Расчет по страховым взносам (РСВ) — одна из ключевых отчетных форм‚ которую организации и ИП сдают в Фонд пенсионного и социального страхования РФ (СФР). Частая ситуация в кадровом учете — наличие сотрудника‚ который числится в штате‚ но за отчетный период не имел начислений (заработной платы‚ премий‚ больничных и т.д.). В этой статье подробно разберем‚ как правильно отразить такого сотрудника в РСВ‚ какие разделы заполнять и какие ошибки избегать.

Общие правила: включать или не включать?

Краткий ответ: Сотрудника без начислений в РСВ включать не нужно.

Согласно порядку заполнения РСВ (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/1047@)‚ в отчет сведения вносятся только по тем физическим лицам‚ в пользу которых за отчетный период были исчислены (начислены) страховые взносы или по которым возникла обязанность их исчисления (например‚ выплата больничного за счет ФСС).

Если за весь отчетный период (квартал‚ полугодие‚ год) у сотрудника нулевые начисления‚ то и база по страховым взносам равна нулю. Соответственно‚ строки по нему в Разделе 1 и Разделе 2 формироваться не должны.

Нюансы по разделам РСВ

Раздел 1. Сведения о страхователе и общие сведения о начисленных взносах

В этом разделе заполняется сводная информация по организации. Сотрудники без начислений не влияют на показатели Раздела 1 (строки 010‚ 020‚ 030 и др.)‚ так как суммы взносов по ним равны нулю.

Раздел 2. Персонифицированные сведения о начисленных взносах

Это основной раздел‚ где фиксируются данные по каждому сотруднику. Формируется только для лиц‚ имеющих положительную базу для расчета взносов.

• Строка 010 (ФИО)‚ 020 (СНИЛС)‚ 030 (Дата рождения) — не заполняются для «нулевых» сотрудников.
• Строки 100–130 (Базы и взносы) — не заполняются.
• Строки 140–150 (Коды вида дохода) — не указываются.

Раздел 3. Сведения о выплатах‚ подлежащих учету при определении размера пенсии

Заполняется только в годовом РСВ (сдается до 25 февраля года‚ следующего за отчетным). Здесь отражаются страховые стажи и баллы. Если начислений не было — страховой стаж за год не набирается‚ баллов нет. Значит‚ в Разделе 3 сотрудник также отсутствует.

Исключения и особые случаи

Существуют ситуации‚ когда сотрудник формально «без начислений зарплаты»‚ но в РСВ он все равно должен быть:

Сотрудник уволен или принят в середине периода

Если сотрудник работал только часть отчетного периода (например‚ уволен в январе‚ а РСВ сдается за I квартал)‚ но за время работы начисления были — он включается в РСВ с реальными суммами.

Если сотрудник принят‚ но к концу отчетного периода начислений еще не было (например‚ принят 30 декабря‚ зарплата начислена в январе следующего года) — в РСВ за старый год он не попадает. Он появится в отчете за новый год при начислении зарплаты.

Взаимосвязь с ЕФС-1 (Сведения о заработке (доходах) застрахованных лиц)

Важно не путать РСВ и ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ).

• РСВ: Только лица с начислениями/базой по взносам (или выплатами за счет СФР).
• ЕФС-1 (блок «Сведения о заработке»): Сдается ежемесячно. Если сотрудник был в штате‚ но начислений не было — в ЕФС-1 за этот месяц по нему сведения не предоставляются (аналогично РСВ).
• ЕФС-1 (блок «Сведения о трудовой деятельности» — бывшая СЗВ-ТД): Сдается при приеме‚ увольнении‚ изменении договора. Здесь сотрудник фигурирует независимо от начислений‚ так как речь идет о трудовой истории.

Типичные ошибки и риски

1. Включение «нулевых» сотрудников в Раздел 2 «на всякий случай». Это приведет к ошибкам при проверке логики контроля СФР (суммы взносов не сойдутся с базой‚ появятся лишние СНИЛС в выборке). Инспекция может расценить это как недостоверные сведения (ст. 126 НК РФ, штраф 200 руб. за каждую неточность‚ но чаще высылают требование об уточнении).
2. Путаница с «нулевой» базой и отсутствием строк. Нельзя создать строку с нулевой базой (строка 100 = 0). Либо есть начисления (база > 0 или есть код вида дохода не облагаемый)‚ либо строки нет вовсе.
3. Игнорирование выплат за счет СФР. Если сотрудник был на больничном‚ а бухгалтер не отразил это в РСВ‚ потому что «зарплаты не было» — это грубая ошибка‚ приводящая к потере стажа сотрудником и штрафам для работодателя.

Практический чек-лист перед сдачей РСВ

Перед генерацией файла проверьте:

• Есть ли у каждого сотрудника в ведомости начислений за период хоть одна строка с видом дохода‚ подлежащим отражению в РСВ (зарплата‚ премия‚ больничный за счет СФР‚ материальная помощь и т.д.)?
• Если начислений нет — исключен ли сотрудник из реестра выгрузки в РСВ?
• Сходяться ли итоговые суммы по Разделу 1 с суммой Раздела 2?
• Корректно ли заполнены коды видов доходов (КВД) для не облагаемых выплат (больничные‚ декретные‚ помощь до 4000)?

Сроки сдачи РСВ (актуально на 2024–2025 гг.)

Напоминаем основные дедлайны‚ чтобы не пропустить сдачу отчета за периоды‚ где могли быть «нулевые» сотрудники:

• Квартальное РСВ: не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом (например‚ за I квартал 2025 г. — до 25 апреля 2025 г.).
• Полугодовое РСВ: не позднее 25 июля (за I полугодие).
• Годовое РСВ: не позднее 25 февраля года‚ следующего за отчетным (за 2024 год — до 25 февраля 2025 г.).

Примечание: С 2023 года для большинства организаций установлена ежемесячная сдача РСВ (до 25-го числа следующего месяца)‚ однако сохраняется обязанность сдавать итоговые квартальные/годовые расчеты для сверки. Уточняйте свою периодичность в личном кабинете СФР или у своего бухгалтера.

Сотрудник‚ не имеющий никаких начислений за отчетный период‚ в РСВ не отражается. Это упрощает отчет и исключает ошибки. Однако бухгалтер должен внимательно отслеживать выплаты‚ производимые за счет средств СФР (больничные‚ декретные‚ пособия по уходу за ребенком) — они обязательно вносятся в отчет даже при нулевой базе страховых взносов‚ так как формируют пенсионные права работника.

Грамотное ведение кадрового и налогового учета‚ своевременная сверка данных с СФР и понимание логики заполнения каждого раздела РСВ — залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов.