учета исходящих/справок).
- Назначение: «Выдана для представления в [Название организации] для [цель]».
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица по доверенности/приказу) с расшифровкой.
- Подпись составителя (кадровика/бухгалтера) с расшифровкой и телефоном для связи.
- Печать организации (если используется, ст. 5 ФЗ-129, ст. 160 ГК РФ — для ИП печать не обязательна, но желательна для доверия получателя).
Структура табличной части (Что указывать в колонках)
Набор колонок зависит от цели справки. Ниже — максимально полный набор.
| № п/п | ФИО полностью | Дата рождения | Подразделение / Филиал | Должность (по штатному) | Дата приема на работу | Вид договора (срочный/бессрочный/ГПХ) | Режим работы (полный/частичный/сменный/удаленный) | Образование / Квалификация | Наличие допусков / лицензий / сертификатов | Оклад / Тарифная ставка (если требуется) | СНИЛС (только с согласия и для госорганов/ПФР) | Примечание (отпуск, больничный, декрет, командировка) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Цех №1 | Начальник смены | Бессрочный | Сменный (2/2) | Высшее (Технолог) | Допуск к ОПО, Высота | 85 000 руб. | 123-456-789 00 | В komandировке до 05.10 | ||
| 2 | Петрова Мария Сергеевна | Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Бессрочный | Полный (5/2) | Высшее (Экономика) | Сертификат проф. бухгалтера | 120 000 руб. | 987-654-321 00 | — |
Образец №1: Универсальная справка о составе сотрудников (Для тендера / Банка)
Используется для подтверждения штата, квалификации и численности. Обязательно указывается цель выдачи.
ООО «ВЕКТОР-ПРОМ»
ИНН ### / КПП 770101001 / ОГРН 1027700123456
125315, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) 123-45-67, E-mail: hr@vector-prom.ru
СПРАВКА
о сотрудниках предприятия
Справка выдана: ООО «СтройИнвест» (ИНН ###) для представления в Комиссию по рассмотрению заявок на участие в электронном аукционе № 01###000123 от г. (Закупка работ по капитальному ремонту).
Ниже приводятся сведения о сотрудниках ООО «Вектор-Пром», задействованных в исполнении контракта, по состоянию на 27 сентября 2026 года:
| № | Ф.И.О. | Дата рожд. | Должность | Стаж в профиле (лет) | Образование / Квалификация | Допуски / Сертификаты / НРС | Трудовой договор (срок) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Сидоров Алексей Петрович | Проектный инженер (ПТО) | 18 | Высшее (МГСУ, Строительство) | СРО допуск (Реестр № 123), НРС 6 ур. | Бессрочный с | |
| 2 | Козлова Елена Викторовна | Техник ПТО / Сметчик | 10 | Среднее проф. (Строительство) | Сертификат сметчика № 4567 | Бессрочный с | |
| 3 | Смирнов Дмитрий Игоревич | Мастер участка | 7 | Среднее проф. (Организация стр-ва) | Допуск Высота, Эл.безопасность IV гр. | Бессрочный с |
Среднесписочная численность за 2025 год: 38 чел. (по форме П-4).
Данная справка выдана для указанных целей и иным не используется.
| Генеральный директор ________________ /Петров П.П./ М.П. | Составил: Кадровик ________________ /Сидорова А.В./ Тел.: +7 (495) 123-45-67 (доб. 105) |
Образец №2: Справка о среднесписочной численности (Для Миграции / Патентов / Ростата)
Формируется строго по методике Росстата (Приказ Росстата от № 772). Часто требуется ежемесячно или за год.
ИП КОЗЛОВ СЕРГЕЙ АЛЕКСЕЕВИЧ
ИНН 501234567890 / ОГРНИП 31###90
СПРАВКА
о среднесписочной численности работников
Подтверждаю, что по состоянию на 01 октября 2026 года среднесписочная численность работников ИП Козлова С.А. за период сентябрь 2026 года составила:
| Показатель | Значение (чел.) |
|---|---|
| Среднесписочная численность за месяц | 4 |
| В том числе внешние совместители | 1 |
| В том числе по ГПХ (договорам гражданско-правового характера) | 2 (не включаются в ЧСЧ) |
Расчет произведен в соответствии с Приказом Росстата № 772 (п.п. 71–81).
Справка выдана для представления в ГУ МВД России по г. Москве для оформления патентов на работу для иностранных граждан.
ИП Козлов С.А.
________________ /Козлов С.А./
М.П. (при наличии)
г.
Образец №3: Справка для банка (Кредитный комитет), с зарплатами
Банки часто требуют ведомость с доходами (ФОТ) для расчета DSCR (коэффициента покрытия долга). Требует согласия сотрудников на раскрытие зарплаты.
АО «ТЕХНОЛОГИИ БУДУЩЕГО»
ВЕДОМОСТЬ
о численности, составе и фонде оплаты труда сотрудников
Выдана АО «Альфа-Банк» (БИК 044525593) для принятия решения по кредитному заявлению № КЗ-2026/00451 от .
| № | ФИО | Должность | Дата приема | Оклад (руб.) | Премиальная часть (план, руб.) | Ср.мес. зарплата за 6 мес. (руб.) | Статус (основное/совм.) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Волков А.Н. | Ген. директор | 300 000 | 150 000 | 420 000 | Основное | |
| 2 | Орлова М.К. | Фин. директор | 220 000 | 80 000 | 285 000 | Основное | |
| 3 | Новиков С.П. | Ведущий разраб. | 180 000 | 40 000 | 210 000 | Основное | |
| ИТОГО ФОТ в месяц (план): | 700 000 | 270 000 | 915 000 | ||||
* Данные о заработной плате указаны с письменного согласия сотрудников (согласия хранятся в перс. делах / архиве ООО).
