С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Каждый работник вправе самостоятельно решить, в каком виде будут фиксироваться сведения о его трудовой деятельности: в привычной бумажной книжке или в электронном формате. Выбор оформляется письменным заявлением на имя работодателя. В этой статье подробно разберём, как правильно составить такое заявление, приведём готовый образец и расскажем о дальнейших действиях кадровой службы.

Законодательная основа

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

• статья 66.1 Трудового кодекса РФ — устанавливает право работника выбрать форму ведения сведений о трудовой деятельности;
• Федеральный закон от № 439-ФЗ — ввёл понятие электронной трудовой книжки и порядок переходного периода;
• Постановление Правительства РФ и приказы, регламентирующие форму отчётности ЕФС-1, которую работодатель сдаёт в Социальный фонд России (СФР).

Важно понимать: выбор работника является добровольным. Работодатель не вправе принуждать сотрудника к переходу на ЭТК или, наоборот, к сохранению бумажной книжки.

Кто и когда подаёт заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаёт работник, который:

• уже работает в организации и имеет бумажную трудовую книжку;
• решил, что дальнейшие сведения о его трудовой деятельности будут формироваться только в электронном виде.

Обратите внимание: работникам, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе — сведения о их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде автоматически.

Как составить заявление: пошаговая инструкция

Строгой унифицированной формы заявления законодательство не устанавливает — документ составляется в произвольной форме. Однако он должен содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа, в правом верхнем углу указываются должность и ФИО руководителя организации, наименование работодателя, а также ФИО и должность (структурное подразделение) работника.
2. Название документа — «Заявление».
3. Основной текст — просьба о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ.
4. Дата и подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже приведён готовый образец, который можно использовать как шаблон:

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову Ивану Ивановичу
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (представлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ) и трудовую книжку в бумажном виде не продолжать.

О праве на сохранение бумажной трудовой книжки уведомлён(а).

«___» __________ 20___ г.     ____________ / Петров П.П.

Что делает работодатель после получения заявления

После того как сотрудник подал заявление, кадровая служба обязана выполнить ряд действий:

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Примерная формулировка: «Подано письменное заявление Петровым Петром Петровичем о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)». В графе 2 указывается дата подачи заявления.
2. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.
3. Передать сведения в СФР — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Способы подачи заявления

Заявление можно передать работодателю несколькими способами:

• лично, в отдел кадров (рекомендуется получить отметку о принятии на втором экземпляре);
• по почте — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
• в электронном виде — если в организации внедрён кадровый электронный документооборот и заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Частые вопросы

Можно ли передумать и вернуть бумажную книжку?

Нет. После подачи заявления о переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, и работодатель больше не ведёт её. Обратный переход законодательством не предусмотрен.

Что делать с бумажной книжкой после выдачи?

Храните её самостоятельно — это важный документ, подтверждающий стаж до перехода на электронный формат. Она может понадобиться, например, при назначении пенсии.

Как проверить сведения в электронной трудовой книжке?

Выписку из ЭТК можно получить через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте СФР, в МФЦ или у работодателя (форма СТД-Р).

Обязан ли работодатель уведомлять работников?

Да, работодатель обязан был проинформировать сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки. Рекомендуется вести журнал регистрации уведомлений и заявлений о переходе на ЭТК.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку, простой документ, который составляется в произвольной форме, но требует указания обязательных реквизитов и ссылки на статью 66.1 ТК РФ. Работнику важно помнить, что решение является окончательным, а работодателю — своевременно внести запись в бумажную книжку, выдать её сотруднику и направить сведения в СФР по форме ЕФС-1. Используйте приведённый в статье образец как основу, адаптировав его под реквизиты вашей организации.