Индивидуальные предприниматели (ИП), нанимающие сотрудников, выступают в роли налоговых агентов по личному подоходному налогу (НДФЛ). Это означает, что обязанность по расчету, удержанию и перечислению налога в бюджет лежит на работодателе, а не на самом работнике. В 2026 году действуют существенные изменения, введенные с 2024–2025 годов: прогрессивная шкала ставок, единый налоговый платеж (ЕНП) и обновленные сроки сдачи отчетности.

Ставки НДФЛ в 2026 году: прогрессивная шкала

С 2024 года в России действует пятиступенчатая шкала налогообложения доходов физических лиц-резидентов РФ (ст. 214.7 НК РФ). Ставка зависит от совокупного годового дохода налогоплательщика за налоговый период (календарный год).

Важно: Нерезиденты РФ облагаются ставкой 30% (без прогрессивной шкалы), если иное не предусмотрено международными договорами.

Как ИП учитывает прогрессию при расчете зарплаты?

Налоговый агент (ИП) удерживает налог по ставке 13% до момента, когда накопленный с начала года доход конкретного сотрудника превысит 2 400 000 руб. После превышения этого порога удержание производится по ставке 15%, и т.д. по шкале. Переход на более высокую ставку происходит в тот месяц, когда лимит превышен.

Порядок исчисления и удержания НДФЛ

Объекты налогообложения

К доходам, подлежащим налогообложению у источника выплаты, относятся:

• Заработная плата (оклад, тарифные ставки, бонусы, премии, надбавки).
• Компенсационные выплаты (за исключением не облагаемых ст. 217 НК РФ).
• Материальная помощь (свыше 4 000 руб. в год на каждого работника).
• Подарки на Новый год/День рождения (свыше 4 000 руб. в год).
• Выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ) с физлицами (ИП — налоговый агент).

Налоговые вычеты

ИП обязан предоставить стандартные социальные вычеты (на детей) по заявлению сотрудника:

• 1 400 руб. — на 1-го и 2-го ребенка.
• 3 000 руб;, на 3-го и последующих детей.
• 12 000 руб; (2×6 000) — для одиноких родителей на 1-го и 2-го ребенка.
• 12 000 руб. — на ребенка-инвалида (18+ лет, обучающийся очно до 24 лет).

Условие: Вычет предоставляется до тех пор, пока совокупный доход с начала года не превысит 350 000 руб. (лимит снят с 2024 года для детей-инвалидов и одиноких родителей, для остальных, лимит 350 тыс. руб. сохраняется).

Сроки перечисления НДФЛ в 2026 году (ЕНП)

С 2023 года все налоги, сборы, страховые взносы и пени перечисляются единым налоговым платежом (ЕНП) на единый налоговый счет (ЕНС). Сроки перечисления НДФЛ жестко регламентированы:

1. Авансовые выплаты (заработная плата за первую половину месяца): НДФЛ перечисляется не позднее 25 числа текущего месяца (день выплаты аванса не важен, важен факт начисления).
2. Зарплата за месяц (окончательный расчет): НДФЛ перечисляется не позднее 28 (29) числа следующего месяца (в день выплаты зарплаты или ранее).
3. Остальные доходы (премии, ГПХ, отпускные — если выплачены отдельно): В день фактической выплаты денежных средств.

Отчетность: Расчет по форме 6-НДФЛ

Единственная отчетность по НДФЛ — Расчет по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/[@] — актуальный на 2026 г.).

Сроки сдачи в 2026 году:

• За 1 квартал: до 30 апреля 2026 г.
• За полугодие (1-2 кв.): до 31 июля 2026 г.
• За 9 месяцев (1-3 кв.): до 30 октября 2026 г.
• За год (итоговый): до 25 февраля 2027 г. (вместе с выплатой зарплаты за декабрь/январь).

Сдача осуществляется только в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП на ФНС). Бумажная форма не принимается.

Уведомление о начисленных суммах (для ЕНП)

Помимо 6-НДФЛ, ИП должен сдавать Уведомление о начисленных суммах для зачисления ЕНП. Сроки сдачи уведомления совпадают со сроками перечисления налога (25-е и 28-е число). Если ИП перечислил налог вовремя и полностью, уведомление сдавать не обязательно (п. 7 ст. 45 НК РФ), но рекомендуется сдавать для корректного отражения на ЕНС.

Особенности для разных специальных режимов

АУСН (Автоматизированная УСН)

ИП на АУСН с доходами до 60 млн руб. (базовый тариф) или до 180 млн руб. (повышенный) сохраняют обязанности налогового агента по НДФЛ.

