Оформление увольнения — одна из самых ответственных кадровых процедур. Ошибки в трудовой книжке могут привести к трудовым спорам, штрафам для работодателя и проблемам у сотрудника при оформлении пенсии или нового места работы. В статье подробно разбираем актуальные правила заполнения, типичные основания и готовые образцы записей на 2026 год.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Главный документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек,, это Постановление Правительства РФ от № 645 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек» и Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) (в частности, ст. 66, 77, 84.1, 278).

Важное напоминание: С 2020 года ведется параллельный учет — бумажный (по желанию работника) и электронный (ЕТК). При увольнении работодатель обязан сформировать и направить в Социальный фонд России (СФР) сведение СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ). В бумажную трудовую книжку запись вносится только если работник не отказался от неё в пользу электронной.

Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе» (графа 3)

1. Порядковый номер — продолжает сквозную нумерацию записей о работе.
2. Дата увольнения — указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это день прекращения трудовых отношений (последний рабочий день).
3. Текст записи, формулировка строго соответствует статье ТК РФ, по которой производится увольнение (п. 17 Инструкции № 645). Нельзя писать «уволен по статье 77», нужно указывать конкретный пункт части первой статьи 77 ТК РФ или иную статью.
4. Основание (графа 4) — реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении: номер, дата, наименование документа (например: «Приказ № 125-од от »).

Образцы записей по самым частым основаниям (ст. 77 ТК РФ)

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Самый частый случай. Работник пишет заявление за 2 недели (или иной срок по соглашению/закону).

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Договариваются о дате увольнения и условиях (выплаты, сроки). Заявление не требуется, подписывается соглашение.

Увольнение по инициативе работодателя (ликвидация, сокращение, несоответствие и др.)

Формулировка зависит от конкретного пункта статьи 81 ТК РФ (который ссылается на п. 2, 5-8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Пример: Ликвидация организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ → п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Пример: Сокращение штата/численности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Пример: Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, ст. 79 ТК РФ)

Для срочных договоров. Важно: если ни одна из сторон не потребовала прекращения, договор считается заключенным на неопределенный срок.

Особые случаи увольнения: специфические формулировки

Увольнение руководителя организации (ст. 278 ТК РФ)

Для генеральных директоров и руководителей филиалов применяются основания ст. 278 ТК РФ (решение собственника/учредителя, истечение срока договора, неудовлетворительные результаты работы). На ст. 77 ТК РФ ссылаться нельзя.

Увольнение по переходу на новое место работы (перевод к другому работодателю)

Это не отдельное основание, а следствие соглашения сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или согласия работодателя на увольнение до отработки срока. Запись делается по общему правилу: «Уволен по соглашению сторон…» или «Уволен по собственному желанию…» с указанием даты, совпадающей с днем начала работы на новом месте (если так согласовано).

Увольнение совместителя

Запись вносит работодатель по основному месту работы только по требованию работника на основании копии приказа об увольнении со второстепенного места (п. 27 Инструкции № 645).

Процедура вручения и подписи

• Срок вручения: В день увольнения (последний рабочий день) — п. 2 ст. 84.1 ТК РФ.
• Подпись работника: В трудовой книжке (на развороте или на вкладыше) работник ставит подпись за получением. В журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) также нужна подпись.
• Если работник не явился: Направляется заказным письмом с уведомлением. В журнале делается отметка «Направлена по почте», в самой книжке подписи работника нет.

Электронная трудовая книжка (ЕТК) и СЗВ-ТД

Для работников, отказавшихся от бумажной книжки (или принятых после 2020 года, не выбравших бумажный вариант), запись в бланк не вносится.

Работодатель формирует СЗВ-ТД с кодом основания увольнения (справочник СФР) и отправляет его через оператора ЭДО в СФР. Сотрудник может получить выписку из ЕТК через Госуслуги или лично в СФР.

Исправление ошибок в записи об увольнении

Если обнаружена ошибка (опечатка в дате, неверный пункт статьи):

1. Нельзя зачеркивать, стирать, использовать корректор.
2. Вносится новая запись со следующим порядковым номером: «Запись № N недействительна».
3. Сразу ниже делается правильная запись с ссылкой на тот же приказ.
4. В графе 4 правильной записи указывается: «Приказ № … от …; запись № N признана недействительной».
5. Обязательно отправляется корректирующее СЗВ-ТД в СФР.

Чек-лист для кадрового специалиста перед вручением ТК

• [ ] Дата увольнения в приказе и в ТК совпадают (последний фактический рабочий день).
• [ ] Формулировка основания — дословно из ТК РФ (статья, часть, пункт).
• [ ] Номер и дата приказа в графе 4 верны.
• [ ] Подпись ответственного лица (директора/уполномоченного) и печать (если есть) поставлены.
• [ ] СЗВ-ТД сдан в СФР в срок (не позднее следующего рабочего дня).
• [ ] Работник ознакомлен с записью под роспись (в журнале Т-3 и в ТК).
• [ ] Выдано справка 182н (для расчета пособий по безработице) и расчетная ведомость/платёжка.

Грамотное оформление записи об увольнении — залог отсутствия проверок со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и судебных исков. В 2026 году ключевыми моментами остаются: точное цитирование Трудового кодекса, своевременная сдача СЗВ-ТД и соблюдение процедуры вручения бумажной книжки (если она ведется). Используйте приведенные образцы как шаблоны, но всегда сверяйтесь с актуальным текстом ТК РФ и приказом об увольнении конкретного сотрудника.