Работа с кассовыми деньгами — одна из самых контролируемых сфер финансового учета. Нарушение правил выдачи наличных из кассы грозит штрафами по ст. 15.1 КоАП РФ (до 40–50 тыс. руб. для юрлиц за повторное нарушение). В этой статье подробно разберем‚ на что можно тратить выручку‚ какие лимиты действуют в 2026 году и как правильно оформить документы.

Главный закон: Указание ЦБ РФ № 5348-У

Базовым документом‚ регулирующим порядок проведения кассовых операций‚ является Указание Банка России от № 5348-У (ред. на актуальную дату). Ключевое правило пункта 1.1: расходовать наличные деньги‚ поступившие в кассу от продаж (выручку)‚ можно только на цели‚ прямо перечисленные в самом Указании. Перечень закрытый — тратить «на нужды бизнеса» в свободном порядке нельзя.

Закрытый перечень разрешенных выплат (п. 1.1‚ абз. 3.9‚ п. 4 Указания 5348-У)

Согласно актуальной редакции Указания (с учетом изменений‚ вступивших в силу с 2025 года и актуальных на 2026 год)‚ наличные из кассы (выручку) можно выдавать только на следующие цели:

• Выплата заработной платы и иных выплат работникам (зарплата‚ премии‚ отпускные‚ материальная помощь‚ подотчетные суммы).
• Выплата дивидендов и доходов по акциям — только из средств‚ специально снятых с расчетного счета для этой цели (чек банка с назначением платежа «выплата дивидендов»). Из обычной выручки дивиденды выдавать запрещено.
• Возврат покупателям (физлицам) стоимости товаров‚ выполненных работ‚ оказанных услуг.
• Выдача подотчетных сумм работникам на хозяйственные нужды (закупка канцтоваров‚ оплата такси‚ мелкий ремонт и т.д.).
• Расчеты с покупателями (физлицами) по договорам возмездного предоставления пользования жилыми помещениями (возврат залогов‚ авансов).
• Выплата страховых возмещений и выплат — для страховых организаций (специальная норма).
• Оплата товаров‚ работ‚ услуг у контрагентов (юрлиц и ИП) — в пределах лимита 100 000 руб. по одному договору (см. раздел 3).

Лимит на наличные расчеты между юрлицами и ИП: 100 000 рублей

Согласно п. 4 Указания № 5348-У (ранее п. 4 Указания № 3210-У)‚ лимит составляет 100 000 рублей в рамках одного договора с одним контрагентом.

Ключевые нюансы лимита на 2026 год:

1. По договору‚ а не по сделке. Если договор действует год‚ за весь год по нему нельзя оплатить наличными более 100 тыс. руб. Неважно‚ сколько счетов или актов — сумма накопленная.
2. Неважно‚ кто платит. Лимит работает симметрично: и когда вы платите поставщику‚ и когда покупатель платит вам.
3. Срок действия договора не важен. Даже если договор заключен на 1 день, лимит 100 тыс. руб. Если на 3 года — все 3 года общий лимит 100 тыс. руб.

Особенности выдачи зарплаты и подотчетных сумм

Это самые частые операции. Правила оформления:

Зарплата (п. 3.9 Указания 5348-У):

• Выплата производится по платежным ведомостям (формы Т-53‚ Т-53а или собственные‚ утвержденные в учетной политике).
• Срок выдачи зарплаты — не позднее следующего дня после дня выплаты (если день выпадает на выходной — заранее). Нельзя хранить невыданную зарплату в кассе дольше 3 рабочих дней, подлежит сдаче в банк.
• При выдаче в кассе составляется расходный кассовый ордер (РКО) (форма КО-2) на основании платежной ведомости.

Подотчетные суммы:

• Выдаются на основании заявки работника (собственная форма) и приказа/распоряжения руководителя.
• Срок отчетности устанавливается организацией (обычно 3–5 рабочих дней после возвращения/покупки).
• Непогашенная подотчетка — основание для удержания из зарплаты (п. 6 ч. 1 ст. 137 ТК РФ) и начисления НДФЛ/страховых взносов.
• Рекомендуется брать расписку у работника при выдаче (хотя строгой формы нет‚ это доказывает факт передачи денег).

Порядок оформления документов при движении наличных

Для каждой операции выдачи денег из кассы обязательны:

1. Расходный кассовый ордер (РКО) — форма КО-2 (утв. ГКО РФ от № 88). Заполняется в 1 экземпляре‚ подписывается кассиром и получателем. Основанием является платежная ведомость‚ заявка на подотчет‚ расписка и т.д.
2. Кассовая книга (форма КО-4) — ведется ежедневно‚ прошивается‚ нумеруется‚ подписывается кассиром и главбухом. Исключение: малые предприятия и ИП‚ применяющие упрощенный кассовый учет (п. 4.6 Указания 3210-У)‚ могут не вести кассовую книгу‚ но РКО/ПКО оформлять обязаны.
3. Журнал учета РКО/ПКО — для регистрации номеров ордеров.

Контроль остатков и сдача излишков в банк

Организация (ИП) сама устанавливает лимит остатка наличных в кассе (предел кассового остатка) по согласованию с банком-обслуживающим (п. 5 Указания 5348-У).

• Лимит рассчитывается на основе объема кассовых расходов за предшествующий период (обычно 3 месяца).
• Наличные‚ превышающие лимит на конец рабочего дня‚ обязательно сдаются в банк на следующий рабочий день (ПКО при сдаче не нужен‚ делается по банковской квитанции/выписке).
• ИП имеют право не устанавливать лимит и не сдавать излишки (п. 5 Указания 5348-У)‚ но если лимит установлен — соблюдать его обязаны.

Ответственность за нарушения (ст. 15.1 КоАП РФ)

Чек-лист для самопроверки кассира и бухгалтера

• [ ] Утвержден лимит остатка в кассе (для юрлиц) и согласован с банком?
• [ ] Все РКО заполнены по форме КО-2‚ подписаны кассиром и получателем?
• [ ] Кассовая книга ведется ежедневно‚ прошита‚ занумерована? (Если не малый бизнес/ИП на упрощенке).
• [ ] Зарплата выплачиваеться по ведомостям Т-53/Т-53а в срок не позднее следующего дня?
• [ ] Невыданная зарплата сдается в банк через 3 рабочих дня?
• [ ] Подотчетные суммы выдаются только по заявке + приказу‚ срок отчетности соблюдается?
• [ ] Наличные расчеты с контрагентами (юрлица/ИП) не превышают 100 000 руб. по каждому договору?
• [ ] Дивиденды выдаются ТОЛЬКО из средств‚ снятых с р/с под эту цель (чек банка на руках)?
• [ ] Нет выдач наличных на погашение займов‚ покупку ценных бумаг‚ вклад в уставный капитал?
• [ ] Контроль остатка в кассе в конце каждого дня (инвентаризация) проводится?

Частые ошибки и риски на 2026 год

Ошибка 1: «Сняли выручку — заплатили по займу директора»

Риск: Штраф 40–50 тыс. руб. для компании. Возврат займа директора (если он не был подотчетником) — нецелевое расходование выручки. Решение: погашать займы только безналичным переводом с р/с.

Ошибка 2: «Договор на 100 тыс.‚ оплатили 90 тыс.‚ потом доп. соглашение — еще 50 тыс.»

Риск: Лимит 100 тыс. руб. на весь договор. Доп. соглашение не обнуляет лимит. Налоговая/ЦБ увидят превышение. Решение: планируйте оплаты или заключайте новый договор (но без признаков дробления).

Ошибка 3: «Выдали дивиденды из кассы‚ денег много было»

Риск: Грубое нарушение п. 3.9 Указания 5348-У. Дивиденды = только целевое снятие с р/с. Штрафы + риск дисквалификации директора.

Ошибка 4: «ИП не сдает излишки‚ лимит не ставил‚ но кассовый остаток 2 млн руб.»

Риск: У ИП право не устанавливать лимит‚ но при проверке (налоговая‚ полиция/Росконтроль по 115-ФЗ) такие суммы в кассе вызовут вопросы о легализации доходов. Лучше периодически вносить на р/с.

В 2026 году правила кассовой дисциплины остаются жесткими. Главный принцип: выручка — это не «общий котел»‚ а деньги с жестко заданным ом. Ведите кассовый учет своевременно‚ контролируйте лимит 100 тыс. руб. по договорам‚ не смешивайте целевые снятия (дивиденды) с текущей выручкой. Это сэкономит вам штрафы‚ нервы и время при проверках.

Статья подготовлена на основании Указания ЦБ РФ от № 5348-У‚ Указания ЦБ РФ от № 3210-У‚ ст. 15.1 КоАП РФ‚ ТК РФ. Актуально на г. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу.