С 2024 года форма справки 2-НДФЛ претерпела кардинальные изменения: она стала неотъемлемой частью Расчета по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ). Отдельного приказа на «старую» 2-НДФЛ больше не существует. Актуальный бланк и правила заполнения утверждены Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в редакции Приказа от № ЕД-7-11/1).
Ниже представлена подробная статья по актуальному на году бланку (Приложение № 4 к Приказу), кодов, сроков сдачи и нюансов заполнения.
Нормативная база и актуальная форма
- Главный документ: Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/649 «Об утверждении формы Расчета по налогу на доходы физических лиц, порядка его заполнения и формы справки о доходах и суммах удержанного налога физического лица».
- Актуальная редакция: Приказ ФНС от № ЕД-7-11/1 (действует с отчетности за 1 квартал 2024 г.).
- Бланк справки: Приложение № 4 к указанному Приказу (название: «Справка о доходах и суммах налога физического лица»).
- Коды для заполнения: Приложения 5 и 6 к Порядку заполнения 6-НДФЛ (коды статуса плательщика, коды документов, удостоверяющих личность).
- Код страны (ОКСМ): Для РФ — 643 (RUS, RU) по классификатору, утвержденному Постановлением Госстандарта от № 529-ст (ред. от ).
Структура справки (Приложение № 4)
Справка состоит из трех основных частей:
- Титульный лист — сведения о налоговом агенте (организации/ИП) и сдающем лице.
- Раздел 1. Сведения о доходах, полученных налоговым агентом от источников в Российской Федерации, заполняется по каждому получателю дохода (сотруднику).
- Раздел 2. Сведения о доходах, полученных налоговым агентом от источников за пределами Российской Федерации — заполняется, если были доходы из-за рубежа.
Пошаговая инструкция по заполнению (Образец)
Титульный лист
| Поле / Графа | Что указывать | Пример / Примечание |
|---|---|---|
| Код вида документа | Фиксированное значение | 31000 (Справка о доходах и суммах налога физлица) |
| Корректировочный номер | 0 — первичная; 1, 2… — корректирующая | 0 |
| ИНН / КПП налогового агента | Реквизиты организации/ИП | ИНН 10 знаков, КПП 9 знаков (для ИП КПП не ставится, ставится дефис или 0) |
| Наименование налогового агента | Полное или сокращенное наименование | ООО «Ромашка» |
| Код по ОКТМО | Код территории налоговой инспекции | Например, 45385000 (Москва) |
| Телефон | Контактный номер ответственного лица | +7 (495) 123-45-67 |
| Отчетный год | Год, за который сдается справка | 2025 (сдается в 2026 г.) |
Раздел 1: Сведения о получателе дохода (Сотруднике)
Блок «Сведения о физическом лице»:
- Фамилия, Имя, Отчество — полностью, как в паспорте.
- ИНН физлица — если есть. Если нет, прочерк или 0.
- Категория получателя дохода — код из Приложения 5 к Порядку заполнения 6-НДФЛ:
- 01 — резидент РФ (большинство сотрудников).
- 02 — нерезидент РФ.
- 03 — высококвалифицированный специалист (ВКС) и члены семей.
- 04 — участники проекта «Сколково» и др.
- Код страны гражданства (ОКСМ), 643 для РФ.
- Код вида документа, удостоверяющего личность — из Приложения 6 к Порядку (например, 21 — паспорт гражданина РФ, 11 — паспорт иностранного гражданина).
- Серия, Номер, Дата выдачи, Кем выдан (код подразделения) — реквизиты паспорта.
- Адрес регистрации/пребывания — заполняется по строкам (Индекс, Регион, Район, Город, Нас. пункт, Улица, Дом, Корпус, Квартира).
Раздел 1: Табличная часть (Строки по видам доходов)
Каждая строка — отдельный вид дохода (код вида дохода по Приложению № 3 к Приказу ФНС от № ЕД-7-11/753).
| Столбец | Наименование | Что заполнять |
|---|---|---|
| 1 | Код вида дохода | Напр.: 2000 (заработная плата), 2760 (материальная помощь до 4000 руб.), 2300 (гостиничные услуги), 2500 (дивиденды). |
| 2 | Наименование вида дохода | Автоматически или вручную согласно коду. |
| 3 | Сумма дохода, полученного в налоговом периоде (руб.) | Начислено за год (братто). |
| 4 | Сумма дохода, не подлежащего облажению (руб.) | Неналогооблагаемые выплаты (например, материальная помощь в пределах 4000, суточные в нормах). |
| 5 | Сумма дохода, подлежащего облажению (руб.) | Колонка 3 минус Колонка 4. |
| 6 | Сумма налоговых вычетов, предоставленных налоговым агентом (руб.) | Стандартные (1400/3000/6000/12000 руб.), социальные, имущественные, профессиональные. |
| 7 | Налоговая база (руб.) | Колонка 5 минус Колонка 6. |
| 8 | Ставка налога (%) | 13% (резиденты до 5 млн), 15% (резиденты свыше 5 млн), 30% (нерезиденты), 13% (ВКС). |
| 9 | Расчетная сумма налога (руб.) | Колонка 7 × Колонка 8 / 100. |
| 10 | Сумма удержанного налога (руб.) | Фактически удержанная и перечисленная в бюджет сумма. |
| 11 | Сумма неудержанного налога (руб.) | Если удержать не удалось (недостаточно дохода). |
Раздел 2: Доходы от источников за пределами РФ
Заполняется аналогично Разделу 1, если налоговый агент выплачивал доходы, полученные из-за рубежа (например, работа удаленно за границей за рубежным работодателем, но через российского агента). Коды видов доходов те же, но ставка часто 30% (для нерезидентов) или по соглашениям об избежании двойного налогообложения.
