Электронный документооборот (ЭДО) в системе СБИС (Saby) — это быстрый, юридически значимый и удобный способ обмена договорами с контрагентами. Чтобы процесс прошел без ошибок, задержек и проблем с юридической силой документов, важно соблюдать определенную последовательность действий. В этой статье мы подробно разберем все этапы: от подготовки карточки контрагента до получения подписанного оригинала.

Подготовительный этап: что проверить перед отправкой

Прежде чем нажать кнопку «Отправить», убедитесь, что выполнены следующие условия:

• Активная ЭЦП (электронная цифровая подпись) у ответственного лица вашей организации. Ключ должен быть действительным и установлен на рабочей станции (через КриптоПро CSP и плагин СБИС).
• Корректно заполнена карточка вашей организации в разделе «Настройка» — «Организации»: ИНН, КПП, юридический адрес, реквизиты банка, ФИО генерального директора (основание действия — Устав).
• Настроен роуминг (если контрагент в другом операторе ЭДО). СБИС имеет роуминг с крупнейшими операторами (Диадок, Такском, СберКорус и др.), но его нужно включить в настройках тарифа или у менеджера.

Сценарий 1: Контрагент уже подключен к СБИС (или к оператору с роумингом)

Это самый простой и надежный вариант. Документ уходит внутрь системы ЭДО, получает статус «Доставлен» мгновенно, а подпись ставится прямо в интерфейсе программы.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте раздел «Документы» → «Исходящие».
2. Нажмите кнопку «Создать» (значок «+» или кнопка в панели инструментов).
3. В открывшемся окне выберите тип документа: «Договор» (или «Дополнительное соглашение», если типология настроена иначе).
4. Заполните реквизиты шапки:
   • Наша организация: выберите из списка (если их несколько).
   • Контрагент: начните вводить ИНН или название. Система подскажет организацию из справочника или найдет её в реестре участников ЭДО. Важно: выбирайте контрагента именно из выпадающего списка участников ЭДО (обычно помечается иконкой «сети» или надписью «ЭДО»), а не просто вводите текст вручную. Это гарантирует доставку в личный кабинет партнера.
5. Прикрепите файл договора: нажмите «Добавить файл» или перетащите документ в область вложений.

   Поддерживаемые форматы: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG. Рекомендуется использовать PDF (версии 1.4–1.7) для корректного отображения визуальной подписи и печати.

6. При необходимости добавьте приложения (спецификации, приложения к договору), они будут подписаны вместе с основным документом.
7. Проверьте заполненные поля: номер, дата, сумма, предмет договора (если предусмотрено типом документа).
8. Нажмите кнопку «Отправить» (или «Подписать и отправить»).
9. В окне подписания выберите сертификат ЭЦП, введите пароль от контейнера (если требуется) и подтвердите действие.

Результат: Документ уходит в «Исходящие» со статусом «Отправлен», затем «Доставлен» (у контрагента в «Входящих»). После подписания контрагентом статус сменится на «Подписан обеими сторонами».

Сценарий 2: Контрагент НЕ подключен к ЭДО (приглашение по email)

СБИС позволяет отправить документ даже если у партнера нет ЭДО. Он получит письмо на электронную почту со ссылкой для просмотра и подписания.

Как это сделать правильно:

1. Выполните шаги 1–6 из инструкции выше (создайте документ, прикрепите файл).
2. В поле «Контрагент» введите ИНН организации. Если система не находит её в реестре ЭДО, она предложит «Создать новую организацию» или просто сохранить как «Неизвестный получатель». Заполните реквизиты вручную (Название, ИНН, КПП, Email).
3. Обязательно укажите Email ответственного лица контрагента в карточке получателя или в поле «Email для отправки».
4. Нажмите «Отправить» и подпишите документ своей ЭЦП.

Что происходит у контрагента:

• Приходит письмо от «СБИС / Saby» с темой «Вам направлен документ на подпись».
• По ссылке открывается веб-страница с превью документа (PDF).
• Контрагент может: Скачать PDF, Подписать ЭЦП (если у него есть ключ), Отказать в подписании (с указанием причины).
• Если у контрагента нет ЭЦП, он может зарегистрироваться в СБИС прямо из письма (бесплатно для получения входящих) и поставить подпись.

Нюанс: Юридическая сила такого документа равна бумажному с «живой» подписью (ст. 434 ГК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»), при условии, что стороны заключили Соглашение об ЭДО (часто оно интегрируется в сам договор или оформляется отдельным приложением).

Сценарий 3: Контрагент работает в другом операторе ЭДО (Диадок, Астрал и др.)

Если у контрагента ЭДО в другом операторе, а роуминг между СБИС и этим оператором активен, процесс выглядит так же, как в Сценарии 1. Вы просто выбираете контрагента по ИНН из списка участников ЭДО (система сама определит оператора).

Если роуминга нет: Обмен через ЭДО невозможен. Варианты решения:

1. Попросить контрагента подключить роуминг у своего оператора.
2. Отправить документ по email (Сценарий 2).
3. Использовать обмен через почту РФ (бумажный оригинал).

Важные нюансы при работе с договорами в СБИС

Типология документов и нумерация

В настройках СБИС (раздел «Настройка» → «Типология документов») можно настроить автоматическую нумерацию договоров, обязательные поля (предмет, сумма, валюта) и виды документов (Договор, Доп. соглашение, Протокол разногласий). Использование правильного типа документа упрощает учет и поиск.

Визуализация подписи (Визуальная подпись)

При создании документа можно включить опцию «Добавить визуальную подпись» (значок печати/подписи на PDF). Это не обязательно для юридической силы (действует невидимая ЭЦП), но удобно для печати и архивации: на последней странице или в поле «Подпись» появятся фамилия подписанта, дата и изображение печати (если загружено в настройках организации).

Соглашение об ЭДО

Для того чтобы электронный договор имел полную юридическую силу без обмена бумажными оригиналами, стороны должны заключить Соглашение об электронном документообороте. В СБИС есть типовые бланки таких соглашений. Его можно отправить первым документом перед заключением основного договора.

Работа с входящим договором (если прислал контрагент)

Если договор пришел от контрагента (раздел «Документы» → «Входящие» → «Договоры»):

1. Откройте документ.
2. Проверьте файл (скачайте, откройте в Adobe Acrobat/Word).
3. Если все устраивает: нажмите «Подписать» → выберите ЭЦП → «Отправить ответную подпись».
4. Если есть замечания: нажмите «Отклонить» → укажите причину (например, «Требуется согласование условий») → отправьте уведомление контрагенту. После правок он пришлет новую версию.

Чек-лист: типичные ошибки и как их избежать

Как отследить статус и найти подписанный оригинал

• Раздел «Документы» → «Исходящие»: здесь виден весь жизненный цикл: «Создан» → «Подписан нами» → «Отправлен» → «Доставлен» → «Подписан контрагентом» → «Завершен».
• Журнал событий (история): кликните правой кнопкой мыши на строке документа → «История» или «События». Покажет точное время доставки, просмотра контрагентом и подписания.
• Получение оригинала: после двойной подписи документ получает статус «Подписан обеими сторонами». Файл с двумя ЭЦП (вашей и контрагента) доступен для скачивания по кнопке «Скачать» или «Версия для печати». Этот файл является единственным оригиналом. Распечатывать его для судов/налоговой не нужно — предоставляется сам электронный файл (на флешке или через СЭД).

Автоматизация и интеграции (для масштабного бизнеса)

Если объем договоров велик, ручное создание карточек неэффективно. СБИС поддерживает:

• Интеграцию с 1С, SAP, CRM (Bitrix24, AmoCRM): договор создается в учетке, уходит в СБИС автоматически, статус возвращается обратно.
• API СБИС: для разработки собственных коннекторов.
• Шаблоны и автозаполнение: настройка полей «Наша организация», «Контрагент», «Договор-база» для мгновенного создания доп. соглашений.
• Маршруты согласования: перед отправкой контрагенту договор может пройти внутреннее согласование (юрист, финдиректор, гендиректор) внутри СБИС (раздел «Задачи» / «Маршруты»).

Отправка договора через СБИС, это стандарт деловой переписки, который экономит дни ожидания почты и исключает потерю документов. Главное правило: всегда выбирайте контрагента из реестра участников ЭДО по ИНН, прикрепляйте чистые PDF-файлы без паролей и заранее заключайте Соглашение об ЭДО. Следуя этой инструкции, вы обеспечите своим документам полную юридическую силу и мгновенную доставку.

Примечание: Интерфейс СБИС (Saby) периодически обновляется. Названия кнопок и разделов могут незначительно отличаться (например, «СБИС++» vs «Saby»), но общая логика работы с ЭДО остается неизменной на протяжении многих лет.