Общие положения

Передача документов на хранение в государственные архивы — важный этап архивного дела, обеспечивающий сохранение исторического и культурного наследия страны. Порядок приема документов регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

Государственные архивы осуществляют прием документов Архивного фонда РФ, образующихся в деятельности организаций-источников комплектования, а также документов, находящихся в частной собственности, на основании экспертизы ценности.

Какие документы подлежат приему в государственный архив

В государственные архивы передаются следующие категории документов:

• Документы постоянного срока хранения, управленческая, организационно-распорядительная, научно-техническая и иная документация, обладающая исторической, научной, социальной, политической и культурной ценностью;
• Документы по личному составу — личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении, лицевые счета по заработной плате. Такие документы не подлежат уничтожению в течение 75 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года, в соответствии с Перечнем № 236, установлен срок хранения 50 лет);
• Документы ликвидированных организаций — управленческие документы постоянного хранения и документы по личному составу организаций, прекративших свою деятельность;
• Уникальные и особо ценные документы, аудиовизуальные, фото-, кино-, видеодокументы, рукописи, архивные коллекции, имеющие признаки общности;
• Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, в случаях, предусмотренных договором с архивом или при ликвидации организации.

Формы приема документов

Комплектование государственных архивов осуществляется в двух основных формах:

Полный прием

В архив передаются все документы организации-источника комплектования, подлежащие постоянному хранению, в соответствии с утвержденными описями дел.

Выборочный прием

Предусматривает две разновидности:

• Повидовой прием — в архив непосредственно поступают отдельные виды документов (например, только документы по личному составу);
• Групповой прием — отбираются документы определенных категорий организаций или тематических групп.

Порядок подготовки и передачи документов

Работа по подготовке к приему-передаче документов в архив требует организации, времени, контроля и навыков. Основные этапы:

1. Экспертиза ценности документов — отбор документов для передачи в архив, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Проводится экспертной комиссией организации совместно с представителями государственного архива;
2. Формирование и оформление дел — документы должны передаваться в упорядоченном состоянии, с подшивкой, нумерацией листов, оформлением обложек в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51141-98 и Основных правил работы архивов;
3. Составление описей дел — по итогам работы комиссии составляются описи на дела постоянного, долговременного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Описи рассматриваются на заседании экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива;
4. Полистная проверка — состав документов, подлежащих полистной проверке, архив определяет самостоятельно;
5. Передача дел — осуществляется по описи с соответствующим научно-справочным аппаратом. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив;
6. Учет поступления, архив присваивает номер и наименование фонда, ведется книга учета поступления и выбытия документов.

Документы, находящиеся в частной собственности

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов, то есть изучения их исторической, научной и культурной значимости. Передача может происходить путем дарения, купли-продажи или депонирования (временного хранения) по договору с архивом.

Ответственность организаций

Организации — источники комплектования государственных архивов обязаны:

• обеспечивать сохранность документов, подлежащих передаче в архив;
• своевременно проводить экспертизу ценности и составлять описи дел;
• передавать документы в установленные сроки в упорядоченном состоянии;
• при ликвидации организации — передавать документы постоянного хранения и по личному составу в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Нарушение порядка передачи документов, их утрата или уничтожение без согласования с архивом влечет административную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Перечень документов, подлежащих приему в государственный архив, определяется на основе нормативных перечней, результатов экспертизы ценности и договорных отношений между организацией и архивом. Четкое соблюдение установленного порядка подготовки, оформления и передачи документов обеспечивает сохранность Архивного фонда Российской Федерации и защиту прав граждан, в частности при оформлении архивных справок о трудовом стаже и заработной плате.