Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это обязательное требование трудового законодательства РФ (ст. 66, 84.1 ТК РФ). Ошибки или неточности могут привести к штрафам для организации (ст. 5.27 КоАП РФ), судебным искам со стороны бывшего сотрудника и проблемам при его будущем трудоустройстве. В данной статье разбираем актуальные правила, формулировки и типичные образцы записей на 2024–2025 годы.
Нормативная база и общие правила
Главные документы, регламентирующие процесс:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 84.1 (сроки выдачи), ст. 84.1 (формулировка основания).
- Постановление Правительства РФ от № 645 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» (далее — Правила).
- Приказ Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек…» (далее, Инструкция).
Ключевые требования (согласно п. 27 Правил и Инструкции):
- Срок: запись вносится в день увольнения (последний рабочий день), не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения, если трудовая книжка у работодателя.
- Ручка: только пастой черного, синего или фиолетового цвета. Гелевые, шариковые (если не архивные) и красные ручки недопустимы;
- Нумерация: сквозная по разделу «Сведения о работе» (колонка 1).
- Формулировка: строго в соответствии с пунктом, частью, статьей ТК РФ — колонка 3. Свободные формулировки («по собственному желанию», «за прогулы») запрещены.
- Основание: ссылка на приказ (распоряжение) о увольнении (номер, дата) — колонка 4.
- Подпись и печать: подпись ответственного лица (Кадровый специалист/Руководитель) с расшифровкой, печать организации (если имеется) — колонка 4.
Структура записи (по колонкам)
| Колонка | Наименование | Что пишем |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Сквозной номер (цифрами) |
| 2 | Дата записи | ДД.ММ.ГГГГ (день увольнения) |
| 3 | Сведения о работе (запись об увольнении) | Обязательно: «Уволен(а) по пункту X части Y статьи Z ТК РФ». Допускается (для п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ): добавление в скобках основания (например, «в связи с переездом за пределы данной местности»). |
| 4 | Сведения о документе-основании | Наименование документа: «Приказ № 123-ОД от г.»; Подпись, расшифровка, печать. |
Образцы формулировок по самым частым основаниям
Ниже приведены точные формулировки для колонки 3. Не меняйте порядок слов и нумерацию статей.
По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Самое частое основание. Важно: если работник уходит до отработки 2 недель по уважительной причине (переезд, поступление в вуз, уход за больным), в записи можно (но не обязательно) указать причину в скобках.
(в связи с переездом за пределы данной местности)
Приказ: Приказ № 45-ОД от г.
По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Работодатель и работник подписывают соглашение об увольнении. Сроки и выплаты фиксируются в соглашении.
Приказ: Приказ № 46-ОД от г.
По инициативе работодателя: ликвидация организации / штатное сокращение (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Требуется строгая соблюдение процедуры (уведомление за 2 месяца, предложение другой работы, выплаты).
(в связи с ликвидацией организации)
Или:
(в связи со сокращением численности/штата)
Приказ: Приказ № 47-ОД от г.
Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Только после аттестации и предложения другой работы (если есть вакансии).
Приказ: Приказ № 48-ОД от г.
Грубое нарушение трудовой дисциплины (пп. 4, 5, 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
- п. 4: Прогул (отсутствие > 4 часов подряд без уважительной причины).
- п. 5: Явка в состоянии опьянения (алкоголь, наркотики).
- п. 6: Кража, мелкое хищение, умышленное уничтожение имущества (подтвержденное судом).
Приказ: Приказ № 49-ОД от г.
Утрата доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Для работников, работающих с деньгами, ценностями, коммерческой тайной.
Приказ: Приказ № 50-ОД от г.
Истечение срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Для срочных договоров.
(в связи с истечением срока трудового договора)
Приказ: Приказ № 51-ОД от г.
Особенности заполнения в 2024–2025 гг.: Электронная трудовая книжка (ЭТК / СТД-Р)
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (СТД-Р — сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
Различия при увольнении:
- Бумажная ТК: Запись вносит работодатель от руки/печатью. Выдается в руки в день увольнения.
