Правильное оформление расходного кассового ордера (РКО), обязательное условие соблюдения кассовой дисциплины в организации. Особое внимание требует заполнение реквизита «Основание»‚ так как именно он юридически обосновывает изъятие денег из кассы. В данной статье подробно разберем‚ как оформлять РКО при выплате различных видов авансов‚ какие документы служат основанием и какие ошибки стоит избегать.
Нормативная правовая база
Порядок ведения кассовых операций регламентируется следующими ключевыми документами:
- Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 7‚ 9) — первичные документы составляются в момент совершения операции.
- Указание Банка России от № 3210-У (ред. от ) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», основной регламент заполнения кассовых ордеров.
Важный принцип: согласно п; 4.1 Указания № 3210-У‚ РКО составляется в момент фактической выдачи денег. Оформление документов задним числом недопустимо. Нумерация ордеров должна быть сквозной и хронологической.
Виды авансов и соответствующие основания для РКО
Термин «аванс» в кассовой практике может означать разные хозяйственные операции. Текст в строке «Основание» должен четко отражать суть операции.
Аванс заработной платы (на основании платежной ведомости)
Выдается работникам по итогам первой половины месяца (или иного расчетного периода).
- Документ-основание: Платежная ведомость (форма Т-53 или своя форма‚ утвержденная в учетной политике).
- Что писать в РКО (строка «Основание»): «Заработная плата за 1-ю половину [Месяц] [Год] г. по ведомости № [Номер] от [Дата]».
- Нюанс: На всю сумму ведомости оформляется один РКО (п. 6.5 Указания № 3210-У). В поле «Получатель» прочерк или «По ведомости №…». Подписи получателей ставятся в самой ведомости‚ а не в РКО.
Подотчетный аванс (на хозяйственные нужды‚ командировочные расходы)
Выдается подотчетному лицу для оплаты товаров‚ работ‚ услуг или покрытия расходов в командировке.
- Документ-основание: Заявление (служебная записка) работника + Приказ (распоряжение) руководителя организации о выдаче подотчетных сумм. Копию служебной записки к РКО прикладывать не обязательно‚ но она должна быть в архиве.
- Что писать в РКО (строка «Основание»):
- «Подотчетный аванс на хозяйственные нужды по приказу № [Номер] от [Дата]»
- «Командировочные расходы по приказу № [Номер] от [Дата]‚ служебной записке № [Номер] от [Дата]»
- Получатель: Указывается ФИО подотчетного лица полностью.
Аванс по гражданско-правовым договорам (ГПХ) / подрядчикам
Если организация платит аванс поставщику/подрядчику из кассы (в пределах лимита 100 000 руб. за один договор).
- Документ-основание: Договор‚ счет на оплату‚ акт приема-передачи (если аванс за этап).
- Что писать в РКО (строка «Основание»): «Аванс по договору № [Номер] от [Дата] на оплату [товаров/работ/услуг] по счету № [Номер] от [Дата]».
- Обязательно указывать реквизиты договора.
Алгоритм оформления РКО при выдаче аванса
- Подготовка документов-оснований: Бухгалтер/кассир получает платежную ведомость (подписанную главбухом и руководителем) или приказ о выдаче подотчетного аванса с заявлением работника.
- Заполнение РКО (форма КО-2):
- Дата — дата фактической выдачи денег.
- Номер — сквозной за год.
- Получатель — ФИО (для подотчета/ГПХ) или «По ведомости №…» (для зарплаты).
- Основание — подробное описание по образцам выше.
- Сумма — прописью и цифрами.
- Счет дебета (если ведется по форме с кодами).
- Проверка кассиром: Кассир сверяет сумму в ордере с документом-основанием‚ проверяет паспорт получателя (для физлиц).
- Подписание:
- Получатель подписывает РКО (или ведомость) при получении денег.
- Кассир подписывает РКО после выдачи наличных.
- Руководитель/Главбух (если требуется внутренним документом) подписывают ведомость/приказ заранее.
- Проведение в кассовой книге: Данные РКО вносятся в кассовую книгу (форма КО-4) в день операции.
Типичные ошибки при заполнении реквизита «Основание»
| Ошибка | Почему это неверно | Как правильно |
|---|---|---|
| Просто «Аванс» или «На аванс» | Не раскрывает суть операции: зарплатный ли это аванс‚ подотчетный или по договору. Не позволяет идентифицировать документ-основание. | Указать вид аванса‚ номер и дату приказа/ведомости/договора. |
| Отсутствие ссылки на приказ при подотчете | Нарушение п. 6.3 Указания № 3210-У: выдача подотчетных сумм возможна только на основании приказа руководителя. | Обязательно: «По приказу № 123 от г.». |
| Оформление РКО заранее (утром) а выдача днем/вечером | Дата в РКО должна совпадать с датой фактической выдачи. Если деньги не выдали — РКО аннулируется. | Заполнять РКО непосредственно перед выдачей наличных. |
| Выдача аванса по договору свыше 100 000 руб. из кассы | Нарушение кассового лимита (п. 5 Указания № 3210-У). Такие платежи только безналично. | Сверяться с лимитом. При превышении, только на расчетный счет. |
Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)
С (п. 4.1 п. 4 Указания № 3210-У) ИП не обязаны оформлять кассовые документы (РКО‚ ПКО)‚ вести кассовую книгу и использовать ККТ при расчетах с физлицами за наличные (если не подключены к онлайн-кассам по 54-ФЗ).
- ИП имеют право не заполнять РКО при выдаче авансов сотрудникам или на свои нужды.
- Однако для внутреннего контроля и подтверждения расходов по НДФЛ/страховым взносам рекомендуется хранить ведомости‚ заявления и приказы с подписями о получении.
Связь РКО с отчетом подотчетного лица
Важно понимать: РКО фиксирует только выдачу денег. Погашение аванса (возврат остатков или предоставление чеков/товарных чеков) оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) при сдаче остатков в кассу или авансовым отчетом (форма АО-1) при списании на расходы.
- В строке «Основание» ПКО при возврате остатков пишут: «Возврат неиспользованного подотчетного аванса по авансовому отчету № [Номер] от [Дата]».
- Сумма в РКО (выдача) и сумма в ПКО/авансовом отчете (погашение) должны сходиться.
Резюме: чек-лист для кассира
- [ ] РКО заполнен на дату фактической выдачи денег.
- [ ] В строке «Основание» указаны: вид аванса (зарплата/подотчет/по договору)‚ номер и дата документа-основания (ведомости‚ приказа‚ договора).
- [ ] Сумма в РКО совпадает с суммой в ведомости/приказе/счете.
- [ ] Личность получателя проверена по паспорту (для физлиц).
- [ ] Подпись получателя получена (в РКО или в ведомости).
- [ ] Подпись кассира поставлена после выдачи денег.
- [ ] Данные внесены в кассовую книгу.
Грамотное заполнение реквизита «Основание» в РКО исключает вопросы со стороны проверяющих органов (налоговая‚ аудит) и обеспечивает прозрачность движений денежных средств в кассе организации.