Работа в отделе кадров (HR-отделе) требует не только знания трудового законодательства, но и умения выстраивать безупречное делопроизводство. Ошибки в документах могут привести к штрафам при проверках, трудовым спорам и репутационным рискам для организации. Данное пособие структурирует ключевые аспекты деятельности кадровика: от нормативной базы до пошаговых алгоритмов основных HR-процессов.

Нормативно-правовая база: на чем держится система

Деятельность отдела кадров строго регламентируется. Главным документом является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), определяющий права и обязанности сторон, порядок приема, перевода, увольнения и хранения документов.

Ключевые нормативные акты:

• ТК РФ (ст. 62, 65, 66, 84.1, 222 и др.) — основы кадрового учета.
• ФЗ-229 «Об обязательном пенсионном страховании» — правила формирования сведений о стаже и заработке (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).
• ФЗ-129 «Об учетной политике» — требования к хранению документов.
• Приказ Минтруда РФ от № 761н — утвержденные единые формы первичного учета (Т-1, Т-2, Т-12, Т-13 и др.). Важно: использование единых форм обязательно для бюджетных организаций, коммерческие могут утвердить свои формы в учетной политике.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» (утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст) — основной стандарт по оформлению документов, регистрации, составлению номенклатуры дел и срокам хранения. Все работники ОК обязаны руководствоваться этим стандартом.
• Приказ Росархива от № 236 — типовая номенклатура дел управления и сроки хранения документов (актуальна для архивирования).

Организация кадрового делопроизводства: с чего начать

Если вы приходите в организацию, где учет не велся или велся с нарушениями, действуйте по алгоритму:

1. Аудит текущего состояния: проверьте наличие приказов о приеме/увольнении, личных дел (формы Т-2), трудовых книжек (или СТД-Р), журналов учета приказов, трудовых книжек, СТД-Р.
2. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА): утвердите Положение об отделе кадров, Должностные инструкции кадровиков, Номенклатуру дел, График сроков хранения, Положение о защите персональных данных.
3. Настройка нумерации и регистрации: заведите журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, приказов (по видам: по основной деятельности, по кадрам), заявлений.
4. Формирование личных дел: для каждого сотрудника создайте личное дело (обложка по форме Т-2 или свой образец), сшейте документы хронологически.
5. Восстановление утерянных документов: при отсутствии приказов, восстановите их через комиссию и заявления заинтересованных лиц (с указанием «восстановлен» и даты фактического события).

Основные HR-процессы: пошаговые инструкции

Прием на работу (Ст. 65 ТК РФ)

Этапы:

• Получение заявления от кандидата (с указанием структурного подразделения, должности, даты вступления в обязанности).
• Проверка документов: паспорт, СНИЛС, военский учет (для воинской обязанности), документы об образовании/квалификации (если требуется профстандартом), медкнижка/справка (по списку перечней), трудовая книжка / СТД-Р (для основного места работы).
• Ознакомление под роспись с ЛНА: внутренний трудовой распорядок, описание должности, политику ПДн, инструкции по Охране труда.
• Издание приказа о приеме (ф. Т-1 или Т-1а) на основании ТД. Ознакомление сотрудника под роспись в течение 3 дней.
• Заполнение личного дела (ф. Т-2), личной карточки (ф. Т-2), внесение записи в СТД-Р (если первый раз) или получение трудовой книжки на хранение.
• Сдача СЗВ-ТД в Пенсионный фонд (СФР) в течение рабочего дня, следующего за днем заключения ТД.

Внутреннее перемещение (Перевод, Перевод на другую работу)

• Перевод (ст. 72.1 ТК РФ): изменение должности, структурного подразделения (если указано в ТД), места работы за работодателем. Требует доп. соглашения к ТД и приказа (ф. Т-5).
• Перевод на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ): временное/постоянное изменение трудовой функции без изменения ТД (по соглашению сторон или в исключительных случаях без него). Оформляется приказом (ф. Т-5).
• Обязательно: ознакомление под роспись, внесение изменений в личное дело, СТД-Р (при постоянном переводе), СЗВ-ТД (при изменении должности/подразделения).

Увольнение (Глава 13 ТК РФ)

Самый рискованный процесс. Алгоритм зависит от основания (п. 3, 4, 5, 6 ст. 77 ТК РФ и др.):

1. Инициирование: заявление сотрудника, служебная записка руководителя, акт прогула, приговор суда и т.д.
2. Сбор доказательной базы (для увольнения по вине: акты, объяснения, протоколы).
3. Издание приказа об увольнении (ф. Т-8, Т-8а) с указанием точного основания (статьи ТК РФ).
4. Ознакомление сотрудника с приказом под роспись в день издания (если отсутствует — акт о неознакомлении).
5. Расчет заработной платы и компенсаций (не позднее дня увольнения — ст. 140 ТК РФ).
6. Выдача трудовой книжки / СТД-Р / СЗВ-ТД / справки 182н / копий приказов — в день увольнения.
7. Сдача СЗВ-ТД в СФР (в день увольнения или след. рабочий день).
8. Архивирование личного дела (перевод в архив организации по истечении срока хранения в ОК).

