Деятельность приемной комиссии образовательной организации — это строго регламентированный процесс, требующий координированной работы команды специалистов. Ключевую роль в обеспечении организационно-технической и документарной поддержки этого процесса играет помощник секретаря приемной комиссии. Данная статья подробно рассматривает правовой статус, круг задач, требования к квалификации и ответственность данного сотрудника на основе действующего законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов.
Нормативная правовая основа деятельности
Работа помощника секретаря приемной комиссии строится на иерархии нормативных актов. Основными документами, регламентирующими порядок приема и состав комиссии, являются:
- Указ Президента Республики Беларусь от № 23 «О правилах приема лиц для получения высшего образования и среднего специального образования» (далее — Правила приема).
- Постановление Министерства образования Республики Беларусь от № 178 «Об утверждении Положения о приемной комиссии учреждения среднего специального образования».
- Закон Республики Беларусь «Об образовании» и иные акты законодательства в сфере образования.
- Локальные нормативные акты образовательной организации (Положение о приемной комиссии, функциональные обязанности сотрудников, приказ о составе приемной комиссии).
Согласно типовым положениям, приемная комиссия формируется приказом директора (ректора) организации образования. В ее состав, как правило, входят председатель, заместитель председатель, члены комиссии, ответственный секретарь и, при необходимости или по решению руководства, помощник секретаря.
Правовой статус и подчиненность
Назначение на должность
Помощник секретаря приемной комиссии назначается приказом директора (ректора) учреждения образования из числа квалифицированных сотрудников, как правило, имеющих высшее образование. Назначение происходит заранее — до 1 января года приема (в соответствии с планом работы приемной комиссии).
Субординация
В организационной структуре приемной комиссии помощник секретаря подчиняется непосредственно ответственному секретарю приемной комиссии. В случае отсутствия ответственного секретаря — заместителю председателя приемной комиссии, а при их отсутствии — председателю (директору/ректору).
Основные функциональные обязанности
Круг задач помощника секретаря направлен на обеспечение бесперебойного делопроизводства, приема граждан, ведения учета поступающих и взаимодействия с автоматизированными информационными системами. Основные направления деятельности:
Организационно-делопроизводственное обеспечение
- Участие в разработке плана работы приемной комиссии на текущий год и контроле за выполнением его этапов.
- Обеспечение деятельности приемной комиссии необходимым количеством бланков строгой отчетности, заявлений, договоров, справок и иных учетных форм.
- Подготовка мест приема документов: оснащение рабочих мест техническими средствами (КО, сканеры, принтеры), справочно-нормативной документацией, образцами заполнения документов.
- Организация и ведение журналов учета принятых/выданных документов, журналов регистрации абитуриентов.
Работа с документами абитуриентов (прием и экспертиза)
- Прием документов от лиц, желающих поступить в организацию образования (лично, через уполномоченных представителей, по почте, через ЕПГУ/АИС «Прием»).
- Проведение визуального контроля комплектности и подлинности предоставляемых документов (паспорт, документ об образовании, медицинская справка 086-У, фото, документы, дающие право на льготы/квоты, результаты ЦТ/ВИ).
- Проверка соответствия специальностей/профессий, указанных в заявлении, лицензируемым условиям деятельности колледжа/университета и плану набора.
- Формирование личных дел абитуриентов (папок-обложек) и их системная организация.
Информационно-техническая поддержка и работа в АИС
- Внесение данных абитуриентов в Автоматизированную информационную систему «Прием» (АИС «Прием») или иное используемое ПО (ЕПГУ, локальные базы данных).
- Контроль корректности заполнения электронных карточек абитуриентов (паспортные данные, контакты, выбранные специальности, баллы ЦТ/ВИ, средний балл аттестата).
- Формирование и выгрузка отчетных форм для Министерства образования, управления образования, статистических органов в установленные сроки.
- Работа с электронным документооборотом (ЭДО) при взаимодействии с вышестоящими инстанциями и иными ВУЗами/УССО (перевод дел, запросы об обучении).
Консультационная и информационная работа
- Оказание информационной поддержки абитуриентам и их родителям (законным представителям) по вопросам:
- Правил приема (сроки, порядок, необходимые документы);
- Списка специальностей/профессий, форм обучения, количества бюджетных/платных мест;
- Порядка зачисления по квотам, целевым направлениям, особым условиям;
- Порядка подачи документов дистанционно (через ЕПГУ/личный кабинет абитуриента).
- Участие в проведении «Дней открытых дверей», профориентационных мероприятий: подготовка раздаточного материала, регистрация участников, консультирование на площадках.
Обеспечение заседаний приемной комиссии
- Подготовка повестки дня заседаний.
- Оформление протоколов заседаний приемной комиссии (проекты, финальные версии для подписания).
