При приеме на работу новый работодатель часто запрашивает характеристику с предыдущего места работы. Этот документ помогает оценить профессиональные качества, надежность и этику кандидата. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить запрос, какой образец использовать и какие нюансы учитывать с точки зрения трудового законодательства РФ.
Что такое запрос характеристики и зачем он нужен
Запрос характеристики, это официальное письмо от имени новой организации (или самого работника) в предыдущую компанию сотрудника с просьбой предоставить сведения о его трудовой деятельности.
Основные цели запроса:
- Подтверждение стажа и должности: проверка достоверности сведений в трудовой книжке и резюме.
- Оценка профессионализма: уровень квалификации, выполненные проекты, достижения.
- Проверка надежности: наличие дисциплинарных взысканий, причин увольнения, конфликтности.
- Безопасность: для определенных категорий работ (гостайна, работа с детьми, финансовый сектор) запрос является обязательным.
Правовые основания и порядок действий
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62, ст. 84.1), работодатель имеет право запрашивать сведения о трудовой деятельности кандидата. Однако существуют важные правила:
- Согласие работника: Распространенная практика — получение письменного согласия кандидата на обработку персональных данных и запрос рекомендаций. Без согласия предыдущий работодатель не обязан (и часто не имеет права) передавать данные третьим лицам (ФЗ-152 «О персональных данных»).
- Форма документа: Единой утвержденной формы (бланка) для характеристики или запроса её не существует. Организации используют собственные бланки или пишут письма в свободной форме на фирменном бланке.
- Сроки: Закон не устанавливает жестких сроков ответа на запрос характеристики (в отличие от справки 2-НДФЛ или трудовой книжки). Обычно отвечают в течение 3–5 рабочих дней.
Структура официального запроса
Компетентно составленный запрос должен содержать следующие обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Шапка: Наименование организации-адресата (куда отправляем), наименование организации-отправителя (кто запрашивает).
- Номер и дата: Исходящий регистрационный номер и дата составления.
- Тема: Краткое указание сути (например: «О запросе характеристики работника…»).
- Обращение: К руководителю организации-адресата (ФИО, должность).
- Текст просьбы: ФИО работника, период его работы (если известен), должность, перечень запрашиваемых сведений.
- Правовое основание: Ссылка на согласие работника (приложение копии согласия);
- Способ передачи ответа: По почте (адрес), по электронной почте, факс или курьером.
- Подпись: Подпись руководителя или уполномоченного лица (HR-менеджера) с расшифровкой, печать (при наличии).
- Приложения: Копия письменного согласия работника.
Образец запроса характеристики (Шаблон)
Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под нужды вашей организации;
Исх. № ______ «___» _____________ 20__ г.
Кому: Генеральному директору
ООО «Название предыдущей компании»
Иванову Ивану Ивановичу
(Адрес организации: г. Москва, ул. ###, д. 1)
От кого: Директора ООО «Новая компания»
Петрова Петра Петровича
ТЕМА: О запросе характеристики работника
Уважаемый Иван Иванович!
В нашу организацию поступил на рассмотрение кандидат на вакантную должность менеджера по продажам — Сидоров Алексей Викторович (дата рождения: ).
Согласно представленным документам, в период с марта 2018 года по ноябрь 2023 года гражданин Сидоров А.В. работал в Вашей организации на должности старшего менеджера отдела закупок.
Просим Вас предоставить характеристику указанного работника, содержащую сведения о:
- занимаемой должности и выполняемых трудовых функциях;
- профессиональном уровне, деловых и личных качествах;
- причине прекращения трудового договора (статья ТК РФ);
- наличии (отсутствии) дисциплинарных взысканий и поощрений;
- отношении к труду, коллегам, исполнительности.
Данный запрос направляется на основании письменного согласия гражданина Сидорова А.В. на обработку и передачу его персональных данных третьим лицам (копия согласия во вложении).
Просим направить ответ на адрес: г. Санкт-Петербург, пр. Невский, д. 100, офис 505, или на электронную почту: hr@newcompany.ru.
С уважением,
Директор ООО «Новая компания»
________________ /Петров П.П./
М.П.
Приложение: Копия согласия Сидорова А.В. — 1 л.
Исполнитель: Менеджер по кадрам Сидорова Е.В., тел. +7 (XXX) XXX-XX-XX
Образец согласия работника на запрос характеристики
Без этого документа предыдущий работодатель правомерно может отказать в предоставлении информации. Рекомендуется заранее взять подпись кандидата.
на обработку персональных данных и запрос сведений о трудовой деятельности
Я, Сидоров Алексей Викторович, nacido г., паспорт 45 00 № 123456, выдан Отделением УФМС России по г. Москве г., код подразделения 770-001, проживающий по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 10, кв. 5, действуя свободно, своей волей и в своем интересе, даю свое согласие ООО «Новая компания» (ИНН ###, ОГРН 1007700000000) на:
- Обработку моих персональных данных (ФИО, дата рождения, паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, контактные данные) в целях принятия решения о заключении трудового договора.
- Направление официального запроса в мои предыдущие места работы (в т.ч. ООО «Название предыдущей компании») для получения характеристики и сведений о моей трудовой деятельности.
- Передачу полученных сведений уполномоченным лицам ООО «Новая компания» для принятия кадрового решения.
Согласие действует до момента принятия решения о приеме на работу или отказа в приеме, но не более 6 месяцев с даты подписания.
Я ознакомлен(а) с правами, предусмотренными ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных», и понимаю последствия дачи согласия.
«___» _____________ 20__ г. _________________ /Сидоров А.В./
Как оформить ответ (Характеристика) — образец для предыдущего работодателя
Если вы выступаете в роли предыдущего работодателя, которому пришел запрос, ответ оформляется в виде Характеристики на место требования. Она пишется на фирменном бланке компании.
Исх. № 45-ОД «15» ноября 2023 г.
Кому: Директору ООО «Новая компания»
Петрову Петру Петровичу
От кого: Генерального директора ООО «Название предыдущей компании»
Иванова Ивана Ивановича
ХАРАКТЕРИСТИКА
на место требования
Сидоров Алексей Викторович, 1990 года рождения, в период с по г. работал в ООО «Название предыдущей компании» на должности старшего менеджера отдела закупок (приказ № 125-ОД от ).
В период работы проявил себя как компетентный, инициативный и дисциплинированный специалист. Хорошо владеет методами ведения переговоров, работой с CRM-системами (Bitrix24, AmoCRM), анализом рынка поставщиков.
Основные достижения:
- Снизил закупочные цены на 15% за счет перевода на прямые поставки;
- Внедрил систему оценки поставщиков, сократив сроки согласования договоров на 30%;
- Регулярно перевыполнял KPI по снижению издержек.
Дисциплинарных взысканий не имел. Поощрялся благодарственными письмами директора (2020, 2022 гг.) и премиальными выплатами за перевыполнение планов.
В коллективе пользовался уважением, конфликтных ситуаций не допускал. Отношения с коллегами и руководством — деловые, конструктивные.
Уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) в связи с переездом в другой регион (приказ № 450-ОД от ).
Характеристика выдана для предоставления в ООО «Новая компания» по запросу исх. № 12 от г.
Генеральный директор
________________ /Иванов И.И./
М.П.
Исполнитель: Кадровик Смирнова А.К., тел. +7 (XXX) XXX-XX-XX
Важные нюансы и частые ошибки
Что НЕЛЬЗЯ указывать в характеристике (риски для предыдущего работодателя):
- Медицинские сведения: диагнозы, инвалидность, частоту болезней (медицинская тайна).
- Сведения о частной жизни: семейное положение, религиозные взгляды, политические взгляды (ст. 86 ТК РФ, ФЗ-152).
- Оценочные суждения без фактов: «плохой сотрудник», «пьянствует», «лентив» — без подтверждения приказами или актами. Это грозит иском о защите чести и достоинства (ст. 152 ГК РФ).
- Зарплатную информацию: без отдельного согласия работника (хотя часто запрашивают справку 2-НДФЛ отдельно).
Частые ошибки при составлении запроса:
- Отсутствие копии согласия работника. Без неё HR предыдущей компании вернет запрос или проигнорирует.
- Неправильное наименование организации-адресата. Письмо может не дойти или будет возвращено почтой.
- Слишком общая формулировка просьбы. Четкий перечень вопросов (должность, причины ухода, взыскания) ускоряет ответ.
- Игнорирование ЭДО/Email; Укажите электронный адрес для быстрого получения скана ответа (оригинал могут прислать почтой позже).
Электронный документооборот (ЭДО) и современные практики
В 2024 году все чаще используются сервисы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-ЭДО) для обмена такими документами.
- Преимущества: Мгновенная доставка, юридическая сила (при наличии КЭП, квалифицированной электронной подписи), трекинг статуса.
- Как оформить: Запрос формируется в личном кабинете оператора ЭДО, подписывается КЭП руководителя и отправляется контрагенту (предыдущему работодателю) по ИНН/КПП;
- Ответ: Предыдущий работодатель формирует «Характеристику» как исходящий документ в ответ на входящий запрос, подписывает КЭП и отправляет обратно.
Чек-лист для HR-менеджера (Резюме)
Перед отправкой запроса проверьте:
- [ ] Получено письменное согласие кандидата (оригинал или скан с подписью).
- [ ] Верно указано полное юр. название предыдущей компании (как в ЕГРЮЛ).
- [ ] Указан адрес для ответа (юридический/фактический + email).
- [ ] В тексте запроса есть ФИО, дата рождения, предполагаемый период работы кандидата.
- [ ] Подписано уполномоченным лицом (приказ о правах подписи при необходимости).
- [ ] Поставлена печать (если организация использует печати).
- [ ] Зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции / учтено в CRM/ATS.
Грамотно составленный запрос характеристики с предыдущего места работы — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками при найме. Использование единых шаблонов, получение согласия на обработку персональных данных и переход на электронный документооборот значительно ускоряют процесс и защищают интересы всех сторон: нового работодателя, предыдущего работодателя и самого работника.
Совет: Храните копии отправленных запросов и полученных ответов не менее 3 лет (срок хранения кадровых документов по приказу Росахива № 236) для подтверждения добросовестности процедуры найма при проверках ГИТ или судебных спорах.