Ситуация, когда сотрудник заболевает во время ежегодного оплачиваемого отпуска, требует от кадровика и бухгалтера четких действий. Трудовой кодекс РФ (ст. 124 ТК РФ) предоставляет сотруднику право на продление отпуска или его перенос на другое время, а также на выплату больничного вместо отпускных за дни болезни. В данной статье подробно разберем алгоритм действий и пошаговое оформление в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) актуальной на редакции.

Нормативная база: что говорит закон

Перед тем как открывать программу, важно вспомнить ключевые положения ст. 124 ТК РФ и ФЗ-255 (об обязательном социальном страховании):

• Продление отпуска: Дни болезни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в срок отпуска и подлежат оплате по правилам оплаты временной нетрудоспособности (больничного). Отпуск продлевается на соответствующее число дней.
• Перенос отпуска: По желанию сотрудника оставшаяся часть отпуска может быть перенесена на другое время (с согласия работодателя — в удобное для сторон время).
• Исключения: Правило не распространяется на отпуска, предоставляемые в порядке, установленном ст. 263 ТК РФ (дополнительные отпуска за вредные/опасные условия труда, нестандартный рабочий день и т.д.), а также на учебные и неоплачиваемые отпуска (если иное не предусмотрено коллективным договором).
• Оплата: За дни болезни выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (ФСС/СФР), за дни отпуска — отпускные. Суммы не суммируются за одни и те же календарные дни.

Алгоритм действий HR-специалиста

1. Получение ЛН (листа нетрудоспособности): Сотрудник предоставляет электронный больничный (ЭЛН) или бумажный (если выдан до полного перехода на ЭЛН или в исключительных случаях).
2. Проверка пересечения дат: Сравнить даты отпуска (по приказу) и даты нетрудоспособности по ЛН.
3. Заявление сотрудника: Получить письменное заявление от сотрудника с выбором варианта: «Продлить отпуск» или «Перенести неиспользованную часть отпуска».
4. Издать приказ: Оформить приказ о продлении или переносе отпуска (формы Т-6 / единая форма).
5. Оформить в 1С:ЗУП: Внести корректировки в график отпусков и завести документ «Больничный лист».
6. Расчет зарплаты: Провести расчет с учетом разделения дней на «отпускные» и «больничные».

Пошаговое оформление в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим самый частый сценарий: сотрудник написал заявление на продление отпуска (дни болезни «выбиваются» из отпуска, отпуск удлиняется).

Шаг 1. Корректировка графика отпусков (Документ «График отпусков»)

Если отпуск уже был заведен в графике и, возможно, даже начался, нужно скорректировать его дату окончания.

1. Перейдите в раздел Кадры → Графики отпусков.
2. Найдите строку с отпуском данного сотрудника (или откройте документ «График отпусков» за текущий год).
3. Нажмите Изменить (или создайте новый документ «График отпусков» на изменение, если используете ведение по документам).
4. В строке отпуска измените Дата окончания на новую (старая дата окончания + количество календарных дней болезни, приходящихся на отпуск).
5. Важно: В поле Причина изменения выберите/введите: «Продление в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 124 ТК РФ)»;
6. Проведите документ.

Нюанс: Если приказ об отпуске уже издан и распечатан, в 1С:ЗУП 3.1 при изменении графика часто предлагается напечатать дополнительное соглашение или приказ об изменении срока отпуска. Сделайте это.

Шаг 2. Оформление документа «Больничный лист»

Это ключевой документ для расчета пособия от СФР.

1. Раздел Зарплата → Больничные листы (или Кадры → Больничные листы).
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку:
   • Организация.
   • Сотрудник.
   • Номер ЛН и Дата выдачи (из ЭЛН или бумажного).
   • Вид нетрудоспособности: «Болезнь» (или другой соответствующий код).
4. На вкладке Периоды нетрудоспособности:
   • Укажите Дата начала и Дата окончания болезни.
   • Программа автоматически определит пересечение с отпуском (если график отпусков скорректирован на Шаге 1).
5. На вкладке Расчет пособия (или «Основные реквизиты» в старых версиях):
   • Проверьте Средний заработок (рассчитывается за 2 предшествующих календарных года).
   • Проверьте Стаж (определяет % выплаты: 60/80/100%).
   • Убедитесь, что флаг Исключить из расчета отпускные (или аналогичный механизм разделения периодов) сработал корректно. В ЗУП 3.1 логика такова: дни болезни, попавшие в отпуск, оплачиваются как больничный, а дни отпуска сдвигаются.
6. Проведите документ.

