Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого руководитель подразделения или непосредственный начальник доводит до вышестоящего руководства информацию о необходимости расторжения трудового договора с работником. Правильно составленная записка становится важным доказательством в случае трудового спора, поэтому к её оформлению нужно подходить внимательно.
Когда требуется служебная записка на увольнение
Записка составляется, когда инициатором увольнения выступает работодатель, а не сам сотрудник. Наиболее распространённые ситуации:
- неудовлетворительный результат испытательного срока;
- систематическое неисполнение трудовых обязанностей;
- прогул или иное грубое нарушение трудовой дисциплины;
- несоответствие занимаемой должности по итогам аттестации;
- сокращение штата (в ряде компаний записка инициирует процедуру);
- утрата доверия к работнику, обслуживающему денежные или товарные ценности.
Общие правила оформления
Унифицированной формы служебной записки законодательство не устанавливает, поэтому документ составляется в произвольной форме, но с соблюдением стандартов делопроизводства. В записке должны быть:
- Адресат, должность и ФИО руководителя, уполномоченного принимать решение об увольнении (обычно генеральный директор).
- Автор — должность и ФИО составителя (начальник отдела, руководитель подразделения).
- Наименование документа — «Служебная записка».
- Дата и номер — по правилам внутреннего документооборота.
- Заголовок — краткое изложение сути, например: «О расторжении трудового договора с Ивановым И.И.».
- Основная часть, описание ситуации, фактических обстоятельств и оснований для увольнения со ссылками на нормы Трудового кодекса РФ.
- Подпись составителя с расшифровкой.
Образец служебной записки при неудовлетворительном результате испытания
Генеральному директору ООО «Пример»
Петрову П.П.
от начальника отдела продаж
Сидорова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 12 от
О расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания
Менеджер по продажам Иванов Иван Иванович принят на работу с испытательным сроком три месяца (пункт 4.2 трудового договора № 45 от ). За период испытания работник не выполнил установленный план продаж ни в одном из месяцев: в июле план выполнен на 40%, в августе — на 35%, в сентябре — на 30%. Работнику выдавались письменные задания, проводились разъяснительные беседы, однако результат не достигнут.
На основании изложенного и в соответствии со статьёй 71 ТК РФ прошу рассмотреть вопрос о расторжении трудового договора с Ивановым И.И. до истечения испытательного срока с предупреждением за три дня.
Начальник отдела продаж __________ Сидоров С.С.
Образец записки при дисциплинарном нарушении (прогуле)
О привлечении к дисциплинарной ответственности и расторжении трудового договора
Довожу до Вашего сведения, что кладовщик Смирнов А.А. отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня без уважительных причин, о чём составлен акт от № 7; Письменное объяснение работником в установленный срок не представлено, о чём составлен акт от № 8.
Прошу рассмотреть вопрос о применении к Смирнову А.А. дисциплинарного взыскания в виде увольнения по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Важные рекомендации
- Фиксируйте факты документально. К записке прикладывайте акты об отсутствии на рабочем месте, докладные записки, результаты аттестации, отчёты о выполнении плана.
- Ссылайтесь на нормы закона. Указывайте конкретные статьи ТК РФ — это снижает риск признания увольнения незаконным.
- Соблюдайте процедуру. Например, при увольнении за прогул обязательно истребование письменного объяснения, а при неудовлетворительном испытании, предупреждение за три дня.
- Избегайте эмоциональных оценок. Записка должна содержать только факты: даты, цифры, события.
- Регистрируйте документ. Внесите записку в журнал внутренней документации — это подтвердит дату её составления.
Служебная записка на увольнение — первый шаг в процедуре расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Грамотно составленный документ, подкреплённый доказательствами и ссылками на закон, защищает компанию от претензий со стороны работника и негативных последствий при проверках трудовой инспекции и в суде.