Ситуация, когда сотрудница подала заявление и предоставила справку о беременности (или, что более актуально сейчас, получен электронный лист нетрудоспособности), — это стартовый пункт для запуска процедуры оформления отпуска по беременности и родам (БиР) и последующего отпуска по уходу за ребенком. В 2026 году процесс максимально оцифрован: бумажные больничные листы остались в прошлом для абсолютного большинства работниц, а взаимодействие со Страховым фондом России (СФР) происходит в электронном виде.

В этой статье подробно разберем, какие действия должна совершить работница, какие обязанности лежат на работодателе, какие сроки соблюдать и как избежать ошибок, приводящих к задержке выплат или трудовым спорам.

Основные документы: что заменяет «справку о беременности»?

Раньше женщина приносила в бухгалтерию или кадры бумажную справку из женской консультации (формы 030/у) и бумажный лист нетрудоспособности. Сейчас порядок иной:

• Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) по БиР, это главный документ-основание. Он формируется врачом-акушером-гинекологом в женской консультации в информационной системе СФР при достижении 30 недель беременности (28 недель — при многоплодной).
• Заявление работницы — пишется от имени сотрудника адресованное руководителю организации с просьбой предоставить отпуск по БиР.
• Справка о ранней постановке на учет (если была) — нужна не для оформления отпуска БиР, а для назначения ежемесячного пособия по беременности (выплачивается СФР напрямую до родов, если учет состоялся до 12 недель).

Важно: Бумажный больничный лист в 2026 году выдается только в исключительных случаях (работники гостайны, отдельные категории застрахованных без СНИЛС/паспорта в системе). Остальные работают только с ЭЛН.

Алгоритм действий работницы (5 шагов)

Шаг 1. Получение ЭЛН в женской консультации

На 30-й неделе беременности (28-й при многоплодной) врач открывает ЭЛН. Номер листа нетрудоспособности отображается в личном кабинете на Госуслугах (раздел «Больничные»). Его также можно уточнить у врача. Никаких бумажек врач не выдает — всё уходит в СФР электронно.

Шаг 2. Написание заявления на отпуск по БиР

Строгой унифицированной формы нет. Заявление пишется в свободной форме на имя директора/ИП. Обязательные реквизиты:

1. Кому (ФИО руководителя, название организации/ИП).
2. От кого (ФИО работницы, должность, структурное подразделение).
3. Суть просьбы: «Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам».
4. Даты: начало и конец отпуска (обычно совпадают с датами в ЭЛН, но работница вправе указать более позднюю дату начала, если хочет поработать дольше).
5. Номер ЭЛН (указать обязательно для связки в системе СФР).
6. Дата и подпись.

Нюанс про дату начала: Дата в ЭЛН — это медицинская дата начала нетрудоспособности. Работница может продолжать работать после этой даты. В заявлении она фиксирует фактическую дату ухода в отпуск. За отработанные дни платится зарплата, а не пособие по БиР.

Шаг 3. Сдача заявления работодателю

Заявление передается в отдел кадров (или руководителю/бухгалтерии, если штат мал). Лучше сделать это под роспись на своей копии или через систему ЭДО/внутренний портал компании. Срок: заранее, чтобы работодатель успел сформировать расчетный лист к зарплатной дате.

Шаг 4. (Опционально) Заявление на ежемесячное пособие до родов

Если сотрудница встала на учет в женской консультации до 12 недель беременности, она имеет право на ежемесячное пособие (в 2026 году — 948,90 руб. для неработающих / 50% от среднего заработка для работающих, но не выше лимита). Заявление подается через Госуслуги (СФР назначает и платит напрямую на карту «Мир»), работодатель в этом процессе не участвует.

Шаг 5. Ожидание начисления пособия по БиР

После родов (или по истечении срока ЭЛН) СФР автоматически назначает и выплачивает пособие по БиР за весь период больничного (140/156/194/160 дней). Работодатель не платит это пособие из своего кармана — он лишь передает данные для расчета среднего заработка (если период расчета включает время работы у этого работодателя). Выплата приходит на карту «Мир» или счет, указанный в профиле СФР.

Алгоритм действий работодателя (4 шага)

Ошибки на этой стороне стоят дорого: штрафы за задержку выплат (ст. 236 ТК РФ), возмещение ущерба сотруднице, проверки ГИТ и СФР.

Шаг 1. Принятие заявления и ЭЛН

• Зарегистрировать входящее заявление.
• Убедиться, что ЭЛН открыт (проверить в личном кабинете работодателя на портале СФР или в СЭД). Номер ЭЛН из заявления должен совпадать с системным.

Шаг 2. Издание приказа (распоряжения)

На основании заявления и ЭЛН издается приказ по форме Т-6 (или в свободной форме для ИП/малых предприятий, утвержденной локальным нормативным актом). В приказе указываются: ФИО, должность, вид отпуска (по БиР), даты начала и окончания, номер ЭЛН, основание (заявление от «такого-то» числа).

