Учет выплат по временной нетрудоспособности — одна из самых частых операций в бухгалтерии любого предприятия․ Несмотря на привычность процесса, законодательство регулярно меняется: меняются источники финансирования, порядок расчета среднего заработка, сроки передачи данных в Социальный фонд России (СФР) и, как следствие, бухгалтерские проводки․ В этой статье мы подробно разберем актуальный порядок отражения начисления, оплаты и возмещения больничных в 2024–2025 годах․

Общие принципы и источники финансирования

С 2021 года порядок оплаты больничных кардинально изменился: работодатель платит только первые 3 календарных дня нетрудоспособности (за исключением случаев, когда оплачиваются все дни за счет работодателя, например, при травме на производстве или карантине)․ Остальные дни оплачиваются за счет средств Социального фонда России (СФР) (ранее ФСС)․

Важно помнить, что расчет пособия производится для всех категорий работников:

• Основной штат;
• Совместители (внутренние и внешние);
• Сотрудники с неполным рабочим временем;
• Работники с суммированным учетом рабочего времени;
• Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПХ), если предусмотрено договором и уплачены взносы․

Расчетный период и база для начисления (2024–2025 гг․)

Для расчета среднего дневного заработка используется расчетный период в 730 дней (2 года), предшествующих страховому случаю․

• Для больничных 2024 года: расчетный период — 2022 и 2023 годы․
• Для больничных 2025 года: расчетный период — 2023 и 2024 годы․

Максимальная база ограничена пределом начисления страховых взносов за каждый год расчетного периода․ Если заработок работника ниже МРОТ (или стаж менее 6 месяцев, либо нет заработка за расчетный период), пособие рассчитывается от МРОТ, действующего на момент нетрудоспособности, с учетом регионального коэффициента․

Бухгалтерские проводки: Начисление пособия

Проводки зависят от того, за чей счет выплачиваются дни нетрудоспособности․

Начисление за счет работодателя (первые 3 дня, а также случаи полной оплаты работодателем)

Сумма пособия проводится по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета расходов (в зависимости от подразделения, где работает сотрудник):

Начисление за счет средств СФР (4-й и последующие дни, а также уход за больным ребенком/членом семьи)

Здесь используется счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (субсчет 69․01 «Расчеты по обязательному социальному страхованию»):

> Важно: При уходе за больным ребенком до 7 лет (и в некоторых других случаях по ст․ 5 Закона № 255-ФЗ) все дни оплачиваются за счет СФР (Дт 20/23/25/26/44/91 — Кт 69․01)․

Проводки по выплате пособия работнику

Выплата производится со счета 70 (так как пособие считается доходом работника и подлежит удержанию НДФЛ)․ Источник денег (касса или расчетный счет) не меняет счет дебета․

Не забываем про удержание НДФЛ (обычно 13% для налоговых резидентов):

• Дт 70 — Кт 68․01 — удержан НДФЛ с суммы пособия․

Возмещение расходов от СФР (для дней за счет Фонда)

Поскольку дни за счет СФР были начислены через счет 69․01, при получении денег от Фонда нужно погасить эту задолженность․

Получение возмещения на расчетный счет

• Дт 51 — Кт 69․01, получено возмещение пособия от СФР․

Зачет переплаты страховых взносов (если организация пользуется правом зачета)

• Дт 69․01 — Кт 69․01 (субсчет «Расчеты по страховым взносам») — произведен зачет переплаты взносов на возмещение больничных․

Сроки: СФР перечисляет возмещение не позднее 10 календарных дней после получения сведений о выплате (регистрационном номере ЛН в ЕРЛН)․ Сведения в СФР передаются не позднее следующего рабочего дня после выплаты пособия работнику․

Особенности учета в бюджетных организациях (КАСБУ)

В казенном и бюджетном учете используется План счетов по Приказу Минфина № 157н (Инструкция № 157н) и Приказ № 209н․ Особенность — использование внебалансовых счетов и кодов аналитики․

