Начисление заработной платы — это ключевой процесс в кадровом и бухгалтерском учете любого организации. Он регламентируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), Налоговым кодексом РФ (НК РФ) и подзаконными актами. С 1 сентября 2025 года и в 2026 году вступили в силу существенные изменения, касающиеся расчета средней заработной платы, прогрессивной шкалы НДФЛ, МРОТ и ночных выплат. Ниже представлен подробный разбор порядка начислений с актуальными примерами.

Общий алгоритм начисления заработной платы

Процесс можно разделить на 5 основных этапов:

1. Определение системы оплаты труда (сдельная, времяпременная, смешанная) согласно трудовому договору и Положению об оплате труда.
2. Расчет заработной платы «на руки» (brutto), начисление основного оклада, тарифных ставок, надбавок, премий, доплат за вредность/ночь/сверхурочные.
3. Расчет удержаний — в первую очередь, НДФЛ (с 2025 года по прогрессивной шкале) и алименты/исполнительные листы (при наличии).
4. Расчет страховых взносов (платежи работодателя в Соцфонд: пенсионные, медицинские, социальные, НСЗЛ) — они не удерживаются из зарплаты, а начисляются сверху.
5. Выплата «на руки» (netto) и передача отчетности в Соцфонд (ЕФС-1) и ФНС (6-НДФЛ).

Состав заработной платы (Брутто)

Согласно ст. 129 ТК РФ, заработная плата состоит из:

• Тарифной ставки (оклада) — фиксированная часть за выполнение нормы работы.
• Надбавок и доплат компенсационного характера (за вредные/опасные условия, ночную работу, сверхурочные, выходные/праздничные дни, региональные коэффициенты).
• Надбавок и доплат стимулирующего характера (за интенсивность труда, сложность, стаж, ученые степени, коммерческая тайна).
• Премий и иных поощрительных выплат (ежемесячные, квартальные, годовые, разовые).

Важное правило: МРОТ и заработная плата

С 1 января 2026 года МРОТ установлен в размере 22 440 руб. (ФЗ от № 340-ФЗ).

Правило: Заработная плата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего нормы работы, не может быть ниже МРОТ (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). При расчете к МРОТ прибавляются региональный коэффициент и надбавки компенсационного характера (ночь, вредность), но не включаются стимулирующие надбавки и премии.

Ключевые изменения 2025–2026 годов

Новый порядок расчета средней заработной платы (с )

Постановлением Правительства РФ от № 1316 утвержден новый Регламент (взамен Постановления № 922). Основные изменения:

• Исключение из расчетного периода дней простоя не по вине работника, отпуска по уходу за ребенком до 1,5/3 лет — они не учитываются ни в отработанное время, ни в заработную плату.
• Учет индексации: если в расчетном периоде была индексация окладов, заработная плата до индексации пересчитывается с учетом коэффициента индексации.
• Премии за полный расчетный год: если премия выплачивается за год, она делится на 12 и прибавляется к заработной плате каждого месяца расчетного периода.

Прогрессивная шкала НДФЛ (с )

Ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ (ст. 214.7 НК РФ):

Примечание: Налоговый агент (работодатель) обязан пересчитывать налог нарастающим итогом каждый месяц. При переходе порога ставка меняется только на превышающую часть.

Ночные смены (с )

Федеральный закон от № 248-ФЗ установил минимальную надбавку за ночную работу — 20% от часовой тарифной ставки (оклада) за каждый час ночной работы (с 22:00 до 06:00). Ранее минимум был не закреплен на федеральном уровне (только в отраслевых соглашениях). Теперь это гарантия ТК РФ (ст. 154).

Страховые взносы в 2026 году

• Общий тариф: 30% (ПФР 22% + ФОМС 5,1% + ФСС НС 2,9%).
• Предельная база ПФР на 2026 год: 2 759 000 руб. (свыше, 10% на ПФР).
• Сниженные тарифы для МСП/ИТ/СОНО сохраняются (15% сверх МРОТ).

Практические примеры расчетов

Пример 1: Времяпременная оплата с ночными сменами и премией (2026 год)

Условия: Менеджер, оклад 50 000 руб. Рабочий график 5/2. В марте 2026 г. отработано 20 дней (160 часов), из них 20 часов — ночные (22:00–06:00). Выплачена квартальная премия 15 000 руб. Регион без коэффициентов. Нет детей.

Расчет:

1. Оклад за отработанное время: 50 000 / 167 (норма часов мар 2026) * 160 = 47 904,19 руб.
2. Надбавка за ночь (мин. 20%): Часовая ставка = 50 000 / 167 = 299,40 руб. Надбавка = 299,40 * 20% * 20 ч = 1 197,60 руб.
3. Премия: 15 000,00 руб.
4. НДФЛ (13%, доход нарастающим итогом < 2,4 млн): 64 101,79 * 13% = 8 333,23 руб.
5. К выдаче (Нетто): 64 101,79 ‒ 8 333,23 = 55 768,56 руб.
6. Страховые взносы работодателя (30%): 64 101,79 * 30% = 19 230,54 руб. (увеличивает ФОТ).

Пример 2: Прогрессивная шкала НДФЛ (переход порога 5 млн руб.)

Условия: Руководитель, высокий доход. На начало ноября 2026 г. накопленный доход с начала года = 4 950 000 руб. В ноябре начислено 200 000 руб.

Расчет НДФЛ за ноябрь:

1. Доход до порога 5 млн: 5 000 000 ‒ 4 950 000 = 50 000 руб. (облагается 15%).
2. Доход свыше порога: 200 000 ⎯ 50 000 = 150 000 руб. (облагается 18%).
3. НДФЛ = (50 000 * 15%) + (150 000 * 18%) = 7 500 + 27 000 = 34 500 руб.