Шаг 3. Проверка расчета в документе «Расчет зарплаты»

После проведения больничного и корректировки графика отпусков, создайте/перепроведите «Расчет зарплаты» за соответствующий период.

• Откройте расчет сотрудника (Зарплата → Расчеты с персоналом → Расчет зарплаты).
• Нажмите Подробно (или «Детализация») по строке сотрудника.
• Проверьте вкладку Начисления:
  • Должно быть начисление «Отпускные» за фактические дни отдыха (с учетом продления).
  • Должно быть начисление «Пособие по временной нетрудоспособности» за дни болезни.
  • Суммы не должны дублироваться за одни и те же календарные дни.
• Проверьте вкладку Удержания (НДФЛ удерживается и с отпускных, и с больничного, но больничный не облагается страховыми взносами работодателя).

Сценарий «Перенос отпуска» (Альтернатива)

Если сотрудник написал заявление на перенос неиспользованной части отпуска на другое время:

1. В документе «График отпусков» текущий отпуск закрываете» на дату начала болезни (указываете дату окончания = день перед началом болезни).
2. Создаете новую строку в графике отпусков (или новый документ) с оставшимися днями отпуска на новые даты (по согласованию с руководителем).
3. Оформляете Больничный лист стандартным образом (Шаг 2 выше).
4. Издаете приказ о предоставлении оставшейся части отпуска в новые сроки.

Особенности ЭЛН (Электронный лист нетрудоспособности) в 2026 году

На года ЭЛН является основным форматом. В 1С:ЗУП 3.1 (релизы 3.1.25+) реализован полный цикл работы с ЭЛН через модуль обмена с СФР (ранее ФСС).

• Получение ЭЛН: В разделе Зарплата → Электронные больничные (ЭЛН) нажмите «Получить из СФР». Программа загрузит открытые/закрытые ЛН по сотрудникам организации.
• Автозаполнение: При создании документа «Больничный лист» на основании ЭЛН (кнопка «Создать на основании») заполняются все реквизиты: номер, даты, диагноз (код), врач, ЛПУ.
• Статус «Закрыт»: Расчет пособия возможен только после получения ЭЛН со статусом «Закрыт» (или «Выдан» на бумаге).
• Отправка сведений о заработке: После проведения больничного в 1С не забудьте сформировать и отправить в СФР «Сведения о заработке за 2 года» (СЗ), если они еще не были переданы за этот период (обычно отправляются пакетно раз в квартал или при увольнении/больничном).

Типичные ошибки и как их избежать

Отчетность и контроль

После оформления рекомендуется проверить:

1. Отчет «Анализ больничных листов» (Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ больничных) — на корректность начисленных сумм и дней.
2. Реестр выплат по больничным — для сверки с выплаченными суммами.
3. Персонифицированную отчетность (СЗ, ЕСВ/РСВ) — корректность отражения дней и сумм в страховом стаже и базах взносов (дни болезни — код 2100/2200 в СЗ, исключены из базы взносов работодателя).

Оформление больничного в период отпуска в 1С:ЗУП 3.1 — процедура стандартная, но требующая строгой последовательности: Заявление → Приказ/График отпусков (продление/перенос) → Больничный лист → Расчет зарплаты → Отчетность в СФР. Главное — не путать календарные дни отпуска и календарные дни нетрудоспособности, а также своевременно работать с ЭЛН через интеграцию с СФР. Грамотное оформление гарантирует сотруднику законные выплаты, а организации — отсутствие претензий со стороны инспекций и фонда.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, действующего на , и функционала 1С:ЗУП 3.1. Перед применением рекомендуется свериться с актуальными релизами конфигурации и письмами СФР.