Формирование фонда оплаты труда (ФОТ) — одна из ключевых задач бухгалтерии и кадровиков. С заработной платы работников удерживаются и перечисляются в бюджет различные обязательные платежи. Важно четко разграничивать, какие платежи удерживаются из средств работника (НДФЛ), а какие платит за свой счет работодатель (страховые взносы). Ниже представлен подробный обзор действующего законодательства.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ), удерживается из заработной платы

НДФЛ — единственный налог, который удерживается непосредственно из дохода сотрудника. Работодатель выступает налоговым агентом: рассчитывает, удерживает и перечисляет налог в бюджет.

Ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ (с 2025 года — прогрессивная шкала)

С 1 января 2025 года введены новые дифференцированные ставки для резидентов (ст. 214.7 НК РФ):

• 13% — на доход до 2 400 000 руб. в год;
• 15% — на доход от 2 400 000 до 5 000 000 руб. в год;
• 18% — на доход от 5 000 000 до 20 000 000 руб. в год;
• 20%, на доход от 20 000 000 до 50 000 000 руб. в год;
• 22% — на доход свыше 50 000 000 руб. в год.

Важно: Налоговая база определяется кумулятивно с начала года. Переход на более высокую ставку происходит только по той части дохода, которая превышает порог.

Ставки для нерезидентов

• 30% — общая ставка для нерезидентов (иностранных граждан, пребывающих в РФ менее 183 дней за 12 месяцев).
• 13–22% — ставки резидентов применяются к высококвалифицированным специалистам (ХКС) и участникам Госпрограммы переезда, а также гражданам стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан) — они признаются резидентами с первого дня пребывания.

Особенности расчета в 2024–2026 гг.

• Стандартные вычеты: 1 400 руб. (дети 1–2), 3 000 руб. (3-й и последующие), 3 000/6 000 руб. (инвалиды, чернобыльцы) — предоставляются до накопления дохода 350 000 руб. в год (лимит не менялся).
• Социальные вычеты: лечение, обучение, взносы НПФ, страхование жизни, в пределах 120 000 / 150 000 руб. в год.
• Имущественные вычеты: при покупке жилья, продаже имущества.
• Сроки перечисления: не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (для зарплаты, фактически дважды в месяц: за аванс и за остаток зарплаты).

Страховые взносы — платит работодатель за свой счет

С 2017 года единый социальный налог (ЕСН) заменен набором страховых взносов. Они не удерживаются из зарплаты сотрудника, а начисляются сверху на начисленную сумму (брутто). Перечисляются в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР и ФСС).

Основные ставки на 2024–2026 годы (ст. 425, 427 НК РФ)

Лимиты базы для ОПС и ВНС (потолки начисления)

Взносы ОПС и ВНС исчисляются только в пределах установленного годового лимита начислений на одного работника. На сумму, превышающую лимит, эти взносы не начисляются (ОМС платится со всей суммы).

• 2024 год: 2 225 000 руб.
• 2025 год: 2 400 000 руб. (установлен ФЗ от № 361-ФЗ).
• 2026 год: Лимит ежегодно индексируется Правительством РФ (ожидается рост в соответствии с прогнозом зарплат).

Пример: Если начисления за год превысили лимит, с превышающей части начисляется только ОМС (5,1%) + ВНС (если лимит по ВНС не исчерпан, обычно он совпадает с лимитом ОПС);

Сниженные ставки для отдельных категорий (ст. 427 НК РФ)

Для определенных категорий работников и организаций применяется ставка 15,1% (ОПС 6% + ОМС 5,1% + ВНС) или 7,1% (ОПС 0% + ОМС 5,1% + ВНС 2% для МСП в некоторых случаях — уточняйте по актуальным перечням):

• Организации и ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, АУСН, ЕСХН, Патент, НПД) — 15,1% (в пределах МРОТ на каждого сотрудника, сверх МРОТ, 30% / 27,1% в зависимости от года и категории). Важно: С 2025 года для МСП и НКО сохраняется ставка 15,1% в пределах МРОТ, сверх МРОТ — общая ставка (27,1% + ВНС).
• ИТ-компании (аккредитованные) — 7,6% (ОПС 0% + ОМС 5,1% + ВНС) на доходы программистов и др. специалистов (до 2024 г. включительно действовало, на 2025–2026 гг. требуется проверка актуальных норм, так как льготы пролонгировались с изменениями).
• Работники с ограниченными возможностями здоровья (Инвалиды I, II групп, дети-инвалиды) — 7,1% (ОПС 0% + ОМС 5,1% + ВНС 2% или по тарифу).

Особенности для отдельных категорий работников и договоров

Граждане-договорники (ГПХ — гражданско-правовые договоры)

С выплат по договорам ГПХ (подряд, возмездное оказание услуг) с физическими лицами (не ИП, не самозанятыми) работодатель (заказчик) также платит страховые взносы:

• ОПС — 22% (в пределах лимита);
• ОМС — 5,1% (без лимита);
• ВНС — по тарифу класса риска заказчика (в пределах лимита).
• НДФЛ удерживается стандартными ставками (13–22% / 30%).

Исключение: Если подрядчик — ИП или самозанятый (НПД), заказчик взносы не платит (ИП платит за себя, самозанятый платит НПД 6%).

Внешние совместители

• НДФЛ: Удерживает основной работодатель (если доходы не превышают лимиты вычетов) или каждый работодатель самостоятельно, если сотрудник принес справку 2-НДФЛ о доходах с другого места работы.
• Страховые взносы: Платит каждый работодатель отдельно. Лимит базы (2,2 млн / 2,4 млн) применяется отдельно у каждого работодателя. То есть, если сотрудник заработал 2 млн у одного и 2 млн у другого — взносы ОПС/ВНС платятся полностью у обоих.

