Приём товара по доверенности, стандартная ситуация в хозяйственной деятельности организаций. Однако на практике часто возникают вопросы: кто именно должен расписаться в товарной накладной, какие строки заполнять и какие документы предъявить поставщику. Разберёмся подробно.
Кто имеет право подписывать накладную
Подписать товарную накладную (например, по форме ТОРГ-12) при получении товара вправе:
- руководитель организации — он действует от имени юридического лица без доверенности;
- работники организации, имеющие право подписи первичных учётных документов на получение ТМЦ (перечень таких лиц утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером);
- представители организации, действующие на основании доверенности (доверенные лица).
Руководитель должен назначить приказом или доверенностью лицо, ответственное за приём товара (п. 14 Положения, утверждённого приказом Минфина России от № 34н).
Как подписывает накладную доверенное лицо
Если товар получает представитель по доверенности, то именно доверенное лицо подписывает накладную. При этом важно учитывать содержание доверенности:
- если в доверенности указано, что доверенному лицу предоставлено право и получить товар, и подписать документы, то представитель расписывается в обеих строках: «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель»;
- строка «Груз принял» заполняется только в тех случаях, когда товар передаётся доверенному лицу грузополучателя;
- если доверенность даёт право только на получение товара, а подписание документов отнесено к полномочиям другого сотрудника, подписи ставятся соответствующими лицами каждая в своей строке.
Подпись обязательно расшифровывается (указываются фамилия и инициалы) в точном соответствии с данными, указанными в доверенности. Принимать товар и подписывать накладные имеют право только сотрудники, поименованные в доверенности.
Что должно быть указано в доверенности
Чтобы у представителя не возникло проблем при приёмке, в доверенности следует чётко перечислить его полномочия:
- получение товара (ТМЦ) у конкретного поставщика или по конкретному документу-основанию;
- осмотр товара, проверка количества и качества;
- подписание товарной накладной, акта приёма-передачи и иных сопроводительных документов;
- при необходимости — составление актов о расхождениях, претензий.
Доверенность подписывает руководитель организации или иное уполномоченное законом либо учредительными документами лицо. При использовании унифицированной формы М-2 документ подписывают руководитель и главный бухгалтер, при наличии печати она проставляется.
Нужна ли печать на накладной
Типичная ситуация: организация получает товар по накладной, ставит печать и подпись. Возникает вопрос — нужно ли при наличии печати предъявлять доверенность?
Да, нужна. Печать организации не заменяет доверенность. Подпись ставит конкретное физическое лицо, и его полномочия должны быть подтверждены документально — доверенностью либо приказом о наделении правом подписи первичных документов. Обратная ситуация: если у получателя нет с собой печати, но есть доверенность, этого достаточно, с 2015 года печать для ООО и АО не является обязательным реквизитом, а доверенность подтверждает полномочия представителя.
Электронные накладные и МЧД
При обмене электронными документами (в т.ч. электронными транспортными накладными) действует механизм машиночитаемой доверенности (МЧД). Согласно статье 17.2 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», сотрудник подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью, а его полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью, зарегистрированной в установленном порядке.
Практические рекомендации
- Заранее утвердите приказом перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы по получению ТМЦ.
- Проверяйте, что доверенность действительна на дату получения товара и содержит право подписи документов.
- Сверяйте паспортные данные представителя с указанными в доверенности.
- Следите, чтобы подпись в накладной была расшифрована и совпадала с данными доверенности.
- Храните доверенности вместе с первичными документами — это подтвердит обоснованность принятия товара к учёту и вычета НДС.
Накладную при получении товара по доверенности подписывает доверенное лицо, указанное в доверенности. Если доверенность включает полномочия и на получение, и на подписание документов, представитель расписывается в обеих строках — «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». Печать организации доверенность не заменяет, а её отсутствие при наличии доверенности не является нарушением. Правильное оформление полномочий представителя защищает организацию от налоговых и судебных споров.