Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В системе Министерства по чрезвычайным ситуациям России (МЧС России) документооборот строго регламентирован. Один из самых частых документов, с которым сталкиваются сотрудники Федеральной противопожарной службы (ФПС) и федеральные государственные гражданские служащие (ФГСС) — это рапорт на предоставление справки из отдела кадров. Несмотря на кажущуюся простоту, неправильное оформление может привести к отказу в приеме документа или задержке выдачи нужной справки.

В данной статье подробно разобраны: правовые основания, структура документа, виды справок, порядок подачи и актуальные образцы на 2026 год.

Правовая база и нормативные акты

Оформление рапортов и выдача справок в МЧС России регулируется комплексом нормативных правовых актов:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 62 (обязанность работодателя выдавать справки), ч. 4 ст. 84.1, абз. 3 ст. 89 (справки при уволенении, отпуске).
Федеральный закон от № 404-ФЗ «О Федеральной противопожарной службе и статусе сотрудников ФПС»: регламентирует служебные отношения, в т.ч. документооборот.
Приказ МЧС России от № 5 «Об утверждении Порядка учета в системе МЧС России сотрудников ФПС, нуждающихся в жилых помещениях, и предоставления им жилых помещений»: содержит образцы рапортов для жилищных вопросов.
Приказы Главных управлений МЧС по субъектам РФ: устанавливают единые стандарты делопроизводства в регионах (например, ГУ МЧС по Челябинской области, Чувашской Республике, Курганской области, Псковской области, Камчатскому краю).
Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1: разъясняет порядок выдачи справок с места работы (в произвольной форме заявления/рапорта).
Внутренние инструкции и положения о делопроизводстве конкретного подразделения/управления.

Рапорт или Заявление: в чем разница?

В гражданской жизни используется термин «заявление», в военной и спецслужбах (МЧС, МВД, ВС РФ) — «рапорт».

Рапорт, служебный документ, адресованный непосредственному руководителю (начальнику управления, отделения, начальника отдела кадров через командование) от лица подчиненного. Имеет строгую структуру и оформляется на бланке установленного образца (часто с логотипом МЧС/ГУ/Управления).
Заявление, термин более характерный для ФГСС (гражданских служащих) или в случаях, когда речь идет о реализации трудовых прав по ТК РФ (например, справка 2-НДФЛ, справка о заработке для банка).

Практический совет: Если вы сотрудник ФПС (имеете специальное звание) — пишите рапорт. Если вы ФГСС (трудовой договор) — уточните в отделе кадров или у секретаря управления, какой форму принято использовать в вашем структурном подразделении (часто допускается и рапорт, и заявление).

Основные виды справок, запрашиваемых через рапорт

Сотрудники МЧС чаще всего запрашивают следующие виды справок у отдела кадров (ОК) или отдела кадровой и воспитательной работы (ОКВР):

Справка о доходах (форма 2-НДФЛ или ведомственная форма) — для банка, ипотеки, визы, алиментов.
Справка о месте работы и должности (в ведомственной форме МЧС), для получения паспорта, водительских прав, оформления доверенности, в суд.
Справка для предоставления очередного отпуска — согласно п. 3 образца рапорта на отпуск (ознакомление с приказом, получение справки о месте проведения отпуска для проставления отметок).
Справка на медицинское освидетельствование (ВЛЭК) — для прохождения ВВК, аттестации судоводителей на право управления маломерными судами.
Справка для пенсионного обеспечения / ЕСВ (единовременная социальная выплата) — при увольнении на пенсию по выслуге лет или в связи с травмой/заболеванием.
Справка для постановки на учет в нуждающихся в служебном жилье — согласно Приказу МЧС № 5.
Справка о сдаче служебного жилого помещения, при увольнении или переселении.
Справка для получения служебного удостоверения / замены талона на питание / социальных выплат.

Структура и реквизиты рапорта (Образец 2026 года)

Рапорт оформляется на одной стороне листа формата А4 (или на бланке организации). Текст пишется ручкой (синей или черной пастой/гелем) четко, без исправлений и зачисток, либо печатается на компьютере с последующим ручным подписанием.