Финансовый директор ________________ /Соколов В.Д./
Генеральный директор ________________ /Волков А.Н./
М.П.
Процедура оформления и выдачи (Пошаговый алгоритм)
- Поступление запроса: Письменное обращение от организации-запрашивающей (банка, заказчика, госоргана) или заявление сотрудника (если справка нужна ему лично, напр., для визы).
- Проверка основания: Есть ли законное основание (запрос суда/налоговой/полиции — обязательно исполнять; запрос банка/тендера — только с согласиями ПДн).
- Сбор согласий (Критично!): Если в справку попадают ПДн (ФИО, зарплата, СНИЛС) и запрашивающая сторона не является госорганом по закону — собирать письменные согласия сотрудников на передачу данных конкретному получателю.
- Формирование данных: Выгрузка из 1С:ЗУП / HR-системы / Excel-реестра. Проверка актуальности (увольнения, перевода, декреты).
- Составление документа: На бланке, с нумерацией, датой, целевым назначением.
- Подписание: Руководитель + составитель. Печать (при наличии).
- Регистрация: Внесение в журнал учета выданных справок (обязательно для контроля и аудита).
- Передача: Лично под роспись, почтой (ценным письмом с вложением), через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур) — для банков и госорганов предпочтительнее ЭДО.
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие цели выдачи: Справка без фразы «Выдана для представления в [Название]» может быть использована не по назначению (мошенничество, утечка ПДн).
- Нарушение ФЗ-152: Передача зарплат, СНИЛС, адресов регистрации без согласий — штрафы до 18 млн руб. (ст. 13.11 КоАП РФ) и репутационные риски.
- Устаревшие данные: Указан уволенный сотрудник или не указан новый — риск отказа в тендере / кредите / визе.
- Несоответствие отчетности: Численность в справке для банка не совпадает с П-4 (Ростат) или РСВ (СФР) — вопросы у проверяющих органов.
- Отсутствие печати/подписи: Банки и госорганы часто не принимают документы без «живой» подписи и печати (даже если ЭДО не используется).
- Смешивание ГПХ и ТК: Включение самозанятых/подрядчиков в общую численность персонала (ЧСЧ) — грубая методологическая ошибка.
Срок действия справки
Законом не установлен. Устанавливается получателем:
- Банки: обычно 10–30 календарных дней.
- Тендеры (44-ФЗ): часто требуют справку, выданную не ранее определенной даты (например, не ранее даты публикации извещения) или с указанием «по состоянию на дату подачи заявки».
- МВД/Миграция: обычно 30 дней.
- Внутренние нужды: по усмотрению руководства.
Рекомендация: Всегда уточняйте у запрашивающей стороны требования к «свежести» документа перед подписанием.
Автоматизация: как не заполнять вручную
Ручное заполнение таблиц в Word чревато ошибками. Стандартные инструменты:
- 1С:ЗУП 8.3 / 1С:ERP: Отчеты «Список сотрудников», «Штатное расписание», «Численность кадров», «Ведомость для банка» — формируются в 1 клик с актуальными данными.
- СБИС / Контур.Экстерн / Диадок: Готовые шаблоны справок с автозаполнением из кадрового учета и отправкой по ЭДО.
- Excel-шаблоны с Power Query / СВЯЗЬ: Для малого бизнеса без 1С, связь листа «Кадры» с листом «Печать справки».
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли отказать в выдаче справки о сотрудниках?
Госорганам (суд, налоговая, полиция, СФР, Ростат, прокуратура) — НЕЛЬЗЯ. Отказ влечет ответственность (ст. 19.7 КоАП РФ — штраф на юрлицо до 500 тыс. руб.).
Банкам, заказчикам тендеров, контрагентам — МОЖНО, если нет согласий сотрудников на передачу ПДн или нет договора/контракта, обязывающего предоставлять такую отчетность. Однако отказ может привести к потере контракта или отказа в кредите.
Нужна ли печать на справке в 2026 году?
Для юрлиц — желательна (устанавливает достоверность, ст. 5 ФЗ-129). Банки и госорганы часто требуют печать. Для ИП — не обязательна (ст. 160 ГК РФ), но ставится по желанию для большего доверия получателя.
Как оформить справку, если штат большой (500+ человек)?
Входит ли ГПХ (самозанятые, подрядчики) в справку о сотрудниках?
Нет. Справка о сотрудниках (кадров) относится к трудовым отношениям (ТК РФ). ГПХ — это гражданско-правовые отношения. Если заказчик просит «всех кто работает», делают две таблицы: «Штатные сотрудники (ТК РФ)» и «Внешние исполнители (ГПХ/Самозанятые)», с четким разделением.
Грамотно оформленная справка о сотрудниках предприятия — это не просто формальность, а инструмент управления рисками: налоговых, миграционных, банковских и тендерных. Ключевые принципы 2026 года: целевое назначение в теле документа, согласия на ПДн (для коммерческих получателей), актуальность данных (выгрузка из учетной системы) и соответствие методологии Росстата (для численности). Используйте автоматизацию (1С, ЭДО) для исключения ошибок ручного ввода.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов для конкретных госорганов (МВД, СФР, Налоговая) или крупных банков/тендеров рекомендуется свериться с их методологическими рекомендациями или проконсультироваться с кадровым юристом/аудитором.