Выдача справки о доходах — обязательная процедура для индивидуального предпринимателя (ИП)‚ нанимающего сотрудников. Поскольку ИП выступает в роли налогового агента‚ он обязан предоставить работнику документ‚ подтверждающий полученный заработок и удержанный НДФЛ. В данной статье подробно разберем‚ по какой форме оформляется справка в 2024–2026 годах‚ где взять актуальный бланк‚ как правильно ее заполнить и чем подтверждать доходы сам предприниматель.

Какая форма справки действует в 2024–2026 годах?

Важное изменение: С 2024 года справка о доходах работнику выдается строго по утвержденной форме — Приложение № 4 к Приказу ФНС России от № ЕД-7-11/649@ (КНД 1175018); Старые бланки (например‚ по Приказу № ММВ-7-11/566@) использовать нельзя.

• Код формы по КНД: 1175018.
• Наименование: Справка о доходах физического лица и суммах налога‚ удержанных у источника выплаты (код формы по КНД 1175018).
• Период действия: Форма применяется для предоставления сведений о доходах за 2024 год и последующие периоды.

Справку необходимо выдать по письменному запросу работника (в т.ч. бывшего) в течение 3 рабочих дней с момента обращения.

Структура и обязательные реквизиты справки (Образец заполнения)

Форма состоит из титульного листа и раздела 1 (сведений о доходах и удержанных суммах налога). Если работник работал не полный календарный год‚ заполняется также раздел 2 (по месяцам).

Титульный лист (Блок «Сведения о налоговом агенте»)

1. Код по ОКТМО — код территории‚ где зарегистрирован ИП.
2. Код причины представления, обычно «1» (по запросу налогоплательщика) или «2» (при уведомлении об удержании НДФЛ).
3. Дата составления — день‚ месяц‚ год выдачи справки.
4. Сведения о налоговом агенте (ИП):
   • ИНН ИП;
   • КПП (если есть‚ ставится дефис или код крупнейшей обособленной структуры);
   • ФИО ИП полностью;
   • Адрес регистрации ИП.
5. Сведения о физическом лице (работнике):
   • ИНН работника (если нет — прочерк);
   • Категория налогоплательщика (обычно «720» — резидент РФ);
   • ФИО работника полностью;
   • Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
   • Код и наименование документа‚ удостоверяющего личность (паспорт РФ и т.д.);
   • Серия и номер документа;
   • Дата выдачи документа;
   • Кем выдан (код подразделения и наименование);
   • Адрес регистрации (постоянной или временной).

Раздел 1. Сведения о доходах‚ полученных за календарный год

Заполняется по итогам года (или на дату увольнения).

• Строка 010: Доходы‚ облагаемые ставкой 13% (основная ставка для резидентов).
• Строка 020: Сумма налога‚ удержанная у источника выплаты (по ставке 13%).
• Строка 030: Доходы‚ облагаемые ставкой 30% (для нерезидентов).
• Строка 040: Сумма налога‚ удержанная по ставке 30%.
• Строки 050–080: Доходы по иным ставкам (9%‚ 15%‚ 35% — например‚ призы‚ проценты по вкладам‚ дивиденды‚ если ИП их выплачивал).
• Строка 090: Сумма налоговых вычетов‚ предоставленных налоговым агентом (стандартные‚ социальные‚ имущественные).
• Строка 100: Сумма налога‚ подлежащая удержанию (расчетная).
• Строка 110: Сумма налога‚ фактически удержанная за год.
• Строка 120: Сумма налога‚ не удержанная (недоудержание) — если зарплата не покрывает сумму налога.

Раздел 2. Сведения о доходах по месяцам (заполняется при неполном году)

Если справка выдается в середине года или при увольнении‚ заполняется таблица по месяцам: указывается код вида дохода (2000 — зарплата)‚ сумма дохода‚ сумма удержанного налога‚ сумма предоставленного вычета за каждый месяц;

Правила оформления документа: печать‚ подпись‚ прошивка

Несмотря на то‚ что у ИП печать не обязательна (ст. 14 ФЗ № 129-ФЗ)‚ для справки 2-НДФЛ существуют строгие требования к оформлению на бумажном носителе:

• Подпись: Справка должна быть подписана ИП (налоговым агентом) или уполномоченным лицом (директором‚ бухгалтером по доверенности). Подпись ставится на обратной стороне последнего листа с расшифровкой (ФИО‚ должность).
• Прошивка: Если справка состоит из нескольких листов (титульный + разделы)‚ листы должны быть прошиты (сшиты ниткой). На обратной стороне последнего листа (где подпись) клеится листок с надписью «Прошито и пронумеровано [N] листов»‚ заверяемой подписью ИП и печатью (если есть).
• Нумерация: Листы нумеруются сквозно.
• Электронный вид: Допускается выдача справки в электронном виде с ЭЦП ИП (через личный кабинет налогоплательщика или ЭДО)‚ если работник согласен принять ее в таком формате.

Справка о доходах самому ИП (для банка‚ визы‚ пособий)

Ключевой момент: ИП не может выдать себе справку по форме 2-НДФЛ (КНД 1175018)‚ так как не является своим наемным работником и не заключает с собой трудовой договор. Официальной единой формы справки о доходах для самого ИП не существует.

