Смерть сотрудника — это тяжелая ситуация‚ требующая от работодателя не только моральной поддержки семьи‚ но и строгого соблюдения трудового и страхового законодательства. В 2026 году процедуры оформления и выплат претерпели изменения‚ связанные с переходом к электронному документообороту и деятельностью Социального фонда России (СФР). В данной статье подробно разбираются действия HR-специалиста и бухгалтера‚ виды обязательных и добровольных выплат‚ а также налоговое обложение.
Немедленные действия работодателя (первые сутки)
Независимо от причины смерти (на производстве‚ на больничном‚ во внерабочее время)‚ алгоритм действий в первый день выглядит следующим образом:
- Уведомление правоохранительных органов и СФР. Если смерть наступила на рабочем месте или по причине производственной травмы‚ необходимо немедленно вызвать полицию/скорую помощь и уведомить прокуратуру и Государственную инспекцию труда (в течение суток). В случае гибели на производстве — провести расследование несчастного случая (ст. 227 ТК РФ).
- Фиксация факта в табеле учета рабочего времени. День смерти отмечается кодом «НВ» (неявка по невыясненным причинам) или «Б» (больничный)‚ если сотрудник был на ЛН. После получения справки о смерти корректировка производится не требуется‚ табель закрывается на дату смерти.
- Обращение к родственникам. HR-специалист должен тактично связаться с близкими‚ выразить соболезнования и проинформировать о необходимых документах и порядке получения выплат.
Оформление ухода из штата (увольнение)
Основанием для прекращения трудового договора является пункт «г» ч. 1 ст. 83 ТК РФ — «в связи со смертью работника».
- Дата увольнения: День смерти сотрудника (даже если он был в отпуске‚ на больничном или в командировке).
- Приказ: Издается на основании справки о смерти (формы № 11 / ЗАГС) или нотариального свидетельства о праве на наследство. В приказе указывается: «Уволить в связи со смертью с [дата смерти] на основании пункта «г» ч. 1 ст. 83 ТК РФ».
- Трудовая книжка / СТД-Р:
- Если у умершего была бумажная ТК — запись вносится с датой смерти‚ ТК вручается доверенному лицу или отправляется почтой с уведомлением (по требованию наследников).
- При ведении электронной трудовой книжки (СТД-Р) работодатель направляет сведения в СФР в порядке‚ установленном для прекращения трудового договора (СВД-Т)‚ указав код основания «34» (смерть).
- Справка 2-НДФЛ: Выдается за текущий и прошлые годы (по запросу наследников/СФР).
Обязательные выплаты‚ производимые работодателем
Согласно ст. 141 ТК РФ‚ выплаты производятся членам семьи умершего или лицам‚ находившимся на его иждивении‚ а также лицам‚ взявшим на себя обязанности по погребению; Для получения денег не требуется оформление наследства по закону или по завещанию — достаточно заявления и документов‚ подтверждающих факт смерти и затраты на похороны (для пособия на погребение).
Заработная плата и компенсации (ч. 1 ст. 127‚ ст. 141 ТК РФ)
Работодатель обязан выплатить все суммы‚ причитавшиеся сотруднику к дню смерти:
- Заработную плату за отработанное время (оклад‚ тарифную ставку‚ премиалы‚ надбавки‚ зарплатные выплаты).
- Компенсацию за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (за текущий и прошлые годы). Расчет: средний дневной заработок × количество неотгулянных дней.
- Суммы пособий по временной нетрудоспособности (больничного)‚ которые были начислены‚ но не выплачены ко дню смерти (если сотрудник был на ЛН).
- Иные выплаты по трудовому договору/коллективному договору (например‚ выплаты по итогам года‚ если они закреплены локальными актами как гарантированные).
Пособие на погребение (страховое‚ за счет СФР)
С 2023 года выплата пособия на погребение полностью перешла к СФР. Работодатель не выплачивает его из кассы/расчетного счета‚ но обязан:
- Выдать родственникам справку о заработке (форма ЕДВ-1 / сведения о доходах за 2 предшествующих года) для расчета пособия‚ если СФР запросит их электронно и данные отсутствуют.
- Информировать родственников: заявление подается в СФР (через Госуслуги‚ МФЦ или лично) в течение 6 месяцев со дня смерти. Пособие фиксированное (в 2026 году базовая сумма индексируется ежегодно 1 февраля)‚ чеков на похороны предоставлять не нужно.