- ЭТК (СТД-Р): Работодатель направляет сведения в Пенсионный фонд (СФР) через оператора ЭТК (личный кабинет работодателя или СЭД) в формате XML (формат СЭД-ТК) в день увольнения (не позднее следующего рабочего дня).
- Формулировка в ЭТК: Используются те же коды оснований (КОД_ОСНОВАНИЯ), соответствующие статьям ТК РФ. Текст записи формируется автоматически на основании кода.
- Справка СТД-Р: В день увольнения работодатель обязан выдать работнику справку в установленной форме (утв. Приказом Минтруда от № 541н) с расшифровкой записи об увольнении, если работник вел ЭТК.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Запись «Уволен по собственному желанию» (без ссылки на ст. ТК РФ) | Признание записи недействительной, штрафы, судебные споры | Писать строго: «Уволен по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ» |
| Указание несуществующего пункта/статьи (например, «п. 2 ст. 81») | Несоответствие приказа и записи, невозможность получения пособия по безработице | Проверять актуальную редакцию ТК РФ перед оформлением |
| Дата записи не совпадает с днем увольнения (пред/последатирование) | Нарушение ст. 84.1 ТК РФ, штраф по ст. 5.27 КоАП РФ | Дата записи = Дата увольнения (последний рабочий день) = Дата приказа |
| Отсутствие ссылки на приказ в колонке 4 | Запись считается неоформленной | Обязательно: «Приказ № [Номер] от [Дата]» + подпись + печать |
| Исправление ошибки зачеркиванием/корректором | Недопустимо (п. 30 Правил № 645) | Вносить новую запись со следующего номера: «Запись № N недействительна. Уволен по пункту…» |
| Несвоевременная отправка СЭД-ТК в СФР (для ЭТК) | Штрафы для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ), проблемы у работника с пенсией/пособиями | Отправлять отчет в день увольнения (день последней выплаты) |
Алгоритм действий кадрового специалиста в день увольнения
- Подготовить проект приказа о увольнении заранее (на основании заявления, соглашения, акта, заключения комиссии).
- Ознакомить работника с приказом под роспись (лично или почтой с уведомлением, если не явился).
- Провести полный расчет (зарплата, компенсация за неисп. отпуск, выплаты при сокращении и т.д.). Выдать деньги в день увольнения.
- Внести запись в бумажную ТК (если ведется) строго по образцу. Поставить подпись, расшифровку, печать.
- Выдать ТК в руки работнику (или отправить почтой с уведомлением по его письменному заявлению). Сделать отметку в журнале учета движений ТК (колонка «Дата выдачи», подпись работника).
- Отправить СЭД-ТК в СФР (для ЭТК) в день увольнения.
- Выдать справку СТД-Р (формы 541н) работнику с ЭТК.
- Архивировать копию приказа и личную карточку Т-2.
Что делать, если работник не явился за ТК?
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, если работник не получил ТК в день увольнения:
- Работодатель направляет письменное уведомление работнику (почтой с уведомлением о вручении) о необходимости получить ТК.
- В уведомлении указывается: «Ваша трудовая книжка готова к выдаче. Прошу явиться в [адрес] в рабочее время или направить письменное согласие на отправку почтой».
- Если работник прислал согласие на отправку почтой — отправляем ценным бандеролем с вложенным перечнем вложений.
- Все действия фиксируются в журнале учета ТК и на конверте/уведомлении.
Грамотное оформление записи об увольнении — залог отсутствия трудовых споров и проверок со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда). Главные принципы: точная ссылка на статью ТК РФ, совпадение дат приказа и записи, соблюдение сроков выдачи и отправки данных в СФР (для ЭТК). Используйте приведенные выше образцы как шпаргалку, но всегда сверяйтесь с актуальным текстом Трудового кодекса РФ на день оформления.
Важно: Данная статья носит информационный характер. Трудовое законодательство может меняться. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется консультироваться с профессиональным юристом или проверять актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант и др.).