Схема оформления («Шапка»):

Кому: Начальнику [Наименование органа/подразделения, напр. ГУ МЧС России по г. Москве]
 [Должность, звание, ФИО полностью в дательном падеже]
 [Например: Полковнику внутренней службы Иванову Ивану Ивановичу]

От кого: [Ваша должность, специальное звание/классный чин, ФИО полностью в родительном падеже]
 [Например: старшего лейтенанта внутренней службы Петрова Петра Петровича]
 [Номер телефона для связи]

Центрированный заголовок:

РАПОРТ

Текстовая часть (Суть просьбы):

Начинается с фразы: «Прошу предоставить справку…» с указанием:

Наименования справки (точное: «справка о доходах за 2025 год в форме 2-НДФЛ», «справка с места работы в ведомственной форме», «справка для ВВК» и т.д.).
Цели получения (для чего нужна: «для предоставления в банк «Сбербанк» при оформлении ипотечного кредита», «для прохождения ВВК в 112-й ВГ МЧС России», «для оформления пенсии по выслуге лет»).
Куда именно направить справку (выдать на руки, отправить по почте, направить в конкретный орган — ПФР, банк, суд).
Сроки, если они критичны (например, «в срок до г.»).

Завершающая часть:

Приложение: [Если нужно: копия служебного удостоверения, копия паспорта, бланк справки банка и т.д., перечислить].

Конкретные образцы текста для частых ситуаций

Образец 1: Справка 2-НДФЛ / о доходах (для банка)

 Кому: Начальнику ГУ МЧС России по Московской области
 Полковнику внутренней службы Смирнову Сергею Сергеевичу
 От кого: лейтенанта внутренней службы Козлова Андрея Викторовича
 тел. +7 (9XX) XXX-XX-XX  РАПОРТ
Прошу предоставить справку о доходах за 2024 и 2025 годы в форме 2-НДФЛ (или в ведомственной форме МЧС России) для предоставления в ПАО Сбербанк при оформлении ипотечного кредита. Справку прошу выдать на руки.
Приложение: копия служебного удостоверения (1 л.).
«28» сентября 2026 г. Подпись _____________ /Козлов А.В./ 

Образец 2: Справка для ВВК / медицинского освидетельствования

 Кому: Начальнику 5-го ПСО ГПС ГУ МЧС России по Камчатскому краю
 Майору внутренней службы Волкову Дмитрию Павловичу
 От кого: сержанта внутренней службы Орлова Алексея Сергеевича
 водителя АРП-40(130) 52-й ПСЧ 5-го ПСО  РАПОРТ
Прошу предоставить справку для прохождения медицинского освидетельствования (ВВК) в 112-й Военной больнице МЧС России по г. Петропавловск-Камчатский в связи с аттестацией на право управления маломерными судами. Справку прошу выдать на руки.
«15» октября 2026 г. Подпись _____________ /Орлов А.С./ 

Образец 3: Справка при увольнении на пенсию / ЕСВ / сдача жилья

 Кому: Начальнику Управления МЧС России по Курганской области
 Полковнику внутренней службы Соколову Игорю Николаевичу
 От кого: старшего лейтенанта внутренней службы (в запасе) Новикова Сергея Петровича
 (увольняется по выслуге лет приказом № 123 от )  РАПОРТ
Прошу предоставить следующие справки для оформления пенсионного обеспечения и единовременной социальной выплаты:
 Справка о выслуге лет и должностных окладах за последние 12 месяцев (для ПФР).
 Справка о составе семьи (для ЕСВ).
 Справка о сдаче служебного жилого помещения (кв. № 15, ул. ###, д. 10, г. Курган).
 Прошу направить справки в Отдел кадров для дальнейшего направления в территориальный орган Пенсионного фонда РФ.
Приложение: копия приказа об увольнении, копия служебного удостоверения.
«01» ноября 2026 г. Подпись _____________ /Новиков С.П./ 

Образец 4: Справка для постановки на учет в нуждающихся в служебном жилье

 Кому: Начальнику ГУ МЧС России по Чувашской Республике
 Полковнику внутренней службы Егорову Алексею Владимировичу
 От кого: капитана внутренней службы Морозова Дмитрия Игорева
 коменданта караула 12-й ПСЧ 1-го ПСО г. Чебоксары  РАПОРТ
Прошу предоставить справку о составе семьи и справку о доходах за 2025 год для представления пакета документов на постановку на учет в нуждающихся в предоставлении служебного жилого помещения в соответствии с Приказом МЧС России от № 5.
«10» ноября 2026 г. Подпись _____________ /Морозов Д.И./ 