- Подготовка пакетов документов для рассмотрения членами комиссии (списки к зачислению, списки об отказе, справки о предоставлении квот).
- Контроль за соблюдением кворума и процедуры голосования.
Постприемная кампания и архивирование
- Формирование приказов о зачислении (проектов для подписания руководителем) и приказов об отказе в зачислении.
- Выдача абитуриентам оригиналов документов об образовании (по расписке в журнале/протоколе) после публикации приказа о зачислении.
- Передача личных дел зачисленных студентов в учебную часть/деканат.
- Сбор, систематизация и сдача в архив дела приемной комиссии по итогам приемной кампании в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения.
Требования к квалификации и компетенциям
Для эффективного выполнения возложенных обязанностей помощник секретаря должен обладать следующими компетенциями:
| Группа компетенций | Содержание |
|---|---|
| Знание нормативной базы | Указ № 23, Постановление МО № 178, Типовые правила приема, локальные акты организации, Закон «Об образовании», Закон «Об обращениях граждан и юридических лиц». |
| Навыки делопроизводства | Оформление входящей/исходящей корреспонденции, приказами, протоколами, отчетами. Знание требований к архивному делу. |
| Владение ПО | Уверенное владение АИС «Прием», ЕПГУ, MS Office (Excel — сводные таблицы, формулы; Word — шаблоны, слияние), 1С:ХроноГраф/Колледж (или иные АСУ ВУЗ/УССО). |
| Коммуникативные навыки | Умение объяснять сложные процедуры простым языком, конфликтология, стрессоустойчивость в период пиковых нагрузок (июль-август). |
| Внимательность и ответственность | Исключение ошибок в ФИО, номерах документов, баллах, кодах специальностей — ошибки влекут правовые последствия для абитуриента и организации. |
Взаимодействие со структурными подразделениями
Помощник секретаря не работает в изоляции. Эффективность его труда зависит от налаженного взаимодействия с:
- Учебной частью / Деканатами: согласование планов набора, передача личных дел зачисленных, уточнение учебных планов.
- Бухгалтерией / Кассой: контроль оплаты догобучения (для платного отдела), выдача квитанций, сверка реестров оплат.
- Медицинским кабинетом / Поликлиникой: проверка справок 086-У на соответствие требованиям специальностей (противопоказания).
- Отделом кадров / Юридическим отделом: вопросы целевого обучения, оформление договоров целевого обучения, проверка доверенностей.
- ИТ-отделом / Администраторами АИС: техническая поддержка работы серверов, восстановление доступов, устранение сбоев при массовом заходе абитуриентов.
- Военной кафедрой / Военкоматом: учет призывников, отсрочки от призыва.
Ответственность
Помощник секретаря приемной комиссии несет ответственность в соответствии с трудовым законодательством (ТК РБ), должностной инструкцией и локальными актами:
- Дисциплинарная: за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (замечание, выговор, увольнение).
- Материальная: за ущерб, причиненный организации в пределах, установленных ТК РБ (например, порча бланков строгой отчетности, утеря документов абитуриентов).
- Административная/Уголовная (при наличии состава правонарушения): за фальсификацию документов приема (ст. 327 УК РБ — подделка документов), злоупотребление служебным положением, разглашение персональных данных абитуриентов (Закон «О персональных данных»).
Особенности работы в текущих условиях (цифровизация)
С переходом на электронный прием документов (через Единый портал государственных услуг — ЕПГУ, личные кабинеты абитуриентов) роль помощника секретаря трансформируется:
- Снижается объем ручной работы с бумажными носителями на этапе подачи.
- Растет требование к навыкам верификации электронных копий документов и работе с ЭЦП (электронной цифровой подписью) абитуриентов.
- Необходимость оперативного мониторинга статусов заявлений в АИС («Подано», «На рассмотрении», «Требуется уточнение», «Принято»).
- Организация работы по приему оригиналов документов только от зачисленных лиц (согласно п. 53 Правил приема № 23).
Помощник секретаря приемной комиссии, это операционный центр приемной кампании. От качества его работы зависит законность зачисления, соблюдение прав абитуриентов, статистическая отчетность организации и ее репутация. Данная должность требует высокой дисциплины, глубокого знания административных процедур, навыков работы с государственными информационными системами и умения работать в режиме многозадачности и жестких временных дедлайнов. Грамотная организация труда помощника секретаря — залог прозрачной, справедливой и бесперебойной приемной кампании.
Примечание: Конкретный перечень обязанностей может уточняться в локальном акте «Функциональные обязанности помощника секретаря приемной комиссии», утверждаемом приказом руководителя конкретной образовательной организации, на основе типового регламента (Пример: функциональные обязанности ответственного секретаря ВГМК им. И.П. Антонова).