Начисление заработной платы — одна из ключевых операций бухгалтерского учёта, требующая строгого документального оформления. Каждая хозяйственная операция, связанная с оплатой труда, должна подтверждаться первичным учётным документом. В статье рассмотрим, какие документы необходимы, как их правильно оформить и какие требования предъявляет законодательство.
Нормативное регулирование
Порядок оформления первичных документов по оплате труда регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ — устанавливает обязанность работодателя начислять и выплачивать заработную плату, а также извещать работника о её составных частях (ст. 136 ТК РФ);
- Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — определяет обязательные реквизиты первичных документов и право организации использовать самостоятельно разработанные формы;
- Постановление Госкомстата РФ от № 1, утверждает унифицированные формы первичной документации по учёту труда и его оплаты (применяются по желанию);
- Федеральный закон № 259-ФЗ и иные акты о страховых взносах и персонифицированном учёте.
Основные первичные документы по начислению зарплаты
Табель учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)
Табель — базовый документ для расчёта заработной платы при повременной системе оплаты труда. В нём фиксируются:
- фактически отработанные дни и часы;
- явки и неявки с указанием причин (отпуск, больничный, командировка);
- сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни;
- ночные часы работы.
Табель заполняется ежедневно ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, после чего передаётся в бухгалтерию.
Расчётная ведомость (форма Т-51)
Используется для начисления заработной платы и всех удержаний. В ведомости отражаются:
- оклад, тарифная ставка, сдельный заработок;
- премии, надбавки, доплаты (за совмещение, сверхурочную работу, работу в ночное время);
- удержания: НДФЛ, алименты, удержания по исполнительным листам;
- итоговая сумма к выплате.
Расчётно-платёжная ведомость (форма Т-49)
Объединяет функции расчётной и платёжной ведомостей: применяется для начисления и одновременной выплаты зарплаты из кассы. Работник расписывается в получении денежных средств.
Платёжная ведомость (форма Т-53)
Оформляется только для выплаты заработной платы. При безналичной выплате вместо ведомости формируется реестр на перечисление средств на банковские карты работников.
Расчётный листок
Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать каждому работнику расчётный листок, в котором указываются:
- составные части заработной платы;
- размеры и основания удержаний;
- общая сумма к выплате.
Форма расчётного листка утверждается работодателем с учётом мнения профсоюзного органа (при его наличии).
Наряды на сдельную работу
При сдельной оплате труда основанием для начисления зарплаты служат наряды, рапорты о выработке, маршрутные листы — документы, фиксирующие объём выполненных работ.
Прочие документы-основания
- приказы о приёме на работу, переводе, увольнении;
- приказы о предоставлении отпуска (с запиской-расчётом, форма Т-60);
- приказы о премировании;
- листки нетрудоспособности (больничные);
- листки учёта простоев;
- списки лиц, работавших сверхурочно;
- исполнительные листы и заявления работников на удержания.
Обязательные реквизиты первичных документов
Согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, каждый первичный документ должен содержать:
- наименование документа;
- дату составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Порядок подготовки документов: пошаговый алгоритм
- Сбор данных об отработанном времени — получение табелей, нарядов, больничных листов из подразделений.
- Проверка документов — контроль правильности заполнения, наличия подписей, соответствия приказам.
- Начисление заработной платы — расчёт окладов, премий, доплат, отпускных, пособий на основании первичных данных.
- Расчёт удержаний — исчисление НДФЛ, алиментов и иных удержаний.
- Формирование расчётной ведомости и свода начислений.
- Оформление платёжных документов — платёжной ведомости, реестра в банк, расходных кассовых ордеров.
- Выдача расчётных листков работникам.
- Отражение в регистрах бухгалтерского учёта — проводки по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Электронный документооборот
Современное законодательство допускает составление первичных документов в электронном виде с подписанием электронной подписью. Это особенно актуально для табелей, расчётных листков и реестров. При этом организация должна обеспечить сохранность электронных документов в течение установленных сроков хранения (как правило, не менее 5 лет, а для документов по оплате труда — до 75 лет при отсутствии лицевых счетов).
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие обязательных реквизитов или подписей;
- несоответствие данных табеля фактически начисленным суммам;
- неоформление приказов на премии и доплаты;
- невыдача расчётных листков работникам;
- нарушение сроков хранения документов.
Ответственность
Отсутствие первичных документов или их неправильное оформление может повлечь налоговые санкции (ст. 120 НК РФ — штраф за грубое нарушение правил учёта), административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушения в сфере оплаты труда, а также трудности при проверках ГИТ, налоговых органов и в судебных спорах с работниками.
Грамотная подготовка первичных документов по начислению заработной платы — основа корректного бухгалтерского и кадрового учёта. Организации следует утвердить применяемые формы в учётной политике, назначить ответственных лиц и обеспечить своевременное оформление всех операций по оплате труда. Это защитит работодателя от претензий контролирующих органов и споров с персоналом.