Если бы считали по старой ставке 13%: 26 000 руб. Разница +8 500 руб.

Пример 3: Расчет средней заработной платы за отпуск (по правилам с )

Условия: Работник уходит в отпуск с на 14 календарных дней. Расчетный период: октябрь 2025 – сентябрь 2026. В январе 2026 был в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (15 календарных дней). В марте 2026 была индексация окладов на 7%. Годовая премия за 2025 год (выплачена в апреле 2026), 60 000 руб.

1. Определение дней за период: Всего календарных дней в 12 месяцах = 366 (2026 високосный). Минус 15 дней (отпуск по уходу) = 351 день в расчетном периоде.
2. Зачисленная ЗП за 11 полных месяцев (без янв): Сумма зарплат * 1,07 (коэф. индексации 1,07) для месяцев до марта. Для месяцев после марта — без коэф. (уже проиндексированы).
3. Среднедневной заработок: (Сумма проиндексированной ЗП за 11 мес + 55 000) / 351.
4. Оплата отпуска: Среднедневной заработок * 14 дней.

Ключевой момент: Январь полностью исключен из расчета (дни и зарплата). Премия распределяется только по месяцам, входящим в расчетный период.

Пример 4: Контроль МРОТ (2026 год, Северный регион, коэф. 1,5)

Условия: Оклад 18 000 руб. Региональный коэффициент 1,5 (50%). Надбавка за стаж 20% от оклада. Отработал полный месяц.

Проверка:

1. Оклад + Рег. коэф. = 18 000 + 9 000 = 27 000 руб.
2. Надбавка за стаж (стимулирующая) = 3 600 руб. (НЕ входит в сравнение с МРОТ).
3. МРОТ 2026 с коэф. 1,5 = 22 440 * 1,5 = 33 660 руб.
4. Нарушение: 27 000 < 33 660. Работодатель обязан доплатить до 33 660 руб. (разница 6 660 руб. — «доплата до МРОТ»).

Сроки и порядок выплаты (ст. 136 ТК РФ)

• Не реже 2 раз в месяц (аванс и зарплата).
• Интервал между выплатами не более 15 дней.
• Конкретные даты фиксируются во внутреннем трудовом распорядке / трудовом договоре.
• Если дата выплаты выпадает на нерабочий день — выплата заранее (в предвечерний рабочий день).
• Аванс (за 1-ю половину месяца) обычно рассчитывается по факту отработанного времени (или 50% оклада, если в ЛНА зафиксировано иное, но не ниже факта).

Обязательные удержания из заработной платы

Работодатель не имеет права удерживать иные суммы, кроме:

1. НДФЛ (перечисляется до дня выплаты зарплаты).
2. Исполнительные листы (алименты, кредиты, возмещение ущерба) — в пределах 20% (иногда до 50-70%) от нетто.
3. Заемщику (работодателю) — по письменному заявлению работника (займы, авансовые отчеты, перерасход топлива) — до 20%.
4. Корректировка ошибок начисления (переплата за прошлые периоды) — в пределах 20% от каждой выплаты.

Запрещено: удерживать штрафы за нарушение трудовой дисциплины, компенсацию ущерба без суда/признания работником (свыше среднемесячного заработка).

Отчетность и контроль (2026 год)

Типичные ошибки и риски

• Игнорирование прогрессивной шкалы НДФЛ: расчет по 13% на весь год для высокодоходных сотрудников → начисление задолженности, пени, ст. 123 НК РФ (штраф 20-40%).
• Неучет новой методики средней ЗП: включение в расчетный период дней отпуска по уходу за ребенком → завышение/занижение оплаты отпуска/больничного → споры, проверки ГИТ.
• Надбавка за ночь ниже 20%: нарушение ст. 154 ТК РФ (с ) → административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Зарплата ниже МРОТ «на руки»: сравнение нетто с МРОТ. Правильно сравнивать брутто (без стимулирующих надбавок) с МРОТ с учетом регионального коэффициента.
• Просрочка перечисления НДФЛ: с 2024 года срок, день выплаты. Просрочка даже на 1 день = пени + штраф 20%.

Чек-лист бухгалтера/кадровца на 2026 год

1. [ ] Обновлены ЛНА (Положение об оплате труда, Положение о премировании) под прогрессивный НДФЛ и ночные 20%.
2. [ ] Настроена программа 1С/МойСклад/другая: тарифы взносов 2026, предел базы ПФР 2 759 000, шкала НДФЛ.
3. [ ] Проверены трудовые договоры: оклады не ниже МРОТ 22 440 руб. (с учетом коэф. региона).
4. [ ] График выплат за 2026 год утвержден и доведен до сведения сотрудников под роспись.
5. [ ] Настроен автоматический расчет средней ЗП по новому Регламенту № 1316 (исключение дней ухода за ребенком, индексация).
6. [ ] Контроль нарастающим итогом базы НДФЛ для переключения ставок (2,4 / 5 / 20 / 50 млн).
7. [ ] Своевременная выплата НДФЛ (день выдачи зарплаты) и взносов (до 28-го).

Порядок начисления заработной платы в 2025–2026 годах требует повышенного внимания к нарастающим итогам доходов для НДФЛ, корректному применению новой методики средней заработной платы и соблюдению минимальных гарантий за ночную работу. Автоматизация расчетов в специализированном ПО (1С:ЗУП, Контур.Эльба и др.) с регулярными обновлениями регламентов — лучшая защита от ошибок и штрафов. Проводите внутренние аудиты расчетов ежеквартально, особенно при переходе порогов прогрессивной шкалы налога.

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях обращайтесь к актуальному тексту ТК РФ, НК РФ, постановлениям Правительства и квалифицированным специалистам по трудовому праву и бухгалтерскому учету.