Заемные средства, распространенный инструмент финансирования бизнеса. Компания может получить заем от учредителя, другой организации или физического лица, а может сама выступить займодавцем. В любом случае операции по начислению процентов должны быть подтверждены первичными документами — без них ни бухгалтерский, ни налоговый учет расходов (доходов) невозможен. Разберем, какие документы нужны и как их правильно оформить.

Нормативная база

Отношения по договору займа регулируются Гражданским кодексом РФ (§ 1 гл. 42, ст. 807–809 ГК РФ). Бухгалтерский учет кредитов и займов ведется в соответствии с ПБУ 15/2008 «Учет расходов по займам и кредитам» (утв. приказом Минфина от № 107н). Требования к первичным документам установлены Федеральным законом от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Начисление процентов по займу — именно такой факт, поэтому без «первички» отразить его в учете нельзя.

Какие документы понадобятся

Договор займа

Это основополагающий документ, на основании которого возникают обязательства. В договоре должны быть указаны:

• сумма займа и валюта;
• процентная ставка и порядок расчета процентов (за какой период начисляются, по какой формуле);
• сроки уплаты процентов и возврата основного долга;
• порядок передачи денежных средств;
• ответственность сторон.

Важно: если заем беспроцентный, это условие обязательно нужно прописать в договоре. Иначе займодавец вправе требовать проценты по ключевой ставке ЦБ РФ, действовавшей в период пользования займом (п. 1 ст. 809 ГК РФ).

Документы, подтверждающие получение (выдачу) займа

• платежное поручение и выписка банка — при безналичном перечислении;
• приходный кассовый ордер — при выдаче наличными;
• накладная или акт приема-передачи — если заем выдан в неденежной форме (товарами, материалами, оборудованием).

Эти документы фиксируют дату, с которой начинается исчисление процентов. По общему правилу проценты начисляются со дня, следующего за днем предоставления займа, по день его возврата включительно, если договором не установлено иное.

Бухгалтерская справка-расчет процентов

Это ключевой первичный документ для начисления процентов. Унифицированной формы справки нет, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает в учетной политике. Справка должна содержать обязательные реквизиты по ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа и дату составления;
• наименование организации;
• содержание операции (расчет процентов по договору займа № ___ от ___);
• измерители операции в денежном выражении: сумма займа, ставка, количество дней пользования, сумма начисленных процентов;
• формулу расчета;
• должность и подпись ответственного лица (бухгалтера).

Пример формулы расчета:

Проценты = Сумма займа × Ставка (годовых) / 365 (366) × Количество дней пользования

Например, по займу 400 000 руб. под 24% годовых (2% в месяц) за октябрь (31 день) будет начислено: 400 000 × 24% / 365 × 31 ≈ 8 153 руб. Если договором установлена помесячная ставка, расчет упрощается: 400 000 × 2% = 8 000 руб.

Документы по уплате процентов

• платежное поручение и банковская выписка — при перечислении процентов на счет займодавца;
• расходный кассовый ордер — при выплате наличными;
• акт зачета взаимных требований — если проценты погашаются взаимозачетом.

Дополнительные документы в особых ситуациях

• Акт сверки взаиморасчетов — рекомендуется составлять периодически (ежеквартально или на конец года) для подтверждения суммы задолженности по «телу» займа и процентам.
• Справка о контролируемой задолженности — если заем получен от взаимозависимого иностранного лица, для налогового учета процентов по правилам ст. 269 НК РФ.
• Дополнительные соглашения — при изменении ставки, пролонгации договора или реструктуризации долга.
• Уведомление о выборе объекта капитализации — если проценты включаются в стоимость инвестиционного актива (п. 7 ПБУ 15/2008).

Отражение в учете на основании первичных документов

На основании бухгалтерской справки-расчета составляются проводки. Для полученных займов используются счета 66 (краткосрочные) и 67 (долгосрочные), причем «тело» займа и проценты разводятся по разным субсчетам:

У займодавца выданный заем отражается на счете 58.3 «Предоставленные займы», а начисленные проценты — в составе прочих доходов (Дт 76 Кт 91.1) на основании той же справки-расчета.

Периодичность начисления и оформления документов

По правилам ПБУ 15/2008 проценты признаются в расходах равномерно в течение всего срока действия договора, независимо от условий их фактической уплаты. На практике бухгалтерская справка-расчет составляется:

• ежемесячно — на последнее число каждого месяца (для целей бухгалтерской отчетности и налогового учета);
• на дату уплаты процентов, если она не совпадает с концом месяца;
• на дату возврата займа — окончательный расчет.

Типичные ошибки

1. Отсутствие справки-расчета. Начисление процентов «на основании договора» без расчетного документа — нарушение, налоговая может снять расходы.
2. Неверный расчет количества дней. Нужно учитывать, включается ли день выдачи и день возврата в период начисления — это должно соответствовать договору.
3. Неприменение новой ставки. Если ставка привязана к ключевой ставке ЦБ, при ее изменении расчет нужно корректировать.
4. Отсутствие утвержденной формы справки в учетной политике. Самостоятельно разработанная форма должна быть закреплена документально.
5. НДФЛ у физлица-займодавца. Если заем выдал физлицо, организация-заемщик является налоговым агентом и должна удержать НДФЛ с процентов — это тоже отражается в справке и платежных документах;

Комплект первичных документов по процентам по займам включает договор займа, платежные документы на получение и возврат средств, бухгалтерскую справку-расчет процентов и документы на их уплату. Центральное место занимает справка-расчет: именно она обосновывает сумму процентов в бухгалтерском и налоговом учете. Разработайте удобную форму справки, утвердите ее в учетной политике и составляйте ежемесячно — это защитит компанию от претензий налоговых органов и обеспечит достоверность отчетности.