Директора и члены правления

• Если директор работает по трудовому договору — общие правила (НДФЛ + взносы 27,1% + ВНС).
• Если директор — внешний совместитель на ставке 0,1 МРОТ — взносы исчисляются от фактически начисленной зарплаты, но не ниже МРОТ (если это установлено локальными нормативными актами/договором), в пределах лимитов.
• Вознаграждение членам совета директоров / наблюдательного совета — подлежит облажению НДФЛ (13–22% / 30%) и страховым взносам (27,1% + ВНС), если выплаты производятся организацией.

Специальные налоговые режимы и ИП (кратко)

Вопрос «какие налоги платит ИП» отличается от налогов на зарплату наемных работников. ИП платит за себя фиксированные взносы и налог по режиму.

Фиксированные взносы ИП за себя (на 2025 год, ст. 432 НК РФ):

• ОПС: 50 798,88 руб; в год (МРОТ × 12 × 22%).
• ОМС: 11 803,68 руб. в год (МРОТ × 12 × 5,1%).
• Доп. 1% к ОПС с дохода свыше 300 000 руб. в год (платится до 277 571 руб. в 2025 г.).

Налоги по режимам (2025–2026):

• ОСНО: НДФЛ (как физлицо) + НДС + Имущественный налог + Взносы за себя + Взносы за сотрудников.
• УСН «Доходы»: 6% (или 1% в некоторых регионах) + Взносы за себя (уменьшают налог на 50%/100%) + Взносы за сотрудников (не уменьшают налог УСН, но уменьшают авансовые платежи).
• УСН «Доходы минус расходы»: 15% (ставки по регионам 5–15%) + Взносы за себя (в расходы) + Взносы за сотрудников (в расходы).
• АУСН (Автоматизированная УСН): Ставки 0–6% (зависит от дохода и региона) + Взносы за себя (не уменьшают налог, но зачисляются в счет оплаты).
• Патент (ПСН): Стоимость патента (рассчитывается через потенциальный доход × 6%) + Взносы за себя (ОПС/ОМС фикс. сумма, уменьшают стоимость патента на 50%/100%) + Взносы за сотрудников (15,1% в пределах МРОТ, сверх, общая ставка).
• ЕСХН (Единый сельскохозяйственный налог): 6% + Взносы за себя/сотрудников.
• НПД (Самозанятые): 4% (с физлиц) / 6% (с юрлиц/ИП) + нет обязательных взносов за себя (можно платить добровольно за пенсию). Нанимать сотрудников по трудовому договору нельзя.

Сроки перечисления и отчетность (2024–2026)

Сроки перечисления взносов и НДФЛ

• НДФЛ: Не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Для зарплаты (аванс + остаток) — дважды в месяц.
• Страховые взносы: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором выплачен доход (п. 3 ст. 431 НК РФ).
  • За I кв. — до 15 апреля;
  • За II кв., до 15 июля;
  • За III кв. — до 15 октября;
  • За IV кв. — до 15 января след. года.
• Исключение (ИП за себя): Фиксированные взносы — до 31 декабря текущего года (доп. 1% — до 1 июля след. года).

Отчетность в СФР и ФНС

1. Единая налоговая ведомость (ЕНВД) — отменена с 2021 г.
2. Расчет по страховым взносам (РСВ): Сдается ежеквартально не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (вместе с уплатой взносов). Формат утвержден приказом СФР.
3. Сведения о доходах физических лиц (6-НДФЛ): Ежеквартально (до последнего дня месяца, следующего за кварталом) и за год (до 25 февраля след. года).
4. Индивидуализированный учет (ЕФС-1 / СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ): Сдаются ежемесячно (ЕФС-1 — до 15-го числа след. месяца, СЗВ-ТД — в день приема/увольнения/изменения договора).

Типичные ошибки и риски

• Неучет лимита базы: Начисление ОПС/ВНС сверх лимита (2,2 млн / 2,4 млн) — переплата, которую сложно вернуть (только зачетом на будущие платежи).
• Ошибки в ставке НДФЛ с 2025 г.: Применение фиксированных 13%/15% вместо прогрессивной шкалы для высоких доходов.
• Пропуск сроков НДФЛ: Уплата «раз в месяц» вместе с зарплатой, грубое нарушение (штраф 20% + пени за каждый день просрочки для каждого сотрудника).
• Неверный класс риска ВНС: Занижение тарифа ведет к начислению доп. взносов, штрафов и пени при проверке СФР.
• Игнорирование «МРОТ-логики» для МСП: Для ИП на УСН/Патенте взносы за сотрудников 15,1% применяются только в пределах МРОТ на человека. Сверх МРОТ — полная ставка.

Резюме: «Кто, что и когда платит»

Правильный расчет и своевременная уплата налогов и взносов с заработной платы — залог финансовой безопасности организации. С 2025 года ключевым изменением стала прогрессивная шкала НДФЛ для резидентов, что требует тщательного кумулятивного учета доходов каждого сотрудника в течение года. Страховые взносы остаются существенной нагрузкой на ФОТ (базовые 27,1% + ВНС), однако для МСП и НКО сохраняются льготные режимы в пределах МРОТ. Рекомендуеться автоматизировать расчеты в 1С:ЗУП или иных системах с регулярным обновлением релизов нормативной информации.

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений по конкретным бизнес-ситуациям обратитесь к действующему Налоговому кодексу РФ, Федеральному закону № 212-ФЗ и консультациям профессионального бухгалтера/юриста.