С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало основным способом учета трудового стажа в Российской Федерации․ Однако переход на электронный формат (ЭТК) требует соблюдения строгой процедуры: работник должен написать заявление‚ а работодатель — оформить соответствующие записи и сдать отчетность в Социальный фонд России (СФР)․ В этой статье подробно разбираем‚ как правильно составить заявление‚ предоставляем актуальные образцы для разных категорий работников и описываем пошаговый алгоритм действий кадрового специалиста․

Нормативная база: на что ссылаться в 2025–2026 годах

Основным документом‚ регулирующим переход‚ является Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ в части ведения трудовых книжек в электронном виде»․ Ключевые статьи Трудового кодекса РФ:

• Ст․ 66․1 ТК РФ — порядок ведения электронных трудовых книжек․
• Ч․ 2 ст․ 2 Закона № 439-ФЗ — право работника выбрать формат ведения ТК (актуально для принятых до 2021 года или переключающихся с бумажного на электронный)․
• Приказ Минтруда от № 320н — утвержден Порядок ведения трудовых книжек‚ заполнения и хранения их бланков (п․ 35‚ 40 — оформление перехода)․

Кто и когда должен писать заявление?

Согласно законодательству‚ заявление о выборе способа ведения трудовой книжки пишется в следующих случаях:

1. При приеме на работу (с 2021 года): по умолчанию ведется ЭТК․ Заявление на «бумажную» пишется‚ если работник хочет оставить бумажный формат․ На ЭТК отдельное заявление при приеме обычно не требуется (считается выбором по умолчанию)‚ но многие компании берут его для порядка․
2. Переход с бумажной ТК на электронную (для «старых» сотрудников): если сотрудник ранее выбрал бумажный формат‚ но теперь решил перейти на ЭТК․ Заявление пишется в любое время по желанию работника․
3. Генеральный директор / ИП: они также пишут заявление самому себе (или учредителю/собственнику) о выборе формата․

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной формы (бланка) на федеральном уровне не существует․ Организация разрабатывает свой бланк локальным нормативным актом (ЛНА) или использует свободную форму․ Однако обязательны следующие реквизиты (по ст․ 66․1 ТК РФ и общему делопроизводству):

• Шапка: Кому (ФИО руководителя‚ название организации)‚ От кого (ФИО работника‚ должность‚ структурное подразделение)․
• Название документа: «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» или «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»․
• Текст заявления: Четкое указание выбора: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» / «Прошу представить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде»․
• Ссылка на закон: «В соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ‚ ч․ 2 ст․ 2 ФЗ № 439-ФЗ»․
• Дата и подпись работника с расшифровкой․
• Виза приемника (дата получения‚ подпись HR/секретаря‚ входящий номер)․

Образец заявления: стандартный работник (переход с бумажки на ЭТК)

Ниже приведен универсальный образец‚ проверенный практикой (актуален для 2024–2026 гг․)․

Образец заявления: Генеральный директор (Руководитель организации)

Руководитель пишет заявление самому себе (или учредителю/совету директоров)․ Важно: запись в бумажной ТК директора вносит уполномоченное лицо (учредитель/председатель совета) или сам директор при наличии полномочий‚ закрепленных в Уставе․

Порядок действий работодателя после получения заявления (Чек-лист)

С момента получения заявления от работника (под росписью во входящем журнале/ЕДО) работодатель обязан выполнить действия в установленные сроки:

Внесение записи в бумажную трудовую книжку (Срок: 3 рабочих дня)

Согласно п․ 35 Приказа Минтруда № 320н‚ в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления необходимо:

• В графе 3 (Сведения о работе) внести запись: «Подано письменное заявление [ФИО работника] о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ)»․
• В графе 4 указать номер и дату приказа/распоряжения о внесении этой записи (приказ о переходе на ЭТК для данного сотрудника)․
• Поставить печать организации (если есть) и подпись ответственного лица․

Выдача бумажной трудовой книжки работнику (Срок: 3 рабочих дня)

После внесения записи бумажная ТК выдается работнику под роспись в Книге учета движения трудовых книжек (ф․ Т-3) (графа 14 — «Выдана в связи с переходом на ЭТК»)․ Если работник не может забрать лично — отправляется почтой с уведомлением (п․ 40 Приказа № 320н)․

Сдача отчета ЕФС-1 (Раздел 1․1 «Сведения о выборе способа ведения трудовой книжки»)

Срок: Не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем получения заявления (п․ 35 Порядка № 320н‚ ст․ 2 Закона № 439-ФЗ)․

• В разделе 1․1 указывается код способа ведения: «2» — электронный вид․
• Указывается дата получения заявления от работника․

Пример: Заявление подано 20 апреля 2026 г․ -> ЕФС-1 сдать не позднее 25 мая 2026 г․

Информирование работника о СНИЛС и доступе к ЭТК

Работодатель должен разъяснить сотруднику‚ что:

• Сведения о стаже будут формироваться в СФР на основании ЕФС-1 (раздел 1;1‚ 1․2)․
• Получить выписку из ЭТК можно через личный кабинет на Госуслугах‚ в приложении СФР или обратившись в МФЦ/клиентскую службу СФР․
• Для корректного учета стажа актуальность СНИЛС критически важна․

Особенности оформления в 2025–2026 годах: частые ошибки

Электронный документооборот (ЭДО) и заявление

В 2025–2026 годах большинство крупных и средних компаний используют ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ Нопейпер и др․)․ Заявление о переходе на ЭТК можно оформить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работника․

• Такой документ имеет равную юридическую силу с бумажным (ст․ 6‚ 11 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»)․
• В системе ЭДО формируется пакет: Заявление (XML/PDF) + Подпись работника․
• Дата получения = дата подписания работником (фиксируется в метаданных ЭДО)․
• Кадровый специалист ставит визу ЭДО-оператора о принятии․

Что делать‚ если работник передумал? (Отказ от ЭТК в пользу бумажки)

С 2021 года вернуться к бумажному ведению ТК невозможно (п․ 3 ч․ 1 ст․ 66․1 ТК РФ)․ Закон дает право выбрать ЭТК один раз․ Если работник изначально выбрал бумажку (до 2021 г․ или при приеме)‚ он может перейти на ЭТК․ Обратный переход (ЭТК -> Бумага) законодательно не предусмотрен․

Исключение: если работник ошибочно подал заявление на ЭТК‚ но бумажная ТК еще не выдана и ЕФС-1 не сдан, можно аннулировать документы внутренним приказом до наступления правовых последствий․ После сдачи ЕФС-1 с кодом «2», путь назад закрыт․

Хранение заявления

Заявление о выборе способа ведения ТК относится к документам по учету рабочего времени и оплате труда․

• Срок хранения: 50 лет (п․ 595 Типового перечня управленческой документации‚ утвержденного Росархивом)․
• Хранится в личном деле работника (раздел «Трудовое право») или в отдельном деле «Заявления о выборе способа ведения ТК»․

Оформление перехода на электронную трудовую книжку — процедура стандартная‚ но требующая соблюдения сроков (3 дня на запись/выдачу‚ 25-е число на ЕФС-1)․ Используйте приведенные выше образцы как основу‚ адаптируйте их под ЛНА вашей организации (добавьте логотип‚ реквизиты ЛНА‚ утвердившего бланк)․ Главное — не упустите сдачу ЕФС-1 с кодом «2»‚ так как именно этот отчет запускает формирование электронного стажа в базе СФР․

Совет: Внедрите в компании чек-лист для HR-менеджера «Перевод сотрудника на ЭТК» с контрольными датами — это исключит штрафы и претензии со стороны контролирующих органов․