Пособие по временной нетрудоспособности (если смерть на больничном)
- Врач закрывает электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) днем смерти.
- В поле «Приступить к работе» ставится пустое значение‚ в поле «Иное», код 34 (смерть)‚ указывается дата смерти.
- СФР начисляет и выплачивает пособие родственникам на основании ЭЛН и заявления. Работодатель передает в СФР сведения о заработке (ЕДВ/Сведения о доходах) для расчета среднего заработка.
Специфика выплат при гибели на производстве (несчастный случай)
Если расследование установило‚ что смерть произошла по вине работодателя (нарушение охраны труда‚ отсутствие инструктажей‚ неисправное оборудование)‚ последствия серьезны:
- Обязательные страховые выплаты СФР (ФЗ-125): Единовременная выплата при гибели (страховое обеспечение от несчастных случаев)‚ ежемесячные выплаты иждивенцам‚ покрытие расходов на погребение (в пределах установленных лимитов)‚ выплаты на уход за детьми иждивенцев.
- Выплаты за счет работодателя (ст. 141 ТК РФ‚ ст. 15 Закона о обязательном соцстраховании): Работодатель выплачивает иждивенцам разницу между страховыми выплатами СФР и среднемесячным заработком умершего (в течение года со дня гибели‚ а в некоторых случаях дольше).
- Моральный вред: Возможен через суд (ст. 1064‚ 1100 ГК РФ).
- Административная/уголовная ответственность: Для виновных должностных лиц (ст. 5.27.1 КоАП РФ‚ ст. 143 УК РФ).
Материальная помощь от работодателя (добровольная)
Работодатель имеет право (но не обязан‚ если иное не прописано в Коллективном договоре/Локальном акте) выплатить материальную помощь родственникам.
- Размер определяется работодателем самостоятельно (фиксированная сумма‚ оклады‚ % от зарплаты).
- Оформляется приказом о выплате материальной помощи.
- Основание для получения: заявление лица‚ организовавшего похороны (не обязательно родственника)‚ справка о смерти (ф. 11).
Налогообложение и страховые взносы (НДФЛ‚ Взносы)
Порядок обложения зависит от вида выплаты (Письмо ФНС‚ ст. 217‚ 228 НК РФ‚ ФЗ-212):
| Вид выплаты | НДФЛ (13% / 30% нерезидент) | Страховые взносы (к СФР) |
|---|---|---|
| Зарплата‚ компенсация отпуска‚ невыплаченный больничный (начисленные за жизнь) | Облагаются (доход умершего). Удерживает налоговый агент (работодатель) при фактической выплате наследнику. | Не облагаются (выплаты после смерти не подлежат взносам‚ п. 1 ст. 20.1 ФЗ-212‚ судебная практика). |
| Пособие по ЛН (начисленное СФР после смерти) | Не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ — пособия по нетрудоспособности). | Не облагается (выплачивает СФР). |
| Пособие на погребение (СФР) | Не облагается (п. 17 ст. 217 НК РФ). | Не облагается. |
| Страховые выплаты СФР по несчастному случаю (иждивенцам) | Не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ). | Не облагаются. |
| Доплаты работодателя иждивенцам по ст. 141 ТК РФ (разница до зарплаты) | Облагаются (признаны доходом иждивенца). | Облагаются (считаются выплатами в пользу физлица по гражданско-правовым обязательствам‚ п. 1 ст. 20.1 ФЗ-212 — взносы платит работодатель). |
| Материальная помощь работодателя (на погребение) | Не облагается в пределах 4 000 руб. на одного получателя в налоговом периоде (п. 10 ст. 217 НК РФ). Сверх 4 000 — облагается. | Не облагаются в пределах 4 000 руб. (п. 11 ч. 1 ст. 422 Налогового кодекса / п. 14 Постановления Госстраха № 1122). Сверх лимита — облагаются. |
Порядок выдачи денег наследнику / доверенному лицу
Работодатель выплачивает деньги только на основании:
- Заявления в свободной форме от лица‚ претендующего на выплату (указывает ФИО‚ паспортные данные‚ реквизиты банковской карты‚ основание — родство/погребение).
- Документов‚ подтверждающих личность и факт смерти:
- Паспорт получателя.