Чем подтвердить доходы ИП в 2024–2026 годах:

1. Декларация 3-НДФЛ (для ИП на ОСНО): Копия декларации‚ сданной в налоговую‚ с отметкой о приеме (электронный чек или штамп налоговой). В ней отражаются доходы за прошлый год. Подтвердить текущий доход декларацией нельзя.
2. Справка из ФНС (КНД 1175018) по запросу ИП: С 2024 года ИП могут запросить в налоговом органе справку о своих доходах (аналогичную 2-НДФЛ‚ но по отношению к предпринимателю). Получается через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП) или МФЦ. Это наиболее авторитетный документ для банков.
3. КУДИР (Книга учета доходов и расходов): Для ИП на УСН «Доходы»‚ ПСН‚ ЕСХН‚ АУСН. С 2024 года действуют новые формы КУДИР (Приказ ФНС № ЕД-7-11/648@). Выписка из КУДИР‚ заверенная подписью ИП‚ часто принимается банками.
4. Справка в свободной форме (самостоятельно составленная): ИП составляет документ сам: указывает свои реквизиты (ИНН‚ ОГРНИП)‚ период‚ сумму чистого дохода (выручки минус расходы/взносы)‚ подписывает. Банки часто требуют нотариальное заверение подписи или заверение в самом банке.
5. Выписка с расчетного счета: Подтверждает движение денежных средств‚ но не является подтверждением «официального дохода» для расчета НДФЛ.

Образец заполнения справки работнику (Пример структуры)

Ниже приведена схематичная структура заполненной справки для наглядности.

СПРАВКА
о доходах физического лица и суммах налога‚ удержанных у источника выплаты
(КНД 1175018)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
Код по ОКТМО: 45385000
Код причины представления: 1
Дата составления: 
СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОВОМ АГЕНТЕ (ИП):
ИНН: ###9 КПП: 770101001
ФИО: Иванов Иван Иванович
Адрес: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 1‚ кв. 10

СВЕДЕНИЯ О ФИЗИЧЕСКОМ ЛИЦЕ (РАБОТНИКЕ):
ИНН: ###1 Категория: 720
ФИО: Петров Петр Петрович
Дата рождения: 
Документ: 21 Паспорт гражданина РФ
Серия: 45 09 Номер: 123456
Выдан: Отделом МВД р-на Примерного г. Москвы (770-123)
Адрес регистрации: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 5‚ кв. 20

РАЗДЕЛ 1. СВЕДЕНИЯ О ДОХОДАХ ЗА 2024 ГОД
Код вида дохода: 2000 (Зарплата)
Строка 010 (Доход 13%): 600 000‚00
Строка 020 (НДФЛ 13%): 78 000‚00
Строка 090 (Вычеты): 14 400‚00 (стандартный на ребенка)
Строка 110 (Удержано фактически): 63 600‚00
РАЗДЕЛ 2. ПО МЕСЯЦАМ (если нужно)
Месяц 01: Доход 50 000 | НДФЛ 6 500 | Вычет 1 400
Месяц 02: Доход 50 000 | НДФЛ 6 500 | Вычет 1 400
... (итого за год совпадает с Разделом 1)

--------------------------------------------------
ПОДПИСЬ НАЛОГОВОГО АГЕНТА (на обратной стороне последнего листа):
Иванов И.И. /Иванов И.И./
ИП Иванов Иван Иванович
М.П. (Печать‚ если есть)

Прошито и пронумеровано 3 (три) листа.
Иванов И.И. /Иванов И.И./

Как получить справку 2-НДФЛ работнику: пошаговая инструкция

1. Получить запрос от работника (письменное заявление в свободной форме).
2. Сформировать данные в бухгалтерской программе (1С‚ «Мой Дело»‚ Контур.Эльба и др.) или вручную по данным расчетных ведомостей/платёжек за период.
3. Распечатать форму по Приказу ЕД-7-11/649@ (актуальный бланк скачивается с сайта ФНС или в программе).
4. Заполнить все поля (титульный лист‚ Раздел 1‚ при необходимости Раздел 2).
5. Прошить листы (если более 1)‚ пронумеровать‚ склеить листок «Прошито…» на последней странице.
6. Подписать ИП (или уполномоченное лицо) на обратной стороне последнего листа.
7. Выдать работнику под роспись в журнале выдачи справок или по почте (заказным письмом с вложением), в течение 3 рабочих дней.

Частые ошибки и штрафы

• Использование старой формы (до Приказа № 649). Штраф по ст. 126 НК РФ — 200 руб. за каждую справку.
• Просрочка выдачи (более 3 рабочих дней). Штраф 200 руб. за каждую справку.
• Отказ в выдаче. Тоже штраф 200 руб; за каждую справку.
• Ошибки в ИНН‚ ОКТМО‚ кодах видов дохода. Могут привести к проблемам у работника при получении вычетов или кредита.
• Отсутствие прошивки/подписи на последнем листе. Банк или визовый центр могут не принять документ.

Резюме

Для работников ИП в 2024–2026 годах существует единственная обязательная форма — КНД 1175018 (Приложение 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/649@). Оформление строгое: прошивка‚ подпись на последнем листе‚ выдача в 3-дневный срок.

Для самого ИП единой формы нет. Надежнее всего использовать справку из Личного кабинета ФНС (доступна для всех режимов‚ включая АУСН) или декларацию 3-НДФЛ (для ОСНО). Самостоятельно составленная справка в свободной форме допускается‚ но требования к ней устанавливает принимающая сторона (банк‚ консульство‚ орган опеки).

Полезные ссылки для скачивания актуальных бланков:

• Сайт ФНС России (раздел «Бланки отчетности» -> КНД 1175018).
• Сервисы онлайн-бухгалтерии (Контур‚ Эльба‚ Мой Дело‚ 1С-Фреш) — формы обновляются автоматически.
• Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП), для получения справки о собственных доходах.