Сроки сдачи и выдачи в 2026 году (за 2025 год)
Важно: Справка сдается в ФНС только в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП/Организации) как часть Расчета 6-НДФЛ.
- Сдача Расчета 6-НДФЛ (включая сведения по справкам 2-НДФЛ) в ФНС: не позднее 25 февраля 2026 года (за 2025 год, так как — среда).
- Выдача справки сотруднику (на бумаге или в ЭДО/ЛК): не позднее 16 марта 2026 года (в рабочий день после 15 марта).
Квартальные сроки сдачи 6-НДФЛ в 2025 году (для справок за периоды 2025 г.):
- За 1 квартал, до 25 апреля 2025 г.
- За полгода — до 25 июля 2025 г.
- За 9 месяцев — до 27 октября 2025 г. (25.10 — суббота).
- За год (итоговый) — до 25 февраля 2026 г.
Главные изменения и нюансы 2024–2026 гг.
Единый налоговый платеж (ЕНП) и КБК
В справке 2-НДФЛ (в составе 6-НДФЛ) не указываются КБК и ОКТМО платежей. Информация о перечисленных суммах (ЕНП) сверяется ФНС автоматически по ИНН налогового агента. В справке отражается только факт удержания и суммы налога.
Коды статусов (Приложение 5 к Порядку 6-НДФЛ)
Обратите внимание на код «03» — высококвалифицированные специалисты (ВКС). Для них ставка 13% (как для резидентов), но категория отличается. Не путайте с кодом 01.
Справка для банка/визы (на руки сотруднику)
Справка, выдаваемая сотруднику «на руки» (для кредита, визы), формируется по тому же бланку (Приложение 4), но без передачи в ФНС. Рекомендуется использовать ПО бухгалтерии (1С, Контур, Эльба, МойСклад), которое генерирует печатную форму именно по актуальному Приложению № 4.
Корректирующая справка
Если найдена ошибка в сданном Расчете 6-НДФЛ (и соответственно в сведениях 2-НДФЛ):
- Сдается корректирующий Расчет 6-НДФЛ с корректировочным номером 1 (или 2, 3…).
- В Приложении 4 (Справке) на титульном листе ставится корректировочный номер 1.
- Сотруднику перевыдается исправленная справка.
Где скачать официальный бланк и образец (XML/PDF/Excel)
Официальные файлы всегда доступны на сайте ФНС (nalog.gov.ru) в разделе «Формы отчетности» -> «Налог на доходы физических лиц» -> «Расчет по НДФЛ (КНД 1175018)».
- XML-схема (XSD), для разработчиков ПО и загрузки в ЛК ФНС.
- Печатная форма (PDF) — для визуального ознакомления и ручного заполнения (не рекомендуется для сдачи в ФНС).
- Образец заполнения (PDF) — обычно публикуется в составе «Порядка заполнения» или на ресурсах типа КонсультантПлюс, Гарант, Налог.Налог (nalog-nalog.ru), Контур.Бухгалтерия.
Прямые ссылки на ресурсы (проверяйте актуальность редакции от № ЕД-7-11/1):
- Сайт ФНС: раздел «Бланки отчетности» -> КНД 1175018.
- nalog-nalog.ru (раздел «Отчетность» -> «6-НДФЛ» -> «Справка 2-НДФЛ»).
- Контур.Бухгалтерия (блог/справка) — обычно есть бесплатный образец в Excel/PDF.
Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист перед сдачей)
- Устаревший бланк: Использование формы по Приказу ММВ-7-3/133@ (действовал до 2023 г.) — недопустимо.
- Не верный код вида дохода: Код 2000 (ЗП) вместо кодов льготных/специфических выплат (2700, 2760, 2300 и др.) — ведет к расхождениям с 6-НДФЛ.
- Несоответствие сумм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: Суммы в Разделе 2 Расчета 6-НДФЛ (сводные) должны сходиться с суммами по всем Справкам 2-НДФЛ (Приложение 4) по каждому сотруднику.
- Отсутствие ИНН сотрудника: Если у физлица нет ИНН, в графе ставится «0» (ноль), но для резидентов ИНН обязателен для идентификации.
- Неверный код страны: Указание «RUS» или «RU» вместо цифрового кода 643 (в XML-схеме требуется именно числовой код ОКСМ).
- Пропуск кода документа: Не заполнен код вида документа (Приложение 6) или неверная серия/номер паспорта.
Резюме
На году единственным легальным бланком справки о доходах (бывшей 2-НДФЛ) является Приложение № 4 к Приказу ФНС от № ЕД-7-11/649 (ред. от № ЕД-7-11/1). Она сдается в ФНС исключительно в составе Расчета 6-НДФЛ (КНД 1175018) в электронном виде. Сотрудникам выдается та же форма (на бумаге или в ЭДО) к 16 марта года, следующего за отчетным.
Используйте актуальное ПО для бухгалтерии или сервисы ЭДО/ЛК ФНС для генерации XML-файла — это гарантирует соответствие схеме и отсутствие ошибок формата. Образцы заполнения для понимания логики лучше брать в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на профильных порталах (nalog-nalog.ru, Контур), проверяя дату редакции Приказа.
Статья подготовлена на основании нормативных актов ФНС России, актуальных на . Информация носит справочный характер. Для принятия решений обращайтесь к тексту Приказа ЕД-7-11/649 и НК РФ.