Ведение кадровых документов: стандарты ГОСТ Р 7.0.8-2013

Качество делопроизводства определяется соблюдением стандарта:

• Реквизиты документа: обязательные (наименование организации, дата, номер, заголовок, текст, подпись) и условные (виза, отметка об исполнителе, штамп).
• Регистрация: все приказы, распоряжения, входящие/исходящие письма подлежат регистрации в журналах с присвоением порядкового номера, начинающегося с единицы в начале года.
• Сборка и оформление дел: документы сшиваются в обложки дел. Порядок: хронологический (ранние — в начале). Нумерация листов сквозная арабскими цифрами.
• Номенклатура дел: утверждается ежегодно до 1 февраля. Состоит из рубрик (например: 1. Общие вопросы, 2. Набор и перемещение кадров, 3. Учет рабочего времени, 4. Оплата труда, 5. Обучение, 6. Соцстрахование). Каждому делу присваивается индекс.
• Сроки хранения: устанавливаются Графиком сроков хранения (утв. руководителем по представлению архивиста/кадровика). Личные дела, 75 лет (до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.). Приказы по кадрам — 50/75 лет. Журналы учета приказов — 50/75 лет.

Электронный документооборот и автоматизация (2024–2026 гг.)

Переход на безбумажные технологии стал стандартом. Основные направления:

Электронные трудовые книжки (ЭТК / СТД-Р)

С 2020 года ведение бумажных ТК прекращено для новичков. Кадровик работает через СФР (личный кабинет работодателя или интеграция с 1С/КОМПАС/СБИС/Контур). Ключевые действия: подача СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, корректировка ошибок через СЗВ-КОРР.

Электронный документооборот (ЭДО) по кадрам

• СЭД (Системы электронного документооборота): 1С:Документооборот, Диадок, СБИС, Контур.Экстерн, МойОфис. Позволяют согласовывать приказы, заявления, ТД по ЭЦП (квалифицированной электронной подписи).
• ЭЦП для сотрудников: для подписания локальных актов, приказов, заявлений удаленно (актуально для дистанционников). Требуется удостоверяющий центр (УЦ) и выдача токенов/облачных подписей.
• Хранение: электронные оригиналы хранятся в СЭД с обеспечением целостности (хэш-суммы, штампы времени). Бумажные копии для архива могут не создаваться, если настроено правомерное электронное архивирование.

Отчетность в СФР и ФНС

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение, изменение ФИО). Срок: след. рабочий день.
• СЗВ-СТАЖ, ежегодно до 1 марта за прошлый год (стаж и заработок).
• СЗВ-ПЕРСОНАЛ, уточнение данных физлица (ФИО, паспорт, СНИЛС).
• 6-НДФЛ, ЕФС-1 — взаимодействие с бухгалтерией (кадровик предоставляет первичку: приказы, табели, заявления на вычеты).

Работа с персональными данными (ФЗ-152)

Отдел кадров — главный оператор ПДн в организации.

• Утвердите Политику по обработке ПДн (опубликуйте на сайте/стаенде).
• Оформите Согласия на обработку ПДн от сотрудников (широкие: для кадрового учета, зарплаты, медосмотров, доступа к СКУД/почте; специальные, для биометрии, спец. категорий).
• Проводите Оценку уязвимостей и анализ угроз ИСПДн (есть критерий значительного вреда).
• Обеспечьте режим конфиденциальности: доступ к базам/архивам только по должностным инструкциям, шифрование ноутбуков, защита от утечки (DLP-системы).
• Уведомите Роскомнадзор об обработке ПДн (если не относится к исключениям ст. 22 ФЗ-152).

Типичные ошибки и как их избежать

Профессиональное развитие кадровика

Законодательство меняется динамично (цифровизация, удаленка, новые формы отчетности). Рекомендуемые направления обучения:

• Курсы по 1С:ЗУП 8.3 / 1С:Кадровое управление 8 (базовый навык для автоматизации).
• Специализированные курсы по кадровому делопроизводству (оформление приказов, личных дел, работа с архивом по ГОСТ).
• Обучение защите персональных данных (сертификация ФСТЭК/ФСБ при необходимости, знание 152-ФЗ).
• Вебинары по трудовому праву (судебная практика, Пленумы ВС РФ, нововведения ТК РФ).
• Навыки работы в СЭД и личных кабинетах госорганов (СФР, ФНС, Госуслуги.Организация, ЕФС).

Чек-лист «Здоровье отдела кадров» (еженедельный/ежемесячный)

1. [ ] Все приказы за период подписаны, зарегистрированы, ознакомлены сотрудниками.
2. [ ] СЗВ-ТД сданы по всем событиям (прием, увольнение, перевод, смена ФИО) в срок.
3. [ ] Личные дела новых сотрудников сформированы, старые — актуализированы.
4. [ ] Журналы учета (приказов, ТК/СТД-Р, входящей/исходящей почты) заполнены без пробелов.
5. [ ] Согласия на обработку ПДн есть у всех сотрудников (в т.ч. уволенных, в личных делах).
6. [ ] Табели учета рабочего времени (Т-12/Т-13) подписаны ответственными лицами и переданы в бухгалтерию.
7. [ ] Проверена актуальность стендов потребительского угола / информационных уголков (трудовое право, Охрана труда, Гражданская оборона).
8. [ ] Контроль сроков хранения: дела для архива отобраны, опись составлена, акт отбора подписан.

Компетентный кадровик — это не просто «человек с печатями», а гарант правовой безопасности бизнеса. Системный подход: знание ТК РФ и ГОСТов, грамотная настройка процессов в 1С/СЭД, дисциплина в сроках сдачи отчетности в СФР и работа с персональными данными — позволяет минимизировать риски штрафов и судебных исков. Регулярный аудит собственной работы по чек-листам и постоянное обучение — залог успешной карьеры HR-специалиста в современных реалиях.

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию с трудового юриста или аудитора кадрового учета при решении сложных спорных ситуаций. Нормативная база актуальна на 2026 год.