Порядок подачи и рассмотрения рапорта

Подготовка: Распечатать/написать рапорт в 2 экземплярах (один уходит в дело, второй с отметкой о принятии остается у вас).
Маршрут подачи:
- Через непосредственного командира (начальника смены/партии/отряда/пожарной части) — он ставит визу (подпись, дата, должность).
- В канцелярию/секретарь управления/ГУ для регистрации (присвоения входящего номера).
- На стол руководителя (Начальника управления/ГУ) для резолюции (например: «Начальнику отдела кадров до 3 дней. Контроль за исполнением — Зам. начальника управления»).
- В Отдел кадров (ОК) / Отдел кадровой и воспитательной работы (ОКВР) на исполнение.
Сроки исполнения: По общему правилу (ст. 62 ТК РФ) — не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации входящего документа. Военная служба регламентируется внутренними приказами (часто 1-3 дня).
Получение: Справку выдают лично под роспись в журнале учета выдачи справок или вторым экземпляром рапорта. По доверенности, представителю.

Частые ошибки и нюансы оформления

Неполные реквизиты адресата: Обязательно указывайте должность, звание, ФИО полностью. «Начальнику отдела кадров» без ФИО — грубое нарушение стандарта.
Неуказание цели: Фраза «Прошу дать справку» без указания «какой именно» и «для чего» вернет рапорт на доработку.
Использование старых бланков: Проверяйте актуальность наименования органа (например, «ГУ МЧС России по…», а не «УГПС» или старые названия).
Отсутствие визы командира: Рапорт, не пройший через цепочку подчиненности (командир смены/части), может не быть принят к регистрации.
Запрос справки, которой не существует: Уточняйте в ОК точное название формы (ведомственная, 2-НДФЛ, для ПФР, для банка, их бланк).
Справка на отпуск: Напоминаем, что перед убытием в отпуск сотрудник обязан ознакомиться под роспись в ОКВР с приказом об отпуске и получить справку о месте проведения отпуска (если требуется проставление отметок), как указано в типовых инструкциях МЧС.

Особенности для разных категорий лиц

Категория	Форма документа	Куда подать	Особенности
Сотрудники ФПС (спец. звания)	Рапорт	Через командира части/управления -> Канцелярия -> ОК/ОКВР	Строгое соблюдение субординации. Виза командира обязательна.
ФГСС (гражданские служащие / труд. договор)	Заявление или Рапорт (по уставу органа)	Напрямую в ОК или через секретаря/начальника отдела	Можно сослаться на ст. 62 ТК РФ. Срок выдачи — 3 рабочих дня.
Уволенные (пенсионеры, в запасе)	Заявление (в свободной форме)	Лично в ОК прошлого места службы или по почте/МФЦ/Госуслуги	Приложить копию приказа об увольнении, удостоверения, паспорта. Срок — 3 дня.

Электронный документооборот (ЭДО) и Госуслуги

На 2026 год во многих управлениях МЧС внедрены системы электронного документооборота (СЭД, «Деловидо», ведомственные порталы).

Проверьте у секретаря или в ОК, можно ли подать рапорт электронно (через СЭД с ЭЦП). Это значительно ускоряет процесс (исключается этап бумажной регистрации).
Часть справок (2-НДФЛ, о заработке, о стаже) можно получить через Госуслуги (ЕСИА) или личный кабинет налогоплательщика (ФНС), не обращаясь в отдел кадров. Уточните этот момент — это сэкономит время.

Грамотно составленный рапорт на предоставление справки — залог быстрого получения нужного документа без лишних ходок по инстанциям. Главные правила: точность реквизитов адресата и автора, четкое наименование требуемой справки, указание цели получения и прохождение служебной иерархии (виза командира).

Всегда имейте при себе второй экземпляр рапорта с отметкой о регистрации (входящий номер, дата, подпись регистратора) — это ваша гарантия контроля сроков исполнения. При возникновении сложностей обращайтесь к старшему инспектору отдела кадров или к заместителю начальника управления по кадровой работе.

Данная статья носит информационный характер. Окончательные требования к оформлению рапортов уточняйте в Положении о делопроизводстве вашего структурного подразделения или у инспектора отдела кадров (ОКВР). Нормативная база может изменяться, следите за актуальными приказами МЧС России и ГУ МЧС по субъектам РФ.