Приём нового сотрудника на работу, это не только оформление трудового договора и приказа, но и обязанность работодателя своевременно уведомить государственные органы о новом кадровом событии; В этой статье подробно разберём, какие отчёты нужно сдавать при трудоустройстве работника, в какие сроки и как правильно их заполнить․
Какие отчёты сдаются при приёме сотрудника на работу
С 2023 года в России действует единый Социальный фонд России (СФР), образованный в результате объединения ПФР и ФСС․ Именно в этот орган работодатель подаёт основную отчётность при приёме сотрудника․ Основные формы:
- ЕФС-1 — единая форма сведений, пришедшая на смену множеству отчётов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др․);
- Сведения о застрахованном лице — форма, необходимая для назначения и выплаты пособий․
Форма ЕФС-1: что заполнять при приёме на работу
С 1 января 2024 года форма ЕФС-1 заполняется по правилам, утверждённым приказом СФР от № 2281․ Форма состоит из двух разделов и нескольких подразделов, однако при приёме сотрудника заполнять нужно не всё, а только:
- ьный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1․1 подраздела 1 раздела 1․
Заполнение ьного листа
На ьном листе указывается информация об организации-страхователе:
- регистрационный номер страхователя, присвоенный при регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;
- сокращённое или полное наименование компании либо обособленного подразделения;
- ИНН и КПП организации (для юрлица в двух последних ячейках ИНН ставятся прочерки);
- основной ОКВЭД;
- ОГРН или ОГРНИП (для юрлица в начале проставляются два ноля);
- код категории страхователя-физического лица (например, «ФЛ01» — для физлиц, «ИП01» — для предпринимателей);
- телефон без скобок и прочих символов;
- адрес электронной почты организации․
Сроки сдачи отчётности
Сроки представления ЕФС-1 зависят от конкретного кадрового события:
- Приём или увольнение сотрудника по трудовому договору — не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа;
- Прочие кадровые события (переводы, переход на электронную трудовую книжку) — до 25 числа следующего месяца;
Форму «Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения сведений от сотрудника․ Требовать эту информацию в первый день трудоустройства необязательно, но лучше сделать это заранее, чтобы при наступлении страхового случая пособие было назначено без задержек․
Как подавать отчётность
Отчёты в СФР можно сдать следующими способами:
- в электронном виде через оператора электронного документооборота (обязательно для работодателей с численностью более 10 человек);
- через личный кабинет страхователя на сайте СФР;
- на бумажном носителе — при численности до 10 человек включительно․
Ответственность за нарушение сроков
За несвоевременную сдачу отчётности или представление недостоверных сведений предусмотрены штрафы:
- за нарушение сроков сдачи сведений о трудовой деятельности — от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника;
- за непредставление сведений о застрахованном лице — 5 000 рублей;
- за нарушение порядка электронной сдачи — 200 рублей․
Практические рекомендации
- Запрашивайте у нового сотрудника все необходимые сведения (СНИЛС, ИНН, данные для формы о застрахованном лице) уже в день оформления․
- Настройте в учётной программе напоминания о сроках сдачи ЕФС-1 — при приёме это всего один рабочий день․
- Проверяйте актуальность форм, законодательство в сфере отчётности регулярно обновляется․
- Используйте электронный документооборот — это быстрее и снижает риск ошибок․
При приёме сотрудника на работу работодатель обязан сдать в СФР форму ЕФС-1 (ьный лист, подразделы 1 и 1․1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а также форму «Сведения о застрахованном лице» в течение трёх рабочих дней․ Своевременная и корректная сдача отчётности позволит избежать штрафов и обеспечит сотруднику беспрепятственное получение пособий и учёт страхового стажа․