Шаг 3. Оформление в табеле учета рабочего времени

В табеле (Т-12, Т-13 или электронном) за дни отпуска по БиР ставится код «Б» (или 14) — «Временная нетрудоспособность». Код «ОТ» (основной отпуск) ставить нельзя.

Шаг 4. Формирование сведений для расчета среднего заработка (СЗ)

Это ключевой момент. С 2023 года расчет среднего заработка для пособия по БиР делает СФР. Работодатель должен предоставить сведения о заработке за 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (за 2024 и 2025 годы для декрета 2026 года).

• Сведения передаются через программу СФР (модуль «Расчет пособий») или через оператора ЭДО.
• Срок передачи: в течение 5 рабочих дней с момента получения сведений о страховом случае (ЭЛН) или обращения застрахованного;
• Лимит максимальной базы за 2024 г. — 2 225 000 руб., за 2025 г. — 2 465 000 руб. (сумма за 2 года не может превышать 4 690 000 руб.).

Особенности 2026 года: лимиты и электронный документооборот

Переход на отпуск по уходу за ребенком (до 1,5 и до 3 лет)

Когда ЭЛН по БиР закрывается (после родов), автоматически не начинается отпуск по уходу. Нужен новый пакет документов:

1. Заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (или 3 лет).
2. Копия свидетельства о рождении ребенка (или электронный вариант через Госуслуги/СФР).
3. Заявление на назначение ежемесячного пособия по уходу до 1,5 лет (подается работодателю, если работница продолжает работать у него, или в СФР/МФЦ/Госуслуги, если она не работает / уволена / ИП).

Кто может оформить: Не только мать. Отец, бабушка, дедушка, опекун, любой родственник, фактически ухаживающий за ребенком (при условии, что он работает).

Выплаты: Ежемесячное пособие платится до 1,5 лет. С 1,5 до 3 лет — отпуск сохраняется, рабочее место гарантировано, но ежемесячных выплат от СФР нет (кроме региональных материнских капиталов/пособий по низкому доходу).

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Работница не написала заявление, а просто ушла по ЭЛН.
  Последствие: Работодатель не может издать приказ, в табеле пустота, риск расхождений при проверке ГИТ. Решение: Всегда пишите заявление, даже если ЭЛН уже открыт врачом.
• Ошибка: В заявлении не указан номер ЭЛН.
  Последствие: СФР не сможет автоматически связать приказ и больничный, возможна задержка назначения пособия. Решение: Обязательно переносите номер ЭЛН из Госуслуг/справки врача в заявление.
• Ошибка: Работодатель задержал передачу сведений о заработке в СФР (> 5 рабочих дней).
  Последствие: Пособие назначится по минимальной базе (МРОТ), разницу придется доплачивать потом с процентами за задержку (ст. 236 ТК РФ). Решение: Настройте регламент: ЭЛН получен -> сразу формируем справку в программе СФР.
• Ошибка: Указание в табеле кода «ОТ» вместо «Б».
  Последствие: Дни засчитаются в основной ежегодный отпуск, а не в БиР. Пособие по БиР не начислится/пересчитается неверно. Решение: Контроль кадровика/бухгалтера за табелем.

Чек-лист: «Все ли сделано?»

Для работницы:

• [ ] ЭЛН открыт врачом (проверено на Госуслугах).
• [ ] Заявление на отпуск по БиР написано, подписано, сдано работодателю (под роспись/ЭДО).
• [ ] В заявлении указан номер ЭЛН и желаемая дата начала отпуска.
• [ ] (Если учет до 12 недель) Подала заявление на ежемесячное пособие до родов через Госуслуги.
• [ ] Карта «Мир» привязана к профилю СФР для получения выплат.

Для работодателя:

• [ ] Заявление принято, зарегистрировано.
• [ ] Приказ (Т-6) издан, подписан руководителем, ознакомлено работницей под роспись.
• [ ] Табель заполнен кодом «Б» за весь период ЭЛН.
• [ ] Сведения о заработке за 2024–2025 гг. переданы в СФР в течение 5 рабочих дней.
• [ ] Работница уведомлена о необходимости принести свидетельство о рождении для перехода на следующий этап (уход за ребенком).

Наличие у сотрудницы заявления и ЭЛН (электронной «справки о беременности») — это полный комплект для старта декретного отпуска. Главное правило 2026 года: бумаги минимум, электронное взаимодействие максимум. Работница пишет заявление с номером ЭЛН, работодатель издает приказ и шлет сведения о заработке в СФР. Дальше фонд сам считает и платит пособие по БиР.

Соблюдение сроков (5 дней на передачу сведений в СФР) и точность данных (номер ЭЛН, даты в приказе), залог того, что выплаты придут вовремя, а трудовые отношения останутся в правовом поле. При появлении спорных вопросов (например, несоответствие дат в ЭЛН и заявлении) рекомендуется зафиксировать согласованную дату начала отпуска в дополнительном соглашении или пояснительной записке к приказу.