- Справка о смерти (форма № 11‚ выдается ЗАГС) или Свидетельство о смерти.
- Документы‚ подтверждающие родство/иждивение (свидетельство о браке/рождении‚ судебное решение об иждивении) — для получения зарплаты/компенсации по ст. 141 ТК РФ.
- Квитанция/чек на оплату ритуальных услуг — только если получатель не родственник‚ а лицо‚ взявшее на себя обязанности по погребению (для получения зарплаты по ст. 141 ТК РФ). Для пособия на погребение из СФР чек не нужен.
Сроки выплаты: В день обращения с документами (или в ближайший день выплаты зарплаты по графику организации)‚ но не позднее следующего дня после предъявления документов (ст. 141 ТК РФ‚ ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Задержка влечет выплату компенсации за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
Действия бухгалтера: проводки и отчетность
- Дт 70 / Кт 50/51, выплата зарплаты‚ компенсации‚ невыплаченного больничного наследнику.
- Дт 70 / Кт 91-2 (или 94/99) — списание неотчитанного подотчета (аванса на командировку) на убытки (НДФЛ не удерживается‚ взносы не начисляются).
- Дт 76 / Кт 51 — выплата материальной помощи (если предусмотрена ЛНА).
- Дт 69 / Кт 51 — перечисление НДФЛ с доходов умершего (зарплата‚ компенсация) и с части материальной помощи свыше 4000 руб. / доплат по ст. 141 ТК РФ.
- Дт 69 / Кт 51 — перечисление страховых взносов с доплат по ст. 141 ТК РФ и части материальной помощи свыше лимита (если есть).
- Отчетность: Отразить доходы умершего в 6-НДФЛ за квартал выплаты (признак дохода «2000» — доходы налогоплательщика‚ получившего доход в виде наследства/по ст. 141 ТК РФ? Нет‚ код дохода для умершего — стандартный‚ но в 2-НДФЛ за год смерти указывается в строке 030/040 с кодом вычета 507/508 если применимо‚ но чаще всего просто как доход физлица). В СЗВ-ТД/СВД-Т указать дату прекращения и код 34. В ЕДВ/Сведениях о доходах, доходы за год смерти для расчета пособий СФР.
Чек-лист HR и Бухгалтера (Резюме)
- [ ] Получить справку о смерти (оригинал/нотариальная копия).
- [ ] Издать приказ об увольнении по п. «г» ч. 1 ст. 83 ТК РФ (дата = дата смерти).
- [ ] Рассчитать зарплату за отработанное время + компенсацию за отпуск.
- [ ] Проверить наличие невыплаченного больничного (ЭЛН закрыт с кодом 34) -> передать данные в СФР.
- [ ] Оформить выплату наследнику/доверенному лицу (заявление + паспорт + док. о родстве/погребении).
- [ ] Удержать НДФЛ с зарплаты/компенсации. Не удерживать взносы с зарплаты/компенсации.
- [ ] Выдать ТК / СТД-Р (СВД-Т с кодом 34)‚ 2-НДФЛ‚ справку о заработке (для СФР).
- [ ] При необходимости: выплатить материальную помощь (приказ + заявление)‚ учесть лимиты НДФЛ/Взносы (4000 руб.).
- [ ] Если несчастный случай на производстве: расследование‚ отчет в ГИТ/Прокуратуру‚ расчет доплат по ст. 141 ТК РФ (НДФЛ + Взносы).
- [ ] Закрыть табель‚ снять с учета в СФР (СЗВ-СТАЖ).
Главное правило 2026 года: разделение зон ответственности. Работодатель отвечает за «трудовые» выплаты (зарплата‚ компенсация отпуска‚ доплаты по ст. 141 ТК РФ при гибели на производстве) и предоставление документов. СФР отвечает за социальные пособия (погребение‚ больничный после смерти‚ страхование от НС). Своевременное и корректное оформление документов (ЭЛН с кодом 34‚ СВД-Т‚ ЕДВ) минимизирует риски проверок и конфликтов с родственниками‚ а также позволяет семье оперативно получить положенные государством и работодателем средства.
Статья подготовлена на основе ТК РФ‚ НК РФ‚ ФЗ-212‚ ФЗ-125‚ актуальных разъяснений ФНС и СФР на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. В сложных случаях (споры между наследниками‚ гибель на производстве) рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом.