В 2016 году порядок расчета и выплаты отпускных средств строго регламентировался Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 («Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»). Данная статья подробно разбирает алгоритм расчетов, нормативную базу и типичные ошибки, актуальные для кадровиков и бухгалтеров за 2016 год.

Нормативная правовая база 2016 года

Основными документами, регулирующими оплату ежегодного основного оплачиваемого отпуска в 2016 году, являлись:

• Статьи 114, 115, 139 ТК РФ — определяют продолжительность отпуска (не менее 28 календарных дней) и принцип оплаты по среднему заработку.
• Постановление Правительства РФ № 922 от — регламентирует состав выплат, включаемых в расчет среднего заработка, и порядок расчета за неполностью отработанные периоды (коэффициент 29,3).
• Статья 136 ТК РФ — устанавливает срок выплаты отпускных: не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 210, 223), отпускные относятся к доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13% (для налоговых резидентов).

Общие правила предоставления и оплаты отпуска

Кто имеет право на отпуск

Согласно ст. 122 ТК РФ, право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеют все работники, независимо от вида трудового договора (срочный, бессрочный), режима работы и продолжительности рабочего времени (полный/неполный день).

Продолжительность отпуска

• Общий минимум: 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
• Удлиненные отпуска: работникам вредных/опасных производств, работникам Крайнего Севера, педагогическим работникам, врачам и др. (ст. 116–119 ТК РФ).
• Дополнительные отпуска: за нестандартный рабочий день, за выслугу лет, за особый характер работы (ст. 117, 118, 321 ТК РФ).

Расчетный период

Для расчета среднего заработка берется 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 5 Постановления № 922).

• Пример: Отпуск начинается 15 августа 2016 г. Расчетный период: август 2015 г. — июль 2016 г. включительно.

Если работник работает менее 12 месяцев, расчетный период составляется из фактически отработанных полных календарных месяцев и неполных месяцев (п. 6 Постановления № 922).

Алгоритм расчета отпускных в 2016 году (по Постановлению № 922)

Шаг 1. Определение выплат, включаемых в расчет среднего заработка

В расчет включаются все выплаты, имеющие возмездный характер и выплаченные за расчетный период по системе оплаты труда (п. 2 Постановления № 922):

• Оклад, тарифные ставки, заработная плата за выполненную работу;
• Премиальные, надбавки, поощрительные выплаты (если они предусмотрены системой оплаты труда — коллективным договором, локальными актами, трудовым договором);
• Надбавки за вредность, ночной режим, региональные коэффициенты, «северные» надбавки;
• Выплаты за обработку, работу в выходные/праздничные дни (в части оплаты по однократной ставке, если они уже оплачены как сверхурочные — исключаются вторую раз).

Что ИСКЛЮЧАЕТСЯ из расчета (п. 3 Постановления № 922):

• Одноразовые выплаты (материальная помощь, подарки к юбилеям, выплаты при рождении ребенка и т.д.), если они не предусмотрены системой оплаты труда;
• Командировочные расходы (суточные, проезд, жилье);
• Выплаты за питание, жилье, топливо, проезд на транспортной организации;
• Средний заработок, сохраненный за периоды отлучки от работы (больничный, предыдущий отпуск, простои не по вине работника) — эти периоды и выплаты исключаются из расчетного периода полностью.

Шаг 2. Расчет количества календарных дней в расчетном периоде

Используется коэффициент 29,3 — среднее число календарных дней в месяце (п. 10 Постановления № 922).

Формула для полных месяцев:

Дни = Количество полных месяцев × 29,3

Формула для неполных месяцев (п. 10 Постановления № 922):

Дни = (29,3 / Календарных дней в неполном месяце) × Отработанных дней в неполном месяце

Шаг 3. Расчет среднедневного заработка

Формула (п. 9 Постановления № 922):

Среднедневной заработок = Сумма заработка за расчетный период / Число календарных дней в расчетном периоде

Шаг 4. Расчет суммы отпускных

Формула:

Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Особенности расчета в 2016 году: типичные ситуации

Повышение заработной платы в расчетном периоде или во время отпуска

Согласно п. 16 Постановления № 922, если в расчетном периоде или в период отпуска повышалась заработная плата (оклад, тарифная ставка), сумма заработка, начисленная до повышения, подлежит индексации по коэффициенту:

Коэффициент = Новый оклад / Старый оклад

Индексации подлежат только те виды оплаты, которые были повышены (оклад, ставка). Премии и надбавки в фиксированных суммах индексации не подлежат.

Исключение периодов невыходов (больничные, прошлые отпуска, простои)

Если в расчетном периоде были периоды, за которые сохранялся средний заработок (больничный лист, предыдущий отпуск, простои не по вине работника, отпуск за счет работодателя для обучения), то:

1. Эти календарные дни исключаются из знаменателя формулы (не считаются в днях расчетного периода).
2. Начисленные за эти периоды суммы исключаются из числителя (суммы заработка).
3. Для неполного месяца, в который попал такой период, дни считаются по формуле неполного месяца (см. Шаг 2), где «Отработанные дни» — это дни фактической работы.

Региональные коэффициенты и «северные» надбавки

В 2016 году (как и сейчас) региональный коэффициент (РК) и процентная «северная» надбавка применяются к расчитанной сумме отпускных (Письмо Минтруда РФ от № 911-6-1).

Отпуск, приходящийся на нерабочие праздничные дни

Согласно ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, попадающие в отпуск, не включаются в его продолжительность и не оплачиваются как отпускные. Продолжительность отпуска увеличивается на соответствующее число дней, но сумма отпускных за эти дни не начисляется (они выпадают из календарных дней отпуска).

Сроки и порядок выплаты (Ст. 136 ТК РФ)

• Срок: Не позднее чем за 3 календарных дня до первого дня отпуска.
• Если 3-й день выпадает на выходной или праздничный день, выплата производится в предшествующий рабочий день (Роструд, Письмо от № 2357-6-1).
• При нарушении срока работодатель выплачивает заработную плату с компенсацией за каждый день просрочки в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ (ст. 236 ТК РФ).

Налогообложение и страховые взносы в 2016 году

НДФЛ (Ставка 13% для резидентов)

• Налоговый агент (работодатель) удерживает НДФЛ в день фактической выплаты отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ).
• Сдача налоговой декларации 2-НДФЛ — до 1 апреля следующего года.

Страховые взносы (ФСС, ПФР, ФФОМС, ТФОМС)

В 2016 году действовали следующие тарифы (для основных категорий работников):

Примечание: С 2017 года взносы на ОМС были объединены в ФФОМС (5,1%), а с 2017 года тариф ПФР для доходов свыше лимита снизился до 10%. В 2016 году тариф 30% применялся ко всей базе без ограничения по лимиту (лимит на ПФР в 2016 г. составлял 796 000 руб., сверхлимитная часть — 10%).

Оформление документов в 2016 году

1. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6 или Т-6а) — основание для расчета.
2. Расчетный листок (ф. Т-51) или ведомость на выплату (ф. Т-53), для отражения начислений и удержаний.
3. Платежное поручение / Кассовый ордер, для выдачи наличных или перевода на карту.
4. Уведомление работника о выплате (при выдаче через кассу — роспись в кассовой книге/выдаче).

Частые ошибки бухгалтеров в 2016 году

• Использование коэффициента 29,4 или 30 дней вместо 29,3 (допускалось только до 2008 года).
• Включение в расчет суточных, компенсаций проезда, материальной помощи (не имеющих возмездного характера).
• Неисключение периодов больничного/простоев из расчетного периода (приводит к занижению среднего заработка).
• Неиндексация заработка при повышении оклада в расчетном периоде.
• Начисление отпускных за нерабочие праздничные дни, попадающие в отпуск (нарушение ст. 120 ТК РФ).
• Просрочка выплаты позже 3 дней до начала отпуска.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (Ст. 127 ТК РФ)

При увольнении в 2016 году работнику выплачивалась компенсация за все неиспользованные дни отпуска за весь стаж работы у данного работодателя.

• Расчет среднего заработка производится по тем же правилам (Постановление № 922).
• Компенсация подлежит выплате в день увольнения (последний рабочий день).
• НДФЛ и страховые взносы удерживаются/начисляются по общим правилам.

Расчет отпускных в 2016 году требовал строгого соблюдения процедуры, закрепленной в Постановлении № 922. Ключевыми моментами были: корректное определение расчетного периода с исключением «нерабочих» периодов (больничные, прошлые отпуска), правильное применение коэффициента 29,3 для неполных месяцев, обязательная индексация заработка при его повышении и соблюдение трехдневного срока выплаты до начала отдыха. Нарушение этих правил вело к начислению дополнительных сумм, компенсаций за задержку и штрафов по итогам проверок ГИТ (Государственной инспекции труда).

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, действовавшего в 2016 году (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 922, НК РФ). Для расчетов за текущий период необходимо использовать актуальные нормативные акты.