• Начисление за счет работодателя: Дт 101․XX (КОСГУ 211) — Кт 201․XX (или 202․XX)․
• Начисление за счет СФР: Дт 101․XX (КОСГУ 211) — Кт 201․XX (с аналитикой по источнику финансирования — СФР)․
• Выплата: Дт 201․XX — Кт 101․XX (или 102․XX при безналичной выплате)․
• Получение возмещения от СФР: Дт 101․XX, Кт 101․XX (поступление дохода от возмещения) с одновременным погашением задолженности перед СФР;

Для уволенных сотрудников (Инструкция 157н, п․ 254; Приказ 209н) расчеты отражаются на счете 0 302 64 000 «Расчеты с уволенными работниками»․

Проводки по страховым взносам на пособия

С пособий по нетрудоспособности (как за счет работодателя, так и за счет СФР) начисляются страховые взносы (30% / 15․1% / 7․6% в зависимости от категории плательщика и лимитов), кроме случаев, когда пособие выплачено за счет СФР (для дней за счет СФР взносы не начисляются, так как база для взносов формируется только по выплатам за счет работодателя)․

• Дт 20/23/25/26/44/91 — Кт 69․01 (субсчет «Расчеты по страховым взносам») — начислены взносы с суммы больничного, оплаченного работодателем (первые 3 дня)․
• Дт 69․01, Кт 51 — перечислены взносы в СФР․

Типичные ошибки и контрольные точки

1. Неправильное разделение дней: списывание всех дней на затраты организации (Дт 20/26 Кт 70) без выделения части за счет СФР (Дт 20/26 Кт 69․01)․ Это ведет к завышению расходов на налог на прибыль и ошибкам в отчетности в СФР․
2. Игнорирование лимита базы: расчет среднего заработка без учеда предельной базы начисления взносов за годы расчетного периода․
3. Поздняя передача данных в СФР: сведения о выплате должны уйти в ЕРЛН (Единый реестр листов нетрудоспособности) не позднее следующего рабочего дня после выплаты․ Просрочка грозит штрафами (ст․ 14․17 КоАП РФ)․
4. Ошибки при зачете переплаты: зачет переплаты взносов на возмещение больничных возможен только при отсутствии задолженности по взносам и пеням на момент подачи заявления о зачете․
5. НДФЛ с возмещения СФР: возмещение, полученное от СФР, — это не доход организации, НДФЛ с него не удерживается․ Оно погашает дебиторскую задолженность по счету 69․01․

Пример комплексной проводки (Сценарий: 10 дней больничного, стаж 5 лет, зарплата высокая)

Условия: 3 дня за счет работодателя, 7 дней за счет СФР․ Сотрудник основного производства․ Выплата с расчетного счета․

1. Дт 20, Кт 70 — Начислено пособие за 3 дня за счет работодателя․
2. Дт 20 — Кт 69․01 — Начислено пособие за 7 дней за счет СФР․
3. Дт 70 — Кт 68․01 — Удержан НДФЛ со всей суммы пособия (10 дней)․
4. Дт 70 — Кт 51 — Перечислена сумма на руки работнику (за вычетом НДФЛ)․
5. Дт 20, Кт 69․01 (взносы) — Начислены страховые взносы с суммы 3 дней (за счет работодателя)․
6. Дт 69․01 — Кт 51, Перечислены взносы в СФР․
7. Дт 51 — Кт 69․01 — Получено возмещение от СФР за 7 дней (после передачи сведений в ЕРЛН)․

Грамотное отражение больничных в учете требует четкого понимания: кто платит (работодатель или СФР), куда списывать расходы (производство, управление, продажи) и как своевременно взаимодействовать с ЕРЛН․ Использование правильных счетов (70 для своих дней, 69․01 для дней СФР) и своевременная передача данных в Социальный фонд — залог отсутствия претензий со стороны налоговой инспекции и СФР, а также корректного формирования налоговой базы по налогу на прибыль․

Рекомендуем закрепить за ответственным лицом регламент: получение ЛН -> расчет -> начисление (проводки) -> выплата -> передача в ЕРЛН -> получение возмещения -> зачет/возврат․ Автоматизация этого процесса в 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия значительно снижает риск ошибок․