В повседневной жизни сотрудников и кадровых специалистов термин «отгул» используется постоянно. Однако, если обратиться к Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), то этого понятия в нем нет. Законодатель оперирует такими категориями, как «дополнительный выходной день», «неоплачиваемый отпуск» или «компенсационный отдых». Тем не менее, на практике под отгулом понимают ситуацию, когда работник с разрешения работодателя отсутствует на рабочем месте в свой рабочий день.

Поскольку единой утвержденной государством формы заявления на отгул не существует, его составляют в свободной форме, соблюдая правила делового документооборота и нормы трудового права. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление, какие бывают виды отгулов и предоставим готовые образцы для самых частых жизненных ситуаций.

Основные правовые основания для предоставления отгула

Прежде чем писать заявление, сотрудник должен четко понимать, на каком основании он просит день отгула. От этого зависит, будет ли этот день оплачиваемым, зачтенным в отпуск или неоплачиваемым. Основные основания:

• Работа в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ). Сотрудник, задействованный в работу в нерабочее время, имеет право выбрать: получение удвоенной оплаты ИЛИ оплата в однократном размере + предоставление дополнительного дня отдыха (отгула). Это самый частый случай «законного» оплачиваемого отгула.
• Неоплачиваемый отпуск по желанию работника (ст. 128 ТК РФ). Закон гарантирует право на неоплачиваемый отпуск определенным категориям граждан (ветераны, пенсионеры, родители многочисленных семей, женихи/невесты, родители при рождении ребенка и др.), работодатель обязан предоставить. Для остальных категорий — только по соглашению сторон.
• За счет ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Согласием сторон часть отпуска (не более 14 календарных дней в году) может быть заменена денежной компенсацией, а оставшаяся часть — предоставлена частями. Иногда сотрудник просит «отгул» просто чтобы уйти пораньше или не выйти в определенный день, списывая его на дни отпуска.
• Семейные и иные уважительные причины. Смерть родственника, болезнь близкого, регистрация брака и т.д. Оформляется обычно как неоплачиваемый отпуск (ст. 128 ТК РФ) или за свой счет.
• Кратковременное отсутствие (неполный день). Если нужно уйти на 2–3 часа (к врачу, в школу ребенка), это оформляется не как отгул на весь день, а как «отсутствие за свой счет» с указанием часов.

Общие правила составления заявления

Несмотря на отсутствие строгой формы, заявление должно содержать обязательные реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общепринятой практикой:

1. Шапка документа: Кому (ФИО руководителя организации, должность, название организации), От кого (ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение).
2. Наименование документа: «Заявление» (по центру строки).
3. Текст заявления: Четкое изложение просьбы: «Прошу предоставить мне отгул (дополнительный день отдыха / неоплачиваемый отпуск) [дата/даты] по основанию [основание: ст. 153 ТК РФ, ст. 128 ТК РФ, за свой счет и т.д.]».
4. Основание (для отгула за отработку в выходной): Обязательно укажите дату, когда вы работали в выходной/праздник, и ссылку на приказ о задействовании.
5. Дата составления и подпись с расшифровкой.

Важно: Заявление пишется в 2 экземплярах: один остается у работодателя (в личном деле или деле по кадрам), второй — с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря/кадровика) остается у сотрудника.

Образец 1: Заявление на отгул за ранее отработанное время (ст. 153 ТК РФ)

Используется, если вы работали в субботу, воскресенье или праздник и хотите отдохнуть в рабочий день с сохранением заработной платы (в однократном размере).

Ключевые моменты для этого образца:

• Обязательно укажите номер и дату приказа о задействовании в работу в выходной день;
• Дата отгула должна приходиться на рабочий день сотрудника (не может быть предоставлена в другой выходной/праздник).
• Такой отгул оплачивается в среднем заработке (однократно), так как за работу в выходной уже будет начислена оплата в однократном размере (вторая ставка — за сам отгул).

Образец 2: Заявление на неоплачиваемый отпуск (отгул за свой счет) по ст. 128 ТК РФ

Подходит для личных дел, семейных обстоятельств, если нет оснований по ст. 153 ТК РФ. Для льготных категорий (ст. 128 ТК РФ) работодатель не имеет права отказать.

Нюансы:

• Если вы относитесь к льготной категории (рождение ребенка, регистрация брака, смерть родственника — до 5 дней; ветераны — до 35 дней в год и т.д.), укажите конкретный пункт ч. 1 ст. 128 ТК РФ. В этом случае приказ выдается обязательно.
• Если льготы нет — формулировка «по семейным обстоятельствам» или «по личным причинам» достаточно, но решение за работодателем.
• Дни неоплачиваемого отпуска (свыше 14 дней в году) не засчитываются в стаж для ежегодного отпуска (ст. 121 ТК РФ).

Образец 3: Заявление на отгул в счет ежегодного оплачиваемого отпуска

Используется, когда сотрудник хочет взять 1-2 дня отдыха, списав их на основной отпуск. Требует согласия работодателя (как и любой отпуск по частям).

Важно знать:

• Работодатель не может навязать разделение отпуска, но может согласовать по просьбе работника.
• Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Остальные дни можно «дробить» на отгулы.
• Такой день оплачивается как обычный день отпуска (средний заработок).

Образец 4: Заявление на отгул по семейным обстоятельствам (смерть родственника, болезнь)

Оформляется как неоплачиваемый отпуск. Для случая смерти близкого родственника закон дает гарантированные 5 дней (п. 2 ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Как оформляет отгул работодатель (пошаговый алгоритм для кадровика)

Получение заявления — это только начало. Кадровик/работодатель должен:

1. Проверить основание: Есть ли приказ о задействовании в выходной (для ст. 153 ТК РФ)? Является ли работник льготной категорией (для ст. 128 ТК РФ)?
2. Согласовать: Поставить визу на заявлении (если требуется по внутренним правилам) или принять решение.
3. Издать приказ (распоряжение): На основании заявления готовится приказ по форме Т-6 (или в свободной форме с обязательными реквизитами).
   • Для ст. 153 ТК РФ: «Предоставить Иванову И.И. дополнительный день отдыха г. за отработку г.».
   • Для ст. 128 ТК РФ: «Предоставить Петрову П.П; неоплачиваемый отпуск на 1 день г.».
4. Занести в табель учета рабочего времени:
   • Код «НВ» (неявка по неоплачиваемому отпуску), для отгулов за свой счет / ст. 128 ТК РФ.
   • Код «ОТ» (отпуск), если отгул в счет ежегодного отпуска.
   • Код «В» (выходной день) или «ДО» (дополнительный выходной) — для компенсационного отдыха за работу в выходной (ст. 153 ТК РФ). Часто используют код «В» с пометкой или специальный код по внутреннему классификатору.
5. Расчет зарплаты: Бухгалтерия начислит средний заработок за день отгула (если это ст. 153 ТК РФ или отпуск) или не будет начисления (если НВ).

Частые ошибки и риски

• Устная договоренность. Всегда пишите заявление и требуйте приказа. Без приказа день может быть зафиксирован как прогул (код «Б» в табеле), что грозит дисциплинарным взысканием вплоть до увольнения (п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
• Отгул «в долг». Нельзя взять отгул сейчас, а отработать выходной позже. Сначала — работа в выходной (с приказом), потом — отгул. ###, соглашение сторон о предоставлении отпуска за счет будущего (рискованно для работодателя).
• Игнорирование графика сменности. При сменном графике «отгул» — это смена дня отдыха и работы. Оформляется через изменение графика сменности или локальный нормативный акт, а не просто заявлением.
• Превышение лимита неоплачиваемого отпуска. Свыше 14 дней в год (для нельготников) дни не засчитываются в стаж для отпуска.

Резюме: чек-лист перед подачей заявления

1. Определил(а) основание: за отработку в выходной (ст. 153 ТК РФ), за свой счет (ст. 128 ТК РФ), в счет отпуска.
2. Есть ли подтверждающие документы (приказ о задействовании, справка из ЗАГС/больницы, копия свидетельства)?
3. Написано заявление в 2-х экземплярах с правильной шапкой.
4. Заявление подано заранее (желательно за 3–5 дней, если это не форс-мажор).
5. Получен второй экземпляр с отметкой о принятии / подписан приказ.
6. День отгула отражен в табеле правильным кодом.

Грамотное оформление отгула защищает права и работника (гарантированный отдых, сохранение места работы, правильная оплата), и работодателя (от претензий инспекций труда, судебных споров и ошибок в расчете зарплаты). Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под свою ситуацию и локальные нормативные акты организации.