Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. По общему правилу она хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдаётся сотруднику на руки при увольнении. Однако в ряде случаев работнику требуется получить трудовую книжку раньше — для этого нужно написать соответствующее заявление. В этой статье подробно разберём, когда и как оформляется такое заявление, и приведём готовые образцы.
Когда требуется заявление о выдаче трудовой книжки
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки может понадобиться в следующих ситуациях:
- При увольнении — если работник не может получить документ лично в день увольнения или просит выдать его иным способом;
- Для оформления пенсии — Пенсионный фонд может запросить оригинал трудовой книжки для подтверждения стажа;
- Для предоставления в социальные службы — например, при оформлении пособий;
- Для получения кредита или визы — в отдельных случаях банки и консульства запрашивают оригинал документа;
- При переходе на электронную трудовую книжку — работник может попросить выдать бумажный документ на руки.
Что говорит закон
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней. Оригинал трудовой книжки выдаётся на руки при увольнении (статья 84.1 ТК РФ), а также при переходе на электронный формат учёта сведений о трудовой деятельности.
Если работнику нужен оригинал трудовой книжки в период работы (например, для пенсионного фонда), работодатель вправе выдать его под расписку, после чего документ должен быть возвращён.
Как правильно составить заявление
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, наименование организации, а также ФИО и должность заявителя;
- Название документа — «Заявление»;
- Основной текст — просьба выдать трудовую книжку с указанием причины;
- Дата и подпись — заявление подписывается лично работником.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу выдать мне трудовую книжку на руки в связи с увольнением по собственному желанию (приказ от № 145-к). Обязуюсь получить документ в день увольнения — .
Петров П.П. _____________
Образец заявления о выдаче трудовой книжки для предоставления в ПФР
Директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Сидоровой Анны Сергеевны
Заявление
Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки для предоставления в отделение Пенсионного фонда РФ в целях подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии. Обязуюсь вернуть документ в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения.
Сидорова А.С. _____________
Образец заявления о выдаче трудовой книжки при переходе на электронный формат
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от инженера
Козлова Андрея Викторовича
Заявление
В связи с подачей заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде прошу выдать мне на руки трудовую книжку.
Козлов А.В. _____________
Важные нюансы
- Заявление лучше составить в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором сотрудник кадровой службы ставит отметку о принятии;
- При получении трудовой книжки работник ставит подпись в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке;
- Если работник не может получить книжку лично, он может направить заявление с просьбой выслать документ по почте с указанием адреса;
- За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несёт ответственность и обязан возместить работнику неполученный заработок за время задержки (статья 234 ТК РФ).
Заявление о выдаче трудовой книжки — простой документ, который составляется в свободной форме. Главное — указать причину выдачи, поставить дату и подпись. Используйте приведённые образцы как основу и адаптируйте их под свою ситуацию. При возникновении споров с работодателем рекомендуется обращаться в трудовую инспекцию или за консультацией к юристу.