• Лимит численности сотрудников: не более 5 человек (в среднем за год).
• НДФЛ удерживается и перечисляется по общим правилам;
• Страховые взносы за сотрудников платит ИП отдельно (ЕНП).

Патент (ПСН)

• Лимит сотрудников: не более 15 человек.
• НДФЛ с зарплат удерживается и перечисляется по общим правилам.
• Стоимость патента не уменьшается на сумму НДФЛ (уменьшается только на страховые взносы, в т.ч. за сотрудников).

УСН «Доходы» / «Доходы минус расходы» / ОСНО

Полный объем обязанностей налогового агента. На УСН «Доходы минус расходы» зарплата сотрудников и страховые взносы на нее уменьшают налоговую базу (при условии фактической выплаты). На ОСНО — учитываются в расходах налогообложения прибыли (если ИП на ОСНО, что редкость) или просто как расходы ИП.

Страховые взносы за сотрудников (кратко)

Хотя статья про НДФЛ, нельзя забыть о взносах, так как они перечисляются вместе (ЕНП):

• 30% — в Пенсионный фонд (ПФР) — до предела базы (в 2026 г. предел базы ПФР ~ 2 759 000 руб., уточняйте по приказу Минтруда/ФНС), далее 15%.
• 5,1% — в ФОМС (ОМС) — без ограничения базы.
• 2,9% — в ФСС (Соцстрах: временная нетрудоспособность и материнство) — до предела базы (~ 1 030 000 руб. в 2024 г., индексируется ежегодно).
• 0,57% – 8,6% — Профриски (в ФСС) — тариф зависит от класса риска деятельности ИП.

Срок перечисления взносов: не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным (т.е. за январь — до 28 февраля).

Типичные ошибки ИП-работодателей

1. Пропуск перехода на повышенную ставку НДФЛ. Программа 1С или таблица Excel не обновила накопленный доход сотрудника — удержали 13% вместо 15/18%.
2. Опоздание с ЕНП. Перевод денег на ЕНС в последний день (25-е/28-е) через СБП или карту — риск недопоступления к 23:59. Платеж должен поступить в казне в срок.
3. Несдача 6-НДФЛ за периоды без начислений. Если в квартале не было зарплаты — сдавать «нулевой» 6-НДФЛ не нужно (кроме итогового за год, если за год не было начислений — тоже не нужно). Но если были начисления, а удержания нет (ошибка), сдаем с нулевым удержанием.
4. Неверное применение вычетов. Выдали вычет на ребенка, не проверив лимит 350 тыс. руб. или не взяли заявление у сотрудника.
5. Оформление связей «самозанятые» вместо труда. Риск переквалификации ГПХ в трудовые договоры с начислением НДФЛ, взносов, штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 122 НК РФ).

Алгоритм действий ИП при найме первого сотрудника (чек-лист)

1. Заключить трудовой договор (ТД) или ГПХ-договор (с учетом рисков).
2. Получить от сотрудника: паспорт, СНИЛС, военский учет (призывник/военнообязанный), справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (для учета лимитов прогрессии и вычетов), заявление на вычеты (если есть дети).
3. Оформить приказ о приеме на работу (формы Т-1 / Т-1а).
4. Сдать сведения о трудовой деятельности (СТД) в СФР — в день приема (или раньше).
5. Завести персональную карточку учета рабочего времени (Т-2) и лицевой счет (Т-54/Т-54а).
6. Настроить расчет зарплаты в программе (1С, Мой Дело, Контур.Эльба и др.) с учетом прогрессивной шкалы 2026 г.
7. Пополнить ЕНС заранее (за 3–5 дней до сроков 25/28 числа).
8. Сдавать 6-НДФЛ ежеквартально и Уведомления (при необходимости) в срок.

В 2026 году роль ИП как налогового агента остается ключевой. Главные вызовы — корректный учет прогрессивной шкалы НДФЛ (автоматический переход ставок при превышении 2,4 млн, 5 млн, 20 млн, 50 млн руб.), соблюдение жестких сроков ЕНП (25-е и 28-е числа) и своевременная сдача 6-НДФЛ. Использование современных облачных сервисов бухучета или аутсорсинг кадровика/бухгалтера минимизирует риски штрафов (20% от неуплаченной суммы по ст. 123 НК РФ за несвоевременное удержание/перечисление и 5% за просрочку перечисления по ст. 75 НК РФ) и пени.

Рекомендация: Ежемесячно сверяйте начисленную и удержанную сумму НДФЛ по каждому сотруднику с данными ЕНС в Личном кабинете ИП на сайте ФНС. Это позволит выявить расхождения до сдачи отчетности.