Для индивидуальных предпринимателей и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» (15% или сниженная ставка), правильный учет затрат на оплату труда — ключевой фактор легального снижения налоговой базы. Главный принцип УСН — кассовый метод: расход признается в тот день, когда деньги фактически вышли из кассы или списались с расчетного счета.

Фундаментальное правило: Момент признания расхода

Согласно ст. 346.17 НК РФ, расходы по УСН учитываются по факту оплаты. Это означает:

• Начисление зарплаты (расчет за отработанное время, расчет больничных, отпускных, премий) не создает налоговый расход.
• Расход возникает только в момент фактической выплаты денег сотруднику (выдача на руки через кассу или зачисление на банковскую карту/счет).
• Дата расхода — дата списания средств с расчетного счета (по выписке банка) или дата выдачи наличных по кассовому ордеру (РКО).

Важно: Даже если начисление относится к декабрю текущего года, а выплата произошла в январе следующего, расход уменьшит налоговую базу следующего года.

Состав расходов, уменьшающих базу УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

В налоговую базу УСН «Доходы минус расходы» включаются следующие выплаты персоналу (при условии фактической оплаты):

1. Оклад, тарифные ставки, сдельная оплата.
2. Доплаты и надбавки (за выслугу лет, классность, вредность, ночной режим, наставничество и т.д.).
3. Премиальные и поощрительные выплаты (ежемесячные, квартальные, годовые, разовые), зафиксированные в системе оплаты труда (локальном нормативном акте, трудовом договоре, Положении о премировании).
4. Оплата отпусков (основного, дополнительного, за неиспользованные дни при увольнении).
5. Оплата больничных листов (за счет работодателя — первые 3 дня; за счет ФСС/СФР — остальные дни не являются расходом работодателя по УСН, так как оплачиваются за счет средств Фонда).
6. Командировочные расходы (суточные в пределах норм НК РФ: 700 руб./сутки в РФ, 2500 руб./сутки за границей; транспорт, жилье, по чекам).
7. Материальная помощь (в пределах 4 000 руб. в налоговом периоде на одного получателя, не облагается НДФЛ и учитывается в расходах УСН полностью; сверх лимита — облагается НДФЛ, но также учитывается в расходах УСН).
8. Выплаты при увольнении (выходное пособие, компенсация неиспользованного отпуска).

Страховые взносы: отдельный расход или часть зарплаты?

Это критически важный момент. Страховые взносы (пенсионные, медицинские, социальные, травматизм) — это отдельные статьи расходов по УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

• Они учитываются в расходах по кассовому методу (в день перечисления в бюджет/СФР).
• Выплата заработной платы «на руки» (нетто) и перечисление взносов — это две разные платежные поручения и два разных расхода в КУДиР.
• Ошибка: Нельзя включать в расход по зарплате сумму взносов «наверху» (брутто), если взносы еще не оплачены. Каждый платеж фиксируется по своей дате.

Сроки уплаты взносов (актуально на 2026 г.):

• Ежемесячно — не позднее 28-го числа следующего месяца (для взносов за текущий месяц).
• За декабрь — не позднее 28 января следующего года.

НДФЛ: удержание и сроки перечисления

НДФЛ (13% / 15% / 30%) удерживается из дохода работника в день фактической выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ).

• Аванс: НДФЛ удерживать не нужно (нет налоговой базы до расчета за полный месяц), но с 2023 г. по ЕНП (единый налоговый платеж) платеж по авансу все равно часто делают с указанием КБК НДФЛ (сумма 0 или расчетная), чтобы не было переплат. Важно: Удержание НДФЛ с аванса обязательно только если налоговый агент решил это делать (право, а не обязанность), но стандартная практика — удерживать с полной зарплаты за месяц.
• Зарплата за месяц (окончательный расчет): НДФЛ удерживается и перечисляется не позднее следующего дня после выплаты заработной платы.
• Увольнение: НДФЛ удерживается и перечисляется в день выплаты.

Нюанс для УСН: Сумма удержанного НДФЛ не является расходом по УСН (это деньги работника). Расходом является полная начисленная сумма брутто (до удержания НДФЛ), выплаченная работнику + взносы работодателя.

Сроки выплаты зарплаты и риски для УСН

Трудовой кодекс (ст. 136 ТК РФ) устанавливает жесткие сроки:

• Не реже двух раз в месяц (аванс и зарплата за месяц).
• Аванс — за первую половину месяца (обычно 15-30-е число текущего месяца).
• Зарплата за месяц — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Риски нарушения сроков для налогоплательщика УСН:

1. Штрафы по ТК РФ (за задержку — за каждый день просрочки не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ от суммы долга).
2. Налоговый риск: Если зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года (с нарушением срока 15 января), расход уйдет в следующий налоговый период. Инспекция может расценить это как искусственное занижение базы текущего года (хотя кассовый метод формально позволяет это, целенаправленное нарушение ТК РФ для налоговой выгоды, риск по ст. 54.1 НК РФ — обоснованность расходов).
3. Блокировка счета: По требованию прокуратуры или ГИТ за массовые задержки.

Оформление расходов в КУДиР (Книга учета доходов и расходов)

Записи вносятся на основании первичных документов в хронологическом порядке.

Пример:

— Выплата аванса за январь (нетто 25 000 руб.). Расход 25 000 руб. (Колонка 4). НДФЛ не удерживали.

— Выплата зарплаты за январь (начислено брутто 60 000, удержан НДФЛ 7 800, выплачено нетто 52 200). Расход 52 200 руб.

— Перечисление взносов за январь (ПФР/ФОМС/ФСС итого 18 000 руб.). Расход 18 000 руб. (отдельной строкой).

Особенности 2024–2026 гг.: ЕНП и Уведомления

С 2023 года все налоги и взносы платятся по Единому налоговому платежу (ЕНП) на Единый налоговый счет (ЕНС).

• Взносы: Платежное поручение с указанием КБК взносов; Дата расхода — дата списания с р/с (принятия банком).
• НДФЛ: Перечисляется также через ЕНП. Обязательно сдача Уведомления о расчете сумм НДФЛ (для аванса — до 25 числа текущего месяца, для зарплаты — до 25 числа следующего месяца, при увольнении — в день выплаты). Без сданного уведомления налоговая не зачтет платеж, возникнет задолженность и пени.
• КУДиР: Дата расхода по НДФЛ не фиксируется (это не расход УСН), но задержка перечисления НДФЛ ведет к пенам и блокировке ЕНС.

Частые ошибки и как их избежать

Документальное подтверждение расходов (для налоговой проверки)

Для подтверждения экономической целесообразности и реальности расходов (ст. 252, 346.16 НК РФ) храните пакет:

• Трудовой договор / ГПХ (с приложениями: штатное расписание, Положение об оплате труда, Положение о премировании).
• Приказы о приеме, переводе, увольнении, назначении премий.
• Табели учета рабочего времени (Т-12 или Т-13).
• Расчетные листы / Ведомости на выплату (подписанные получателями при выдаче на руки).
• Платежные поручения банка (с отметкой банка «Принято к исполнению» / «Исполнено») и Выписки с р/с.
• Кассовые ордера (Приходный/Расходный — ПКО/РКО) при выдаче через кассу.
• Расчеты страховых взносов (РСВ, сдается ежемесячно/квартально).
• Уведомления о расчете НДФЛ (копии сданных в ФНС).

Чек-лист для закрытия налогового периода (квартал/год)

1. [ ] Все выплаты за период (декабрь) фактически произведены до 31 декабря (или 30/31 декабря по банку).
2. [ ] Взносы за декабрь запланированы к оплате до 28 января (уйдут в расходы следующего года).
3. [ ] НДФЛ с декабрьской зарплаты удержан и перечислен до 28 января (уведомление сдано до 25 января / в день выплаты при увольнении).
4. [ ] КУДиР заполнен по датам банковских списаний, а не датам приказов.
5. [ ] Аванс за январь следующего года не смешан с зарплатой за декабрь (разные платежи, разные даты, разные основания).
6. [ ] Проверена корректность КБК в платежках (ЕНП).

Грамотный учет расходов на заработную плату при УСН «Доходы минус расходы» строится на дисциплине: платим вовремя — фиксируем по выписке — разделяем зарплату и взносы, сдаем уведомления по НДФЛ. Нарушение кассового принципа или сроков ТК РФ ведет к начислению налога, пени и штрафов (ст. 120, 122, 126 НК РФ). В 2026 году, при активной цифровизации контроля (АСК НДС/Налог-3, мониторинг ЕНС), ошибки в сроках и документах выявляются автоматически. Ведите КУДиР аккуратно, опирайтесь только на банковские подтверждения оплаты, и расходы на персонал станут надежным инструментом оптимизации вашего налога.

Статья подготовлена на основе НК РФ (гл. 26.2), ТК РФ и актуальных разъяснений ФНС России на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется консультироваться с профессиональным бухгалтером или налоговым консультантом.