Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который подтверждает состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. На его основании стороны фиксируют сумму задолженности, после чего поставщик может выставить покупателю счет на оплату. В этой статье разберем, как правильно составить счет на основании акта сверки, какие реквизиты он должен содержать, и приведем образец документа.
Что такое акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки — это документ, в котором отражаются все операции между двумя организациями за определенный период: поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и произведенные оплаты. Цель документа, убедиться, что данные бухгалтерского учета обеих сторон совпадают, и зафиксировать итоговую сумму задолженности.
Акт сверки выполняет несколько важных функций:
- подтверждает наличие или отсутствие задолженности между контрагентами;
- служит основанием для выставления счета на оплату;
- используется как доказательство в суде при взыскании долга;
- помогает прервать срок исковой давности (признание долга контрагентом);
- применяется при инвентаризации расчетов перед составлением годовой отчетности.
Зачем выставлять счет на основании акта сверки
На практике бывают ситуации, когда стороны работают без точной фиксации суммы долга в каждом отдельном документе: поставки идут частями, оплаты поступают авансами или с задержкой. В этом случае сначала проводится сверка расчетов, стороны подписывают акт, а затем кредитор выставляет должнику счет на сумму, подтвержденную актом сверки.
Такой подход удобен, потому что:
- Сумма согласована обеими сторонами. Риск спора о размере задолженности минимален, так как акт подписан обоими контрагентами.
- Упрощается оплата. Бухгалтерия должника видит итоговую сумму и может оплатить ее одним платежным поручением.
- Документ имеет юридическую силу. Связка «акт сверки + счет» является надежным основанием для оплаты и, при необходимости, для судебного взыскания.
Обязательные реквизиты счета
Унифицированной формы счета на оплату законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие сведения:
- наименование и реквизиты продавца (ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты);
- наименование и реквизиты покупателя;
- номер счета и дата его составления;
- основание выставления счета, в нашем случае это реквизиты акта сверки (номер и дата) и договора;
- наименование товаров, работ или услуг, их количество и стоимость;
- итоговая сумма к оплате с выделением НДС (или указание «НДС не облагается»);
- срок оплаты;
- подпись руководителя или уполномоченного лица, печать (при наличии).
Образец счета на основании акта сверки
Ниже приведен примерный образец оформления счета:
ООО «Торговый дом «Восток»
ИНН ###, КПП 770101001
Адрес: 125009, г. Москва, ул. ###, д. 10
Р/с 40###0012345 в ПАО «Банк», к/с 30101###0678, БИК 044525678
СЧЕТ № 145 от
Плательщик: ООО «СтройМонтаж», ИНН ###, КПП 770701001, адрес: 117218, г. Москва, ул. ###, д. 5
Основание: Акт сверки взаиморасчетов № 12 от по договору поставки № 34-П от
| № | Наименование | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Задолженность по поставкам за период с по согласно акту сверки № 12 от | — | — | 350 000,00 |
| 350 000,00 | ||||
| В том числе НДС 20%: | 58 333,33 | |||
Всего к оплате: Триста пятьдесят тысяч рублей 00 копеек, в т.ч. НДС 20%, 58 333,33 руб.
Срок оплаты: до
Руководитель ______________ /Иванов И.И./
Главный бухгалтер ______________ /Петрова А.С./
Порядок действий при выставлении счета
- Проведите сверку расчетов. Сформируйте акт сверки (вручную или в учетной программе, например в 1С) и направьте его контрагенту.
- Получите подписанный акт. Убедитесь, что расхождений нет, а документ подписан уполномоченными лицами обеих сторон.
- Выставьте счет. Укажите в нем реквизиты акта сверки и договора как основание оплаты.
- Направьте счет покупателю. Документ можно передать на бумаге, по электронной почте или через систему ЭДО.
- Проконтролируйте оплату. После поступления денег сверьте сумму платежа со счетом.
На что обратить внимание
- Расхождения в акте сверки. Если стороны не сошлись в суммах, выставлять счет преждевременно — сначала нужно урегулировать разногласия и подписать согласованный акт.
- Подписи уполномоченных лиц. Акт сверки должен подписать руководитель или лицо с доверенностью, иначе документ могут оспорить.
- Ссылка на основание. Всегда указывайте в счете номер и дату акта сверки и договора — это связывает документы в единую цепочку.
- НДС. Проверьте правильность выделения налога в соответствии с применяемой системой налогообложения.
Счет на основании акта сверки — удобный и юридически надежный способ оформить требование об оплате задолженности. Главное — правильно провести сверку, получить подписанный обеими сторонами акт и корректно заполнить все реквизиты счета. Такой порядок минимизирует риск споров с контрагентом и ускоряет поступление оплаты.