Личная карточка работника по форме Т-2 — один из самых известных кадровых документов. Хотя с 2013 года унифицированная форма не является обязательной‚ многие работодатели продолжают её использовать‚ поскольку она позволяет держать всю информацию о сотруднике в одном месте. Одним из наиболее востребованных разделов карточки является раздел VIII «Отпуск». В этой статье подробно разберём‚ как правильно его заполнять‚ какие виды отпусков фиксировать и каких ошибок избегать.

Для чего нужен раздел «Отпуск» в карточке Т-2

Раздел VIII «Отпуск» предназначен для систематизации сведений обо всех отпусках‚ которые работник использовал за время работы в организации. Это особенно удобно‚ когда у сотрудника есть не только ежегодный основной отпуск‚ но и дополнительные — за вредные условия труда‚ за работу в районах Крайнего Севера‚ за ненормированный рабочий день и т. д.

Благодаря этому разделу кадровик может:

• быстро определить‚ сколько дней отпуска работник уже использовал;
• рассчитать остаток неиспользованных дней;
• отследить периоды‚ за которые отпуск предоставлен;
• подготовить данные для расчёта компенсации при увольнении;
• без труда отчитаться перед контролирующими органами.

Какие виды отпусков вносятся в раздел

В разделе VIII фиксируются все виды отпусков‚ предоставляемые работнику:

1. ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
2. ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (за вредность‚ за особый характер работы‚ за работу на Крайнем Севере и приравненных местностях‚ за ненормированный рабочий день);
3. учебный отпуск;
4. отпуск без сохранения заработной платы;
5. отпуск по беременности и родам;
6. отпуск по уходу за ребёнком;
7. иные виды отпусков‚ предусмотренные законодательством или локальными актами работодателя.

Структура таблицы раздела VIII

Раздел «Отпуск» оформлен в виде таблицы‚ состоящей из следующих граф:

• Графа 1 — вид отпуска (ежегодный‚ учебный‚ без сохранения зарплаты и т. д.);
• Графа 2, период работы «с… по…» (рабочий год‚ за который предоставляется отпуск);
• Графа 3 — количество календарных дней отпуска;
• Графы 4 и 5 — дата начала и дата окончания отпуска;
• Графа 6 — основание (реквизиты приказа об отпуске: номер и дата).

Пошаговый порядок заполнения

Шаг 1. Укажите вид отпуска

В первой графе запишите наименование отпуска‚ например: «Ежегодный основной оплачиваемый»‚ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый»‚ «Без сохранения заработной платы»‚ «По уходу за ребёнком».

Шаг 2. Заполните рабочий период

Во второй графе укажите рабочий год‚ за который предоставляется отпуск. Важно помнить: рабочий год отсчитывается не с 1 января‚ а со дня приёма сотрудника на работу; Например‚ если работник принят ‚ его первый рабочий год — с по .

Шаг 3. Укажите количество дней и даты

Впишите количество календарных дней отпуска‚ а также фактические даты его начала и окончания в соответствии с приказом.

Шаг 4. Внесите основание

В последней графе укажите реквизиты приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, его номер и дату. Основанием может выступать приказ по форме Т-6 или иной документ‚ принятый в организации.

Пример заполнения раздела «Отпуск»

Рассмотрим условный пример. Работник Иванов И. И. принят на работу . В 2026 году ему предоставлен ежегодный основной отпуск.

Запись в карточке будет выглядеть так:

• Вид отпуска: ежегодный основной оплачиваемый;
• Период работы: с по ;
• Количество календарных дней: 28;
• Дата начала: ;
• Дата окончания: ;
• Основание: приказ от № 45-к.

Если отпуск предоставляется частями‚ каждая часть отражается отдельной строкой с указанием соответствующего количества дней и дат.

Особые случаи заполнения

Отпуск по уходу за ребёнком

Такой отпуск также вносится в раздел VIII. Указывается вид отпуска — «по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет» (