Оформление записи об увольнении — одна из самых ответственных процедур в кадровом делопроизводстве. Ошибка в формулировке, неверная ссылка на статью ТК РФ или нарушение сроков вручения документа могут привести к трудовым спорам, штрафам для организации и компенсациям сотруднику. В данной статье подробно разбираются правила заполнения как бумажной трудовой книжки, так и электронной (ЭТК), актуальные на 2024 год.
Нормативная правовая база
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 645 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек» (далее — Инструкция № 645). Основания для увольнения фиксируются в статье 77, 81, 83, 84.1 ТК РФ.
Важно: С 2021 года введен обязательный параллельный учет: ведется электронная трудовая книжка (ЭТК) для всех, а бумажная — только по заявлению сотрудника. Записи в ЭТК вносит работодатель через оператора ЭТК (ПФР/СФР) в срок до следующего рабочего дня после приказа об увольнении.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе» (Колонки 1–4)
Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» строго по порядку после последней записи о приеме/переводе. Пропускать строки не допускается.
| Колонка | Наименование | Что указывается |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Продолжается сквозная нумерация записей в данной трудовой книжке. |
| 2 | Дата записи | Дата приказа (распоряжения) об увольнении. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). |
| 3 | Сведения о приеме, переводе, увольнении | Стандартизированная формулировка с обязательной ссылкой на пункт, часть, статью ТК РФ. |
| 4 | Сведения о документе-основании | Наименование документа (Приказ, Распоряжение), его номер и дата (должны совпадать с колонкой 2). |
Требования к оформлению (п. 38 Инструкции № 645):
- Записи производятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета (для бумажной ТК).
- Не допускаются сокращения названий организаций, должностей, статей ТК РФ (кроме общепринятых: «г.», «ул.», «ч.», «п.», «ст.»).
- Текст пишется без пробелов от левого края колонки 3.
- Номер и дата приказа в колонке 4 разделяются запятой (например: Приказ № 125-од от ).
Образцы формулировок для колонки 3 по основным основаниям
Ниже приведены точные формулировки, рекомендованные Рострудом и судебной практикой; Текст в квадратных скобках заменяется на конкретные данные.
Увольнение по собственному желанию (п; 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Самое частое основание. Сотрудник уведомляет за 2 недели (или иной срок по соглашению).
(п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Дата увольнения и условия (компенсация) фиксируются в соглашении.
(п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
Требуется строгая ссылка на конкретный пункт части 1 статьи 81 ТК РФ.
- Ликвидация организации / прекращение деятельности ИП (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): Уволен в связи с ликвидацией организации
(п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) - Сокращение штата / численности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): Уволен в связи со сокращением штата
(п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) - Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): (после аттестации). Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности
(п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) - Грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): (прогул, явка в нетрезвом виде, кража и т.д.). Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей
(п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) - Потеря доверия (п; 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): (для работников, работающих с ценностями, деньгами). Уволен по основанию потери доверия
(п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Истечение срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
(п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
(п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Обстоятельства, не зависящие от сторон (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Например: призыв на срочную службу, вступление в силу приговора, восстановление на работе ранее работавшего лица.
(п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Отказ от продолжения работы при изменении условий / переезде / врачебном заключении (п. 7, 8, 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
(п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Особенности заполнения Электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года запись в ЭТК является основной. Бумажная ТК заполняется только если сотрудник написал заявление о ее ведении.
Порядок действий HR-специалиста:
- Издать приказ об увольнении (унифицированная форма Т-8 или своя форма).
- В день увольнения (последний рабочий день) вручить приказ сотруднику под роспись.
- Не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения передать сведения в СФР (через оператора ЭТК — как правило, через программу кадрового учета или личный кабинет работодателя на портале Госуслуг/СФР).
- В сведениях (СЗВ-ТД или пакет СЭД) указываются те же данные: дата увольнения = дата приказа, основание (код по справочнику СФР), номер и дата приказа.
Коды оснований для ЭТК (Справочник СФР):
- 10 — по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
- 11 — по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
- 20 — по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) — в подкодах уточняется пункт
- 30, истечение срока договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
- 40 — обстоятельства, не зависящие от сторон (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
- 50 — отказ от продолжения работы (п. 7-9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Процедура вручения трудовой книжки (бумажной) в день увольнения
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения (последний рабочий день):
- Вручить трудовую книжку работнику лично под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) или в личной карточке (Т-2).
- Если работник не явился — направить письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости получить ТК или дать письменное согласие на отправку по почте.
- Выдать выписку из ЭТК (СВТ-Э) — обязательно, даже если у сотрудника есть бумажная ТК. Выписка выдается в день увольнения или не позднее 3 рабочих дней по требованию.
Ответственность за задержку: ст. 5.27 КоАП РФ — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб. + компенсация за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Указание неверного пункта/статьи ТК РФ (например, ст. 81 без пункта) | Признание увольнения незаконным судом, выплата компенсаций | Всегда указывать: пункт, часть, статья (напр.: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) |
| Дата записи в ТК не совпадает с датой приказа | Нарушение ст. 84.1 ТК РФ, штрафы | Дата в колонке 2 = Дата приказа = Последний рабочий день |
| Формулировка «Уволен за прогулы» без ссылки на ТК РФ | Несоответствие Инструкции № 645 | Обязательно: «Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)» |
| Пропуск строки между записями | Нарушение правил ведения ТК | Записи идут подряд, без пустых строк |
| Несвоевременная передача СЗВ-ТД в СФР (после 1 рабочего дня) | Штрафы по ст. 19.7 Федерального закона № 27-ФЗ (от 500 до 50 000 руб.) | Автоматизация передачи через СЭД/Кадровый софт в день увольнения или след. утро |
| Отказ в выдаче ТК до полной расчетки (подписи квитанции) | Грубое нарушение ст. 84.1 ТК РФ | Вручить ТК в день увольнения безусловно. Расчетка — отдельный процесс. |
Образец заполнения страницы (Визуализация)
Ниже представлен пример того, как выглядит заполненная страница раздела «Сведения о работе»:
Корректировка ошибок в уже внесенной записи
Если ошибка обнаружена до вручения ТК работнику (или передачи данных в ЭТК):
- Бумажная ТК: Неправильную запись зачеркивают тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым, рядом пишут «Запись недействительна», ставят подпись ответственного лица, расшифровку подписи, дату и печать (если есть). Ниже делают правильную запись с новым порядковым номером.
- ЭТК: Работодатель формирует и направляет в СФР исправленное сведение (СЗВ-ТД с признаком исправления) в течение 3 рабочих дней после обнаружения ошибки.
Если ошибка найдена после вручения ТК / передачи в СФР (работник уже уволен):
- Работодатель оформляет акт о несоответствии записи (при участии работника, если возможно).
- В бумажной ТК: на следующей свободной строке пишут: «Запись № [Н] от [Дата] недействительна. Правильная запись: [Полный текст правильной записи]». Подпись, дата, печать.
- В ЭТК: направляется исправленное сведение.
Выдача выписки СВТ-Э (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде)
С 2021 года при увольнении работодатель обязан выдать работнику выписку СВТ-Э (форма утверждена Приказом Минтруда от № 594н).
- Выдается в день увольнения (или в течение 3 дней по письменному требованию).
- Содержит всю историю трудовой деятельности из ЭТК (включая текущего работодателя).
- Подписывается работодателем (руководителем или уполномоченным лицом) и заверяется печатью (если есть).
- Может выдаваться в электронном виде (под ЭП) через личный кабинет СФР/Госуслуг или на бумаге.
Чек-лист для HR перед увольнением
- [ ] Приказ об увольнении издан на правильном основании (ст. 77, 81, 83, 84.1 ТК РФ).
- [ ] Дата приказа = Последний фактический рабочий день = Дата записи в ТК/ЭТК.
- [ ] Формулировка в колонке 3 / коде ЭТК точно соответствует пункту ТК РФ.
- [ ] Номер и дата приказа в колонке 4 / поле «Номер документа» верны.
- [ ] ТК вручена лично под роспись ИЛИ отправлено уведомление / получено согласие на почту.
- [ ] Выписка СВТ-Э сформирована и выдана (на бумаге или в ЭП).
- [ ] СЗВ-ТД (сведения для ЭТК) передано в СФР не позднее следующего рабочего дня.
- [ ] Проведена полная расчетка (зарплата, компенсация за неисп. отпуск, выплаты по уволенным).
- [ ] Подписи в личной карточке (Т-2), журнале движений ТК (Т-3), приказе.
Грамотное оформление записи об увольнении, залог отсутствия трудовых споров и проверок со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда). Ключевые принципы: точная ссылка на норму ТК РФ, совпадение дат, соблюдение сроков вручения ТК и передачи данных в ЭТК/СФР. Используйте приведенные выше образцы формулировок как шаблоны для своих приказов и записей в трудовых книжках.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При сложных ситуациях (спорные основания, массовые увольнения, иностранные работники) рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Актуальность нормативной базы на момент публикации: 2024 год.