Оформление ежегодного отпуска у сотрудников Федерального органа исполнительной власти по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) имеет свою специфику, регламентированную федеральными законами и внутренними нормативными актами ведомства. В данной статье подробно разбирается процедура написания рапорта (заявления) на отпуск для личного состава и федеральных государственных гражданских служащих (ФГГС) МЧС России, в т.ч. с учетом особенностей Главного управления МЧС России по Владимирской области.

Нормативная правовая база

Основными документами, регулирующими порядок предоставления отпусков, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 114–121 (базовые гарантии для ФГГС и работников по трудовому договору).
• Федеральный закон от № 404-ФЗ «О службе в Федеральной противопожарной службе и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», регламентирует службу в ФПС (личный состав).
• Федеральный закон от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» — для ФГГС.
• Приказ МЧС России от № 717 «Об утверждении Положения о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам МЧС России» — основной ведомственный документ.
• Приказ МЧС России от № 17 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в МЧС России» — правила оформления документов (рапортов, заявлений, приказов).
• Локальные нормативные акты Главного управления МЧС России по Владимирской области (графики отпусков, распоряжения начальника управления).

Рапорт или Заявление? Важное различие

В МЧС России терминология зависит от категории сотрудника:

Дальнейший текст использует термин «Рапорт» как общепринятое в ведомстве наименование для личного состава, но структура документа для заявления ФГГС практически идентична, за исключением обращения и подписи.

Сроки подачи документа

Согласно п. 10 Приказа МЧС России № 717, рапорт (заявление) на ежегодный основной отпуск подается не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска.

• Для составления единого графика отпусков на следующий год рапорты/заявления обычно собираются до 1 декабря текущего года (сроки уточняются ежегодно распоряжением Главного управления по Владимирской области).
• Дополнительные отпуска (за выслугу лет, за вредные условия, за особый характер службы) предоставляются на основании отдельного рапорта в любое время года, но с учетом интересов службы.

Структура и правила оформления рапорта (по Инструкции по делопроизводству МЧС России)

Документ оформляется на бланке А4 (или бланке организации с гербом/реквизитами) ручкой синего/черного цвета или печатным способом.

Шапка документа (Правый верхний угол)

1. Кому: Должность, звание, ФИО руководителя, уполномоченного подписать приказ (обычно — Начальник Главного управления МЧС России по Владимирской области или начальник отделения/управления/ГПСО, в подчинении которого находится сотрудник).
   Пример: Начальнику Главного управления МЧС России по Владимирской области
   Полковнику внутренней службы
   Иванову Ивану Ивановичу
2. От кого: Воинское звание (для личного состава) / Классный чин (для ФГГС), ФИО полностью, должность, подразделение (номер ГПСО, ОПС, Управления и т.д.).
   Пример: От майора внутренней службы
   Петрова Петра Петровича
   Начальника смены 5-го ГПСО ФПС № 1 ГУ МЧС России по Владимирской области

Заголовок

По центру строки, заглавными буквами: РАПОРТ (или ЗАЯВЛЕНИЕ).

Основная часть (Текст)

Начинается с красной строки. Текст должен быть лаконичным, деловитым, без лирических отступлений.

Стандартная формулировка для основного отпуска:

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 30 (тридцать) календарных дней с «___» ____________ 202_ г. по «___» ____________ 202_ г. в соответствии с утвержденным графиком отпусков на 202_ год.

Формулировка для дополнительного отпуска (пример):

Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за выслугу лет (за работу в вредных условиях / за особый характер службы) на 10 (десять) календарных дней с «___» ____________ 202_ г. по «___» ____________ 202_ г. на основании ст. 116 ТК РФ (п. 2 ст. 18 ФЗ № 404-ФЗ).

Формулировка для объединения/разделения отпуска:

Прошу предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 30 календарных дней в две части: первая часть — 14 дней с «___» по «___», вторая часть — 16 дней с «___» по «___» (с согласия начальника и в соответствии со ст. 125 ТК РФ).

Приложения (при необходимости)

Если основание для отпуска требует подтверждения (справка из ЗАГС о браке/рождении ребенка, медсправка, справка о прохождении обучения), в тексте рапорта добавляется фраза: «К рапорту прилагаю: копию справки №… от …».

Подпись и дата

• Подпись: Справа — личная подпись сотрудника с расшифровкой (ФИО).

Образец рапорта (Готовый шаблон для копирования)

Особенности прохождения рапорта в ГУ МЧС России по Владимирской области

1. Маршрут рапорта: Сотрудник → Непосредственный командир (начальник смены/дежурной части/ГПСО) → Начальник отделения/управления → Кадровая служба (ОКР — Отдел кадрового обеспечения) → Заместитель начальника ГУ / Начальник ГУ.
2. Визирование: На рапорте должны стоять визы (подписи с датой) всех промежуточных руководителей по линии подчинения. Отсутствие визы непосредственного командира — основание для возврата рапорта без рассмотрения;
3. Кадровики (ОКР ГУ): Проверяют: соответствие дат графику отпусков, накопление дней отпуска (нет ли задолженностей по прошлым годам), правильность расчета дополнительных дней, наличие справок (если нужны).
4. Приказ: На основании рапорта готовится проект приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Приказ подписывает уполномоченное лицо (Начальник ГУ или уполномоченный заместитель).
5. Ознакомление: Сотрудник обязан ознакомиться с приказом под роспись в журнале учета приказов или в личном деле до начала отпуска.

Важные нюансы для сотрудников Владимирского региона

• График отпусков: В ГУ МЧС по Владимирской области графики утверждаются ежегодно до 1 января. Желательно подать рапорт строго по графику. Изменение дат возможно только по согласованию с начальником и при наличии свободных «слотов» в графике (чтобы не превысить процент одновременного отсутствия личного состава).
• Командировки и учения: Если в запрашиваемые даты планово стоят учения, пожарно-тактические занятия или сезонные мероприятия (паводок, пожарный сезон), рапорт могут не удовлетворить или предложить сменить даты.
• Место пребывания: В рапорте обязательно указывайте адрес и телефон, по которому вы будете доступны 24/7. Это требование уставов и инструкций по боевой тревоге. Выезд за пределы Владимирской области (даже в соседнюю Нижегородскую или Московскую) требует уведомления командира (часто — отдельного рапорта на выезд за пределы гарнизона/региона).
• Материальная помощь: Выплата материальной помощи (если предусмотрена региональными актами или профсоюзом) оформляется отдельным заявлением в кадровике/бухгалтерии за 10–14 дней до отпуска.
• Электронный документооборот: В ГУ МЧС по Владимирской области активно внедряется АИС «Делопроизводство» / «Электронный архив». Уточните у кадровика, можно ли подать рапорт через ЭДО (с ЭЦП) или нужен только бумажный оригинал. Чаще всего для личного состава требуется бумажный оригинал с «живой» подписью.

Типичные ошибки, приводящие к возврату рапорта

• Не указано воинское звание / классный чин в шапке.
• Неполное наименование подразделения (например, написано просто «12-я часть», а нужно «12-е ГПСО ФПС № 2 ГУ МЧС России по Владимирской области»).
• Даты отпуска не совпадают с утвержденным графиком (смещены на 1–2 дня).
• Не указана продолжительность в днях (только даты).
• Отсутствует виза непосредственного командира (начальника смены/ГПСО).
• Подача рапорта за 2–3 дня до отпуска (нарушение 15-дневного срока).
• Не указан адрес пребывания и контактный телефон.

Отпуск за счет будущих периодов работы (Досрочный отпуск)

Согласно ст. 122 ТК РФ и ведомственным нормам, сотрудникам МЧС (ФГГС и личный состав) может быть предоставлен отпуск за счет будущего рабочего года по уважительным причинам (брак, рождение ребенка, тяжелое заболевание близкого родственника, смерть родственника и др.).

В рапорте необходимо сослаться на ст. 122 ТК РФ и приложить подтверждающие документы (свидетельство о браке/рождении, мед. справку формы 027/у, свидетельство о смерти). Решение принимает начальник органа (Начальник ГУ). Для личного состава ФПС также действуют нормы ст. 18 ФЗ № 404-ФЗ.

Грамотное и своевременное оформление рапорта на отпуск — залог спокойного отдыха без служебных проблем. Рекомендуется:

1. Заблаговременно (за 1–2 месяца) уточнить у кадровика или командира свои накопленные дни отпуска и даты по графику.
2. Заполнить рапорт четко, по образцу, без исправлений и помарок.
3. Пройти по всем визирующим инстанциям лично, чтобы ускорить процесс.
4. Обязательно ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска под роспись.
5. Перед уходом в отпуск сдать служебное оружие (если предусмотрено должностной инструкцией), ключи, засекреченные документы и имущество по инвентарю.

Данная информация носит справочный характер. Окончательные требования к оформлению документов могут уточняться приказами Начальника ГУ МЧС России по Владимирской области и Инструкцией по делопроизводству ведомства. При подготовке документов рекомендуется проконсультироваться со специалистом Отдела кадрового обеспечения (ОКР) вашего управления.