Справка о доходах — один из самых востребованных документов в деловой жизни. Она требуется для получения кредитов и виз, оформления налоговых вычетов, назначения социальных выплат, а также для отчетности государственных и муниципальных служащих. В статье подробно разбираем, какие бланки действуют сейчас, где взять официальные образцы и как избежать ошибок при заполнении.

Основные виды справок о доходах в РФ

В российском законодательстве не существует единого универсального бланка на все случаи жизни. Выбор формы зависит от цели предоставления документа и категории лица (работник, ИП, госслужащий).

Единая форма КНД 1175018 (бывшая 2-НДФЛ)

С 2024 года основным документом, подтверждающим доходы работника и удержанный НДФЛ, является Справка о доходах и суммах налога физического лица, утвержденная Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649 (КНД 1175018). Она заменила привычную форму 2-НДФЛ.

• Назначение: предоставление налоговому органу (для вычетов), банкам (для скоринговой оценки), посольствам, фондам соцстрахования.
• Срок выдачи: работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента заявления сотрудника (ст. 62 ТК РФ).
• Сдача в ФНС: ежегодно до 28 февраля (в 2025 году — за 2024 год) в составе расчета по форме 6-НДФЛ.

Справка о доходах, расходах, имуществе и обязательствах (для госслужащих)

Данная декларация регулируется Федеральным законом № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и приказами Минтруда России и Росстата.

• Кто сдает: федеральные госслужащие, сотрудники СКР, Прокуратуры, Судебной палаты, депутаты и др.
• Срок сдачи: ежегодно до 30 апреля года, следующего за отчетным (в 2025 году — за 2024 год).
• Методические рекомендации: ежегодно обновляются (например, рекомендации Минтруда на 2025 год за 2024 отчетный период). Содержат разъяснения по заполнению разделов о недвижимости, транспортных средствах, ценных бумагах, долговых обязательствах и расходах, превышающих совокупный доход за 3 года.

Справка в свободной форме (банковская / для визы / для субсидий)

Унифицированного бланка для этих целей законом не установлено. Организация разрабатывает свой бланк локальным нормативным актом (Положением о справках) или использует рекомендуемые банками/фондами формы.

• Содержание: ФИО, СНИЛС/ИНН, должность, оклад, начисления за последние 6–12 месяцев, удержанный НДФЛ, печать и подпись руководителя/бухгалтера.
• Срок действия: обычно 30 дней с даты выдачи (для банков/виз);

Справка для индивидуальных предпринимателей (ИП)

ИП не выдают справку сами себе по форме КНД 1175018 (так как не являются налоговыми агентами для себя). Для подтверждения дохода используются:

1. Декларация 3-НДФЛ (с отметкой ФНС о приеме).
2. Справка о доходах в свободной форме, составленная на основании КУДиР (книги учета доходов и расходов) для УСН/ПСН.
3. Выписка с расчетного счета.

Актуальные бланки и образцы заполнения на 2025–2026 годы

Форма КНД 1175018 (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/1)

С 2024 года применяется обновленная версия бланка (утверждена приказом от № ЕД-7-11/1). Основные изменения касаются детализации кодов доходов и вычетов.

Структура справки:

• Раздел 1: Сведения о налоговом агенте (организации/ИП).
• Раздел 2: Сведения о получателе дохода (ФИО, ИНН, КПП, адрес, код страны налоговой резидентности).
• Раздел 3: Сведения о доходах, суммах налога и вычетах по кодам (строками за каждый месяц/квартал).

Важно: В 2025–2026 годах используйте именно бланк по Приказу ФНС от № ЕД-7-11/1. Старые бланки 2-НДФЛ (Приказ ММВ-7-11/566@) недействительны.

Образцы заполнения для госслужащих (Росстат, Минтруд, СКР)

На сайтах территориальных органов Росстата (например, по Калужской области) и ведомств (Следственный комитет, Минтруд) публикуются образцы заполнения деклараций за конкретные отчетные годы. Они демонстрируют:

• Правильное указание кодов видов имущества (код 100 — жилой дом, 200 — квартира и т.д.).
• Заполнение раздела «Расходы» (покупка недвижимости, авто, обучение, лечение), если сумма сделки превышает совокупный доход за 3 предшествующих года.
• Учет имущества супруга(и) и несовершеннолетних детей.

Пошаговая инструкция: как заполнить справку КНД 1175018

Шаг 1. Подготовка данных

Соберите данные за календарный год: суммы начисленной зарплаты, премии, материальной помощи (до 4000 руб. в год не облагаются), больничных (оплачиваемых за счет ФСС/СФР — не в справке, оплачиваемых за счет работодателя — в справке), удержанного НДФЛ, предоставленных стандартных/социальных/имущественных вычетов.

Шаг 2. Заполнение раздела «Сведения о налоговом агенте»

• Наименование организации / ФИО ИП.
• ИНН / КПП (для ИП КПП не ставится).
• Код по ОКТМО.
• Код причины представления (1, ежегодная, 2 — при уволении, 3, исправленная).

Шаг 3. Заполнение раздела «Сведения о получателе дохода»

• ФИО полностью.
• ИНН (обязательно).
• Категория получателя дохода (01 — резидент, 02 — нерезидент).
• Код вида дохода (например, 2000 — доходы по трудовому договору).

Шаг 4. Табличная часть (Раздел 3) — по месяцам

Для каждого месяца заполняются строки:

1. Код вида дохода (2000, 2001, 2300 и др.).
2. Сумма дохода (начисленная к выплате).
3. Код вычета (100 — стандартный на себя, 200 — на детей, 300 — социальный и т.д.).
4. Сумма вычета (предоставленная в этом месяце).
5. Сумма налога, удержанная у получателя.
6. Сумма налога, перечисленная в бюджет.

Примечание: Если вычет не предоставлялся (например, сотрудник не принес справку), строка заполняется с нулевым вычетом и расчетным налогом.

Шаг 5. Подписание и выдача

Справка подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если есть). Печать ставится по желанию организации (не обязательна с 2023 г., но банки часто требуют). Выдается под роспись в журнале учета выданных справок.

Типичные ошибки и как их избежать

Где скачать официальные бланки и образцы (верифицированные источники)

Никогда не качайте бланки с сомнительных сайтов «blanki.ru» или «spravki-online.com». Используйте только официальные порталы:

• Сайт ФНС России (nalog;gov.ru): Раздел «Налоги» -> «НДФЛ» -> «Бланки отчетности» -> КНД 1175018. Там же, XML-схемы для программ бухгалтерии.
• Сайт Минтруда России (mintrud.gov.ru): Раздел «Деятельность» -> «Государственная служба» -> «Сведения о доходах». Публикуются ежегодные Методические рекомендации и образцы заполнения деклараций госслужащих.
• Сайт Росстата (rosstat.gov.ru): Раздел «Методология и стандарты» -> «Статистические обследования» -> Образцы заполнения форм федерального статистического наблюдения (для госслужащих).
• Сайты ведомств (СКР, МВД, Прокуратура): В разделе «Антикоррупция» / «Сведения о доходах» часто выкладывают ведомственные образцы с учетом специфики службы.
• КонсультантПлюс / Гарант / Кодекс: Профессиональные правовые системы содержат актуальные бланки с историей изменений и комментариями экспертов.

Электронное взаимодействие: как получить справку без визита к работодателю

С 2023 года работники могут получить справку о доходах (КНД 1175018) самостоятельно через личный кабинет налогоплатильщика на nalog.gov.ru или в приложении «Налоги ФЛ».

• Справка формируется на основании данных, переданных работодателем в расчете 6-НДФЛ.
• Имеет силу документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ФНС.
• Принимается всеми банками, посольствами и госорганами.

Для ИП: справку о доходах для себя можно сгенерировать в ЛК ИП на основании поданной декларации 3-НДФЛ или данных КУДиР (для УСН).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужен ли синий печать на справке КНД 1175018 в 2025 году?

Нет. Согласно ст. 62 ТК РФ и разъяснениям ФНС, печать не является обязательным реквизитом. Однако многие банки по внутренним регламентам требуют печать. Лучше поставить печать, чтобы избежать отказов при оформлении кредита.

Как заполнить справку, если сотрудник уволен в середине года?

Выдается та же форма КНД 1175018. В поле «Код причины представления» ставится «2» (при прекращении деятельности налогового агента в отношении данного лица). Срок выдачи — день увольнения (в день последней выплаты). В ФНС эта справка уйдет в составе 6-НДФЛ за квартал увольнения.

Что делать, если в справке ошибка (неверная сумма налога)?

Нужно сформировать исправленную справку (Код причины представления — «3»). В ней указываются корректные данные за весь период (не только за месяц ошибки). Исправленную справку выдают сотруднику и сдают в ФНС в составе исправленного расчета 6-НДФЛ.

Обязан ли ИП на УСН выдавать справку о доходах нанятым работникам?

Да. ИП, налоговый агент по НДФЛ для своих сотрудников. Обязан выдавать справку КНД 1175018 в общих основаниях (в течение 3 дней по заявлению, ежегодно до 28 февраля в ФНС через 6-НДФЛ).

Резюме: чек-лист для бухгалтера и кадровца

1. Проверить актуальность бланка: Используете ли вы форму по Приказу ФНС от № ЕД-7-11/1 (КНД 1175018)?
2. Настроить ПО: Обновить 1С:ЗУП / Бухгалтерию / МойСклад до последних релизов (поддержка новых кодов вычетов и видов доходов).
3. Журнал учета: Завести журнал выдачи справок (электронный или бумажный) с росписью получателя.
4. Сроки: Выдача работнику — 3 дня. Сдача 6-НДФЛ в ФНС — до 28 февраля (ежегодная) и в течение месяца после квартала (квартальная).
5. Госслужащим: Скачать свежие Методические рекомендации Минтруда на 2025 год (за 2024 отчетный) и образцы Росстата/ведомства перед стартом кампании декларирования (обычно январь-апрель).
6. Архив: Хранить копии выданных справок и журналы учета не менее 5 лет (срок хранения документов по налогам и сборам).

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (НК РФ, ТК РФ, 273-ФЗ), приказов ФНС России (№ ЕД-7-11/649, № ЕД-7-11/1), приказов Минтруда и Росстата, актуальных на 2024–2026 годы. Перед применением рекомендуется сверить информацию с последними изменениями на официальных сайтах nalog.gov.ru и mintrud.gov.ru.