В кадровом делопроизводстве нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо документально подтвердить факт своего нахождения на рабочем месте в определённый день или период времени. Для этого составляется заявление о выдаче соответствующей справки либо само заявление с подтверждением факта присутствия. В данной статье рассмотрим, в каких случаях требуется такой документ, как его правильно составить и приведём образец.
Когда может понадобиться заявление о нахождении на рабочем месте
Подтверждение факта нахождения на рабочем месте может потребоваться в самых разных ситуациях:
- предоставление алиби или подтверждение местонахождения для государственных органов, суда, правоохранительных структур;
- оформление документов в банке, страховой компании;
- разрешение трудовых споров — например, если работодатель ошибочно зафиксировал прогул;
- подтверждение факта работы в конкретный день для начисления оплаты, премии, компенсации;
- оформление больничного, отпуска или командировки задним числом при наличии спорных моментов;
- предъявление по месту требования — в учебное заведение, военкомат, органы опеки и другие инстанции.
Правовые основания
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, в т.ч. справки о периоде работы, заработной плате и иные документы. Именно на эту норму следует ссылаться при составлении заявления.
Структура и правила составления заявления
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (правый верхний угол): наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя, а также Ф.И.О. и должность заявителя.
- Название документа — «Заявление».
- Основная часть — просьба подтвердить факт нахождения на рабочем месте с указанием конкретной даты или периода, а также цели предоставления справки.
- Дата составления и подпись работника.
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне справку, подтверждающую факт моего нахождения на рабочем месте по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 10, 15 сентября 2026 года в период с 09:00 до 18:00.
Справка необходима для предъявления по месту требования.
Основание: ст. 62 Трудового кодекса РФ.
Петров П.П. _____________
Как оформляется подтверждение со стороны работодателя
На основании заявления отдел кадров оформляет справку произвольной формы, в которой указывается:
- Ф.И.О. работника и его должность;
- подтверждение того, что в указанную дату (период) сотрудник находился на рабочем месте и исполнял трудовые обязанности;
- данные табеля учёта рабочего времени как подтверждение;
- дата выдачи, подпись руководителя и печать организации (при наличии).
Полезные рекомендации
- Составляйте заявление в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором сотрудник кадровой службы ставит отметку о принятии (входящий номер и дату).
- Указывайте точные даты и время, это исключит разночтения.
- Если заявление связано со спором о прогуле, приложите дополнительные доказательства: показания коллег, данные пропускной системы, переписку.
- Помните: работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней;
Заявление о нахождении на рабочем месте — простой, но важный документ, позволяющий работнику официально подтвердить факт исполнения трудовых обязанностей в конкретный период. Грамотно составленное заявление со ссылкой на ст. 62 ТК РФ гарантирует своевременное получение необходимой справки и защищает интересы работника в любых инстанциях.