Автоматизация документооборота — одна из главных задач, которую решает система 1С:Предприятие․ Среди полезных инструментов особое место занимают шаблоны договоров․ Они позволяют один раз оформить типовой текст договора, расставить в нужных местах переменные (реквизиты контрагента, номер и дату договора, данные организации), а затем программа будет автоматически формировать готовую печатную форму договора с любым контрагентом․ В этой статье подробно разберём, где находится этот функционал, как создать собственный шаблон и как использовать его на практике․

Что такое шаблон договора в 1С

Шаблон договора — это заранее подготовленный текст документа, в котором места для подстановки данных выделены специальным образом (обычно фигурными скобками и цветом)․ При формировании печатной формы программа автоматически заменяет эти параметры на реальные значения:

• полное наименование контрагента;
• ИНН, КПП, юридический адрес;
• банковские реквизиты;
• номер и дату договора;
• данные вашей организации;
• суммы, сроки и другие условия․

Таким образом, бухгалтеру или менеджеру не нужно каждый раз вручную вписывать реквизиты в текст — достаточно выбрать шаблон, и 1С сформирует готовый документ․

Где находятся шаблоны договоров в 1С:Бухгалтерия 8․3 (редакция 3;0)

Для хранения шаблонов в программе существует одноимённый справочник «Шаблоны договоров»․ Найти его можно по следующему пути:

1. Откройте раздел «Справочники»․
2. В группе «Покупки и продажи» выберите пункт «Шаблоны договоров»․

В справочнике уже есть три готовых типовых шаблона:

• Договор возмездного оказания услуг;
• Договор подряда;
• Договор поставки․

Эти шаблоны можно использовать как есть, либо взять за основу для создания собственного варианта․

Как создать собственный шаблон договора

Способ 1․ Копирование типового шаблона

Самый простой путь — создать свой шаблон по образцу готового:

1. Откройте справочник «Шаблоны договоров»․
2. Щёлкните правой кнопкой мыши по подходящему типовому шаблону․
3. Выберите операцию «Скопировать»․
4. Отредактируйте текст под свои нужды и сохраните․

Способ 2․ Создание шаблона с нуля

1. В справочнике «Шаблоны договоров» нажмите клавишу Ins на клавиатуре или кнопку «Создать», затем выберите «Новый шаблон»․
2. Откроется заготовка для ввода текста договора․
3. Введите или вставьте текст договора (например, из Word)․
4. В местах, где должны подставляться данные, вставьте параметры — они выделяются фигурными скобками и цветом․ Например, параметр «Полное наименование контрагента» при печати будет заменён на реальное название организации-партнёра․
5. Сохраните шаблон, указав понятное наименование;

При формировании печатной формы все фигурные скобки будут автоматически заменены на соответствующие данные из карточки контрагента, договора и сведений об организации;

Как распечатать договор по шаблону

Чтобы получить готовый договор с заполненными данными:

1. Перейдите в форму элемента справочника «Договоры» (карточку конкретного договора с контрагентом)․
2. Нажмите кнопку «Печать»․
3. В открывшемся окне выберите нужную форму договора из списка шаблонов․
4. Программа сформирует документ с подставленными реквизитами — его можно распечатать или сохранить․

Также сформировать договор можно из документов продажи, например, зайдите в счёт покупателю (раздел «Продажи» → «Счета покупателям») и воспользуйтесь соответствующей командой печати․

Шаблоны договоров в других конфигурациях 1С

1С:Управление нашей фирмой (УНФ)

В конфигурации 1С:УНФ функционал шаблонов расширен: помимо договоров, можно создавать шаблоны коммерческих предложений․ Это удобно для отдела продаж — менеджер быстро формирует персонализированное предложение клиенту с автоматической подстановкой данных․

1С:Документооборот

В 1С:Документооборот шаблоны работают иначе: во вкладке «Файл» можно прикрепить файл-шаблон (например, документ Word), который будет автоматически добавляться при создании нового документа․ Это удобно для согласования и хранения договоров в рамках полноценной системы электронного документооборота․

Готовые шаблоны от юристов 1С

Пользователям информационной системы 1С:ИТС доступны готовые шаблоны наиболее распространённых договоров, подготовленные профессиональными юристами:

• договор поставки;
• договор аренды;
• договор лизинга;
• договор комиссии;
• и ещё около 10 популярных видов договоров․

Эти материалы можно скачать и адаптировать под специфику своей компании, что существенно экономит время на юридическом оформлении сделок․

Практические рекомендации

• Проверяйте реквизиты контрагентов․ Качество итогового документа зависит от полноты заполнения карточки контрагента: ИНН, адрес, банковские реквизиты должны быть актуальными․
• Согласуйте текст с юристом․ Прежде чем использовать шаблон массово, убедитесь, что его формулировки соответствуют требованиям законодательства и интересам вашей организации․
• Используйте понятные наименования шаблонов․ Если шаблонов много, это упростит поиск нужного․
• Делайте отдельные шаблоны под разные виды сделок․ Условия поставки, оказания услуг и подряда существенно различаются․
• Тестируйте шаблон․ Сформируйте пробный договор с тестовым контрагентом и проверьте, корректно ли подставляются все параметры․

Шаблоны договоров в 1С:Предприятие, простой и эффективный инструмент, который избавляет сотрудников от рутинной работы по ручному заполнению реквизитов; Достаточно один раз грамотно настроить шаблон, расставив параметры в фигурных скобках, — и программа будет автоматически формировать готовые договоры с любыми контрагентами․ Это снижает количество ошибок, ускоряет документооборот и повышает общую эффективность работы бухгалтерии и отдела продаж․