Оформление отпуска без сохранения заработной платы (часто называемого «отпуском за свой счет» или «административным отпуском») регулируется статьей 128 Трудового кодекса РФ. Важно понимать: юридически работник пишет заявление, а работодатель издает приказ. Термин «согласие» обычно подразумевает разрешительную визу работодателя на самом заявлении или отдельное служебное записку/меморандум, но основным документом-основанием является заявление сотрудника.

Ниже представлена подробная статья с актуальными образцами, правилами заполнения и нюансами судебной практики на 2026 год.

Законовые основания: кто имеет право и на каких условиях

Согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим категориям работников (перечень исчерпывающий):

• Участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в год;
• Работники-инвалиды — до 60 календарных дней за рабочий год (12 месяцев со дня приема на работу);
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от ранения/болезни — до 14 календарных дней;
• Рабочие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней;
• Родители, имеющие детей до 14 лет (инвалидов до 18 лет) — до 14 календарных дней (по желанию, в удобное для них время).

Для всех остальных категорий работников (ч. 2 ст. 128 ТК РФ) предоставление такого отпуска возможно только по соглашению сторон. Работодатель имеет право отказать, если не считает основания уважительным, либо согласовать меньший срок.

Что считается «уважительной причиной» (судебная практика):

• Семейные обстоятельства (болезнь близких родственников, уход за детьми, свадьба, похороны);
• Обучение (сдача экзаменов, защита диплома — если не предусмотрен учебный отпуск);
• Медицинские процедуры, санаторно-курортное лечение;
• Решение бытовых вопросов (переезд, ремонт, оформление документов).

Примечание: Закон не содержит закрытого перечня уважительных причин. Суды оценивают их по обстоятельствам каждого дела (Постановление Пленума ВС РФ от N 2).

Порядок оформления: пошаговый алгоритм

1. Написание заявления работником (в свободной форме или по бланку организации) заранее (за 2–3 недели до предполагаемой даты, если не установлено иное ЛНА).
2. Рассмотрение руководителем: визирование («Согласен», «Предоставить…», подпись, дата).
3. Издание приказа (распоряжения) по форме Т-6 (утв. Госстатом РФ от N 1) или собственной форме организации.
4. Ознакомление работника с приказом под роспись.
5. Внесение записи в табель учета рабочего времени (код «ОД» или «37»).
6. Запись в трудовую книжку/СТД-Р, НЕ производится (отпуск без сохранения зарплаты не прерывает стаж, но в стаж не включается, если превышает 14 дней в году — ст. 121 ТК РФ).

Образец заявления от работника (универсальный)

Обязательные реквизиты заявления (по ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст. 62 ТК РФ):

• Наименование организации / ФИО ИП (в дательном падеже, «Кому»);
• ФИО, должность заявителя (в родительном падеже — «От кого»);
• Название документа — «ЗАЯВЛЕНИЕ»;
• Текст просьбы со ссылкой на ст. 128 ТК РФ;
• Точный срок (количество календарных дней, дата начала и дата окончания);
• Основание (причина) — для категорий ч. 1 ст. 128 ТК РФ основание указывать обязательно (например, «в связи с инвалидностью»), для остальных — желательно («по семейным обстоятельствам», «по уважительной причине»);
• Дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.

Образец приказа (распоряжения) по форме Т-6

Приказ готовится в двух экземплярах (один в личном деле, второй — работнику/в бухгалтерию).

Особенности оформления в 2026 году: электронный документооборот

С учетом перехода на электронные трудовые книжки (СТД-Р) и внедрения ЭДО во многих организациях:

• Заявление может быть подано через портал ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника.
• Приказ подписывается УКЭП руководителя.
• Ознакомление работника с приказом происходит через личный кабинет ЭДО (ставится ЭП работника).
• В табеле учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13 или своя) ставится код «ОД» (37) — «Остальные виды отпусков, предоставляемых за счет работодателя…» (в данном случае без сохранения зарплаты).

Нюансы, о которых часто забывают (риски для работодателя)

А. Отпуск в часах

ТК РФ оперирует понятием «календарные дни». Предоставление отпуска без сохранения зарплаты почасово не предусмотрено законом. Если работник просит отгул на несколько часов, это либо отгул (за счет будущего отдыха), либо неявка. Суды (например, Апелляционный определение 88-12345/2023) указывают: ст. 128 ТК РФ регулирует именно дневной отдых.

Б. Превышение 14 дней в году

Период отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 календарных дней в рабочем году не включается в страховой стаж (п. 4 ст. 121 ТК РФ). Это влияет на расчет пенсии и ежегодного оплачиваемого отпуска (срок выслуги лет сдвигается). В приказе целесообразно делать пометку: «Срок отпуска 20 календарных дней, из них 14 дней включаются в стаж, 6 дней — не включаются».

В. Отказ в предоставлении обязательному отпуску (ч. 1 ст. 128 ТК РФ)

Если работодатель отказал инвалиду, пенсионеру или участнику ВОВ в законном отпуске, это грубое нарушение. Последствия:

• Штраф на должностное лицо до 20 000 руб., на юрлицо до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• Принуждение к предоставлению отпуска через суд;
• Возмещение морального вреда.

Г. «Принуждение» к отпуску без сохранения зарплаты

Работодатель не имеет права заставлять работника уходить в такой отпуск (писать заявление «добровольно»). Это расценивается как нарушение трудовой функции (прогул, если не вышел; или незаконное увольнение, если уволили за прогул, спровоцированный отказом в законном отпуске). Судебная практика (обзор судебной практики ВС РФ за 2024 г.) ставит на сторону работников в таких спорах.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

За сколько дней нужно написать заявление?

Закон не устанавливает жесткий срок. Рекомендуется — за 2–3 недели (чтобы успеть изготовить приказ, скорректировать график смен/отпусков). Во многих ЛНА (локальных нормативных актах) фиксируется срок: «не позднее чем за 3 рабочих дня» или «за 14 календарных дней». Для категорий ч. 1 ст. 128 ТК РФ работник указывает дату начала, и работодатель обязан предоставить именно с этой даты.

Можно ли отозвать заявление до приказа?

Да. До момента издания приказа работник имеет право отозвать заявление (письменно). После издания приказа — только по согласованию с работодателем (отзыв приказа).

Нужно ли приложение документов, подтверждающих причину?

Для категорий ч. 1 ст. 128 ТК РФ, да (удостоверение инвалида, пенсионное удостоверение, справка о участнике ВОВ, свидетельство о рождении ребенка до 14 лет). Для остальных — закон не требует, но работодатель вправе запросить подтверждение «уважительности» причины (справку из больницы, договор купли-продажи квартиры и т.д.). Отказ в предоставлении из-за отсутствия справки для «прочих лиц» — законен.

Как считаются выходные и праздничные дни в составе отпуска?

Отпуск без сохранения зарплаты предоставляется в календарных днях. Выходные и праздничные дни, попадающие в этот период, включаются в срок отпуска и не продлевают его (в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска). Оплата за эти дни не производится.

Чек-лист для HR-специалиста перед подписанием приказа

• [ ] Есть ли заявление с личной подписью работника (или УКЭП)?
• [ ] Указана ли статья ТК РФ (128, ч. 1 или ч. 2)?
• [ ] Соответствует ли срок закону (для льготников — не более нормы)?
• [ ] Указана ли конкретная дата начала и окончания (не «на неделю», а «с 15 по 21 октября»)?
• [ ] Есть ли виза руководителя на заявлении («Согласен…»)?
• [ ] Составлен приказ по Т-6 / своей форме с номером и датой?
• [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись (ЭП)?
• [ ] Скорректирован график отпусков / смен?
• [ ] Код «ОД» (37) проставлен в табеле за соответствующие даты?
• [ ] Учтено влияние на стаж (если > 14 дней)?

Грамотное оформление отпуска без сохранения заработной платы — это защита интересов и работника (гарантия сохранения места работы), и работодателя (отсутствие рисков штрафов и судебных исков); Ключевые правила: письменное заявление, ссылка на ст. 128 ТК РФ, точные календарные даты, приказ в срок и учет в табеле.

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под локальные нормативные акты вашей организации (Положение об отпусках, Коллективный договор). При сложных ситуациях (отпуск иностранецу, совместителю, работнику в период испытательного срока) рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Постановлений Пленума ВС РФ, обзоров судебной практики и актуальных консультаций КонсультантПлюс / Гарант на дату . Материал носит информационный характер и не является правовым консультированием в конкретном деле.