Выбор объекта налогообложения «Доходы минус расходы» (статья 346.12 НК РФ) позволяет индивидуальным предпринимателям и организациям существенно снизить нагрузку, учитывая экономически обоснованные затраты. Однако законодатель устанавливает строгий замкнутый перечень расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и жесткие правила их признания (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Ниже представлен подробный анализ порядка учета расходов с учетом изменений, вступающих в силу с 2026 года.

Нормативная база и ключевые принципы

Главным документом, регулирующим вопрос, является статья 346.16 НК РФ «Порядок определения расходов». С 2026 года (ФЗ от № 259-ФЗ) в норму внесены существенные дополнения, расширяющие перечень учитываемых затрат за счет отсылки к правилам главы 25 НК РФ (налог на прибыль).

Три главных условия признания расхода (п. 2 ст. 346.16 НК РФ):

1. Наличие в перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расход должен прямо относиться к одной из подпунктов этого пункта (или к «иным расходам» по новому подп. 22 с 2026 г.).
2. Экономическая обоснованность. Затраты должны быть направлены на получение доходов (выручки) по данной деятельности.
3. Документальное подтверждение. Наличие первичных учетных документов (счета-фактуры, УПД, акты, накладные, кассовые чеки, договоры), оформленных в соответствии с законодательством.

Важно: На УСН «Доходы минус расходы» применяется кассовый метод учета (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Расход учитывается в налоговом периоде, в котором он фактически оплачен (списаны ДС с расчетного счета или выданы наличные из кассы), за исключением специальных случаев (товары, материалы, ОС).

Перечень расходов по подпунктам пункта 1 статьи 346.16 НК РФ (с изменениями на 2026 год)

Ниже приведен структурированный разбор основных категорий затрат.

Подп. 1: Приобретение, сооружение, изготовление основных средств (ОС), достройка, дооборудование

• Учитываются затраты на покупку ОС (стоимость > 40 000 руб., срок полезного использования > 12 мес.).
• Момент признания: Не в момент оплаты поставщику, а с месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Списание происходит равными частями в течение срока полезного использования (амортизация по упрощенке).
• Если ОС перешло с УСН «Доходы» на «Доходы минус расходы», расходы признаются так, будто ОС приобретено на УСН «Доходы минус расходы» (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Подп. 2: Приобретение амортизируемого имущества, не являющегося ОС

• Инвентарь, бытовая техника, спецодежда (срок службы > 12 мес., стоимость < 40 000 руб. или > 40 000 руб., но не ОС).
• Списание, равными частями в течение срока полезного использования, но не более 5 лет (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Подп. 3: Аренда имущества

• Платежи по договорам аренды/лизинга зданий, сооружений, оборудования, транспорта, земли.
• Учитываются по факту оплаты (кассовый метод). Авансовые платежи — в расходы на момент выплаты.

Подп. 4: Расходы на приобретение товаров, материалов, сырья, комплектующих

Это одна из самых сложных категорий из-за специального правила признания (п. 1.1 ст. 346.16 НК РФ):

• Правило: Расход признается НЕ в момент оплаты поставщику, а в момент реализации (продажи) данного товара/материала или списания в производстве.
• То есть: купили товар в январе, оплатили в феврале, продали в марте -> расход уменьшает базу в марте (1 квартал).
• Оценка списываемых запасов: по стоимости приобретения (ФИФО или средняя себестоимость — выбор закрепляется в учетной политике).
• Транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) на доставку включаются в стоимость товара/материала и списываются вместе с ним.

Подп. 5: Расходы на оплату труда (ФОТ)

• Заработная плата, премии, доплаты, компенсации, отпускные, больничные (работодательская часть), материальная помощь (в пределах норм НК РФ).
• Учитываются по факту выплаты работнику (на руки или на карту). Начисленные, но не выплаченные суммы, в расходы не попадают до фактической выдачи.

Подп. 6: Страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование

• Взносы за сотрудников (30% / 15.1% сверх лимита) — по факту уплаты в бюджет.
• Взносы за себя (ИП): Учитываются по отдельному правилу ст. 346.17 НК РФ (см. раздел 3 ниже).

Подп. 7: Налоги, сборы, платежи (кроме НДФЛ, НДС, налога по УСН, штрафов, пени)

• Имущественный налог организаций/ИП, транспортный налог, земельный налог, госпошлины, арендные платежи за земельные участки (если не аренда), реквизитные сборы.
• Учитываются по факту уплаты в бюджет/экстрабюджетные фонды.

Подп. 8-10: Проценты по кредитам/займам, арендные платежи по лизингу (финансовый)

• Проценты по кредитам/займам — в пределах норм п. 7 ст. 269 НК РФ (контроль предельной величины процентов, тонкая капитализация).
• Лизинговые платежи (финансовый лизинг) — по факту оплаты (амортизация имущества по лизингу не производится, расход — сам платеж).

Подп. 11-13: Обучение, командировки, представительские расходы

• Обучение персонала — по договорам с учебными заведениями, по факту оплаты.
• Командировочные: суточные (в нормах НК РФ), проезд, жилье — по факту оплаты/выдачи под отчет.
• Представительские расходы — в пределах 4% от ФОТ (п. 2 п. 13 ст. 264 НК РФ), подтвержденные документами.

Подп. 14-16: Ремонт ОС, НИОКР, страхование имущества/ответственности

• Текущий ремонт ОС — по факту оплаты. Капитальный ремонт увеличивает первоначальную стоимость ОС и списывается через амортизацию.
• НИОКР — расходы по завершенным работам (акты), если результаты используются в деятельности.
• Страховые взносы по договорам страхования имущества, ОГП, страхование жизни сотрудников (в пользу работодателя) — по факту уплаты премии.

Подп. 17-21: Связь, реклама, юр/аудиторские услуги, охрана, перевозки

• Услуги связи (телефон, интернет) — по счетам/актам, оплаченным в периоде.
• Реклама — по актам/счетам, если направлена на продвижение товаров/услуг налогоплательщика.
• Перевозка грузов (если не включена в стоимость товара подп. 4) — по актам перевозчика.

НОВОЕ с 2026 года: Подп. 22 — Иные расходы по правилам главы 25 НК РФ

С 1 января 2026 года (ст. 346.16 НК РФ в ред. ФЗ-259) упрощенцы получили право учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ (Налог на прибыль), при соблюдении требований к их признанию и документальному подтверждению.

Это открывает доступ к учету затрат, ранее не вошедших в замкнутый список, например:

• Расходы на сертификацию, лицензирование, патентование.
• Затраты на содержание служебных автомобилей (ГСМ, ТО, страховка ОСАГО/КАСКО) — если не включены в стоимость товара.
• Расходы на канцелярию, бытовые нужды офиса (если не ОС/амортизируемое имущество).
• Услуги консультантов, аудиторов, адвокатов (расширяет подп. 19).
• Амортизация прав требования (факторинг), расходы по производству работ/услуг (себестоимость работ).

Условие: Расход должен быть экономически обоснован, документарно подтвержден и относиться к деятельности, приносящей доход по УСН.

Особенность учета страховых взносов ИП (Ст. 346.17 НК РФ)

Для индивидуальных предпринимателей на УСН «Доходы минус расходы» существует специальный механизм учета взносов за себя (на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также взнос на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — с 2025 г.):

• Сумма взносов, подлежащая уплате в данном налоговом периоде, включается в состав расходов (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в связке со ст. 346.17 НК РФ).
• Важно: Учитывается сумма начисленная/подлежащая уплате за период, а не обязательно фактически оплаченная к концу периода (хотя для уменьшения авансового платежа оплата должна быть произведена к дедлайну уплаты аванса).
• Взносы за сотрудников учитываются по общему правилу, по факту уплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы, которые НЕЛЬЗЯ учитывать (Пункт 2 статьи 346.16 НК РФ)

Даже если затраты экономически обоснованы, они не уменьшают базу, если они:

• Не связаны с получением доходов (личные нужды ИП, представительские расходы сверх 4% ФОТ).
• Не подтверждены документами (нет договора, акта, чека, УПД).
• Относятся к перечню п. 2 ст. 346.16 НК РФ (подарки покупателям > 4000 руб./год, расходы на приобретение прав интеллектуальной собственности — амортизируются отдельно, дивиденды, штрафы/пени/неустойки, НДФЛ, НДС, налог по УСН, расходы на приобретение автомобилей для личного пользования и т.д.).
• Направлены на деятельность, доходы от которой не облагаются УСН (например, доходы по патенту или общему режиму — расходы распределяются пропорционально).

Порядок распределения расходов при совмещении режимов

Если налогоплательщик применяет УСН «Доходы минус расходы» и одновременно другой режим (ОСНО, Патент, АУСН), расходы распределяются:

1. Прямо относящиеся к УСН, учитываются полностью.
2. Прямо относящиеся к другому режиму — не учитываются по УСН.
3. Косвенные (общие), распределяются пропорционально доходам по каждому режиму (п. 5 ст. 346.16 НК РФ). Формула: Расход УСН = Общий расход × (Доход УСН / Общий доход).

Документальное оформление: чек-лист для налоговой

Для безопасного учета расходов в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) необходимо иметь пакет документов:

• Договор (оферта, счет на оплату с принятием).
• Первичный документ: УПД, счет-фактура, ТОРГ-12, Акт приема-передачи, Кассовый чек (ККМ), Строгий отчетной формы (БСО).
• Платежное поручение с отметкой банка об исполнении / Кассовый ордер (ПКО/РКО) / Авансовый отчет, подтверждение факта оплаты (критично для кассового метода).
• Для товаров/материалов (подп. 4): Документы на списание (Реализация, Акт списания на производство), определяют момент признания расхода.
• Для ОС: Акт приема-передачи (ОС-1), Акт ввода в эксплуатацию (ОС-1а), Инвентарная карточка (ОС-6), Расчет амортизации.
• Для ФОТ: Расчетный лист, Платежные ведомости, Приказы о начислении/награждении, Трудовые договоры.

Типичные ошибки и риски проверок

Изменения 2026 года: Резюме

Федеральный закон от № 259-ФЗ существенно обновил УСН с 2026 года. Ключевые моменты для расходов:

1. Появление подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — «окно» в главу 25 НК РФ. Теперь можно учитывать почти любые производственные расходы, если они есть в налоговом учете по налогу на прибыль (с учетом специфики УСН).
2. Повышенные ставки УСН (до 15% или 20% в зависимости от дохода) делают грамотный учет расходов критически важным для сохранения маржинальности.
3. Новые лимиты доходов для применения УСН (до 265,8 млн руб. для ставки 6%/15% и до 450,5 млн руб. для повышенных ставок) — контроль соответствия расходов масштабам бизнеса усилится.