Деловая переписка между организациями — неотъемлемая часть документооборота. Одним из самых распространённых видов деловых писем является письмо о подписании договора (сопроводительное письмо к договору). В этой статье мы подробно разберём, зачем нужен такой документ, как его правильно составить и какие ошибки следует избегать.

Что такое письмо о подписании договора

Письмо о подписании договора — это официальное обращение одной стороны к другой, которое сопровождает направление договора на подписание либо возврат подписанного экземпляра. Такое письмо выполняет несколько важных функций:

• Опись направляемых документов — фиксирует, какой именно договор направлен, на скольких листах он составлен и в каком количестве экземпляров;
• Подтверждение факта отправки, служит доказательством того, что документы были направлены контрагенту в определённую дату;
• Фиксация договорённостей — может содержать просьбу подписать договор в установленный срок, вернуть один экземпляр и т.д.;
• Юридическая защита — при возникновении споров письмо подтверждает добросовестность стороны.

Когда составляется письмо

Сопроводительное письмо к договору направляется в следующих ситуациях:

1. При первичной отправке проекта договора контрагенту на рассмотрение и подписание;
2. При возврате подписанного экземпляра договора второй стороне;
3. При направлении дополнительных соглашений к действующему договору;
4. При завершении очередного этапа работ по договору и направлении актов;
5. При изменении условий договора и необходимости согласования новой редакции.

Структура и правила оформления письма

Письмо о подписании договора составляется на фирменном бланке организации и должно содержать следующие обязательные элементы:

Шапка письма

В правом верхнем углу указываются реквизиты адресата: наименование организации, должность и ФИО руководителя, почтовый адрес. Ниже, данные отправителя.

Дата и исходящий номер

Каждое письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Номер и дата проставляются обязательно, это важно для последующего доказывания факта отправки.

к тексту

Например: «О направлении договора на подписание» или «О подписании договора поставки № ___ от ___».

Основной текст

В начале письма указывается событие, на основании которого направляются документы (предварительная договорённость, переговоры, заявка). Далее формулируется просьба: подписать договор, вернуть один экземпляр в установленный срок.

Приложения

Перечисляются направляемые документы с указанием количества экземпляров и листов.

Подпись

Письмо подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо с указанием должности, ФИО. При необходимости ставится печать.

Образец письма о подписании договора

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН ###, ОГРН 1157700000000
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1
Тел.: +7 (495) 000-00-00

Исх. № 45/26 от

Генеральному директору
ООО «Партнёр»
Иванову И.И.

О направлении договора на подписание

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с достигнутыми договорённостями направляем Вам подписанный с нашей стороны договор поставки № 12 от в двух экземплярах.

Просим Вас подписать договор и возвратить один экземпляр в наш адрес в срок до .

Приложение: договор поставки № 12 от на 5 листах в 2 экземплярах.

Генеральный директор ООО «Пример» _____________ /Петров П.П./

Полезные рекомендации

• Отправляйте договор в двух экземплярах — по одному для каждой стороны;
• Указывайте конкретный срок для подписания и возврата документа;
• Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки (почтовую квитанцию, опись вложения);
• При отправке ценным письмом делайте опись вложения — это надёжное доказательство в суде;
• Используйте официально-деловой стиль, избегайте двусмысленных формулировок.

Грамотно составленное письмо о подписании договора — это не просто формальность, а важный инструмент делового оборота. Оно фиксирует намерения сторон, защищает их интересы и упорядочивает документооборот. Следуя приведённым рекомендациям и образцу, вы сможете составить корректное сопроводительное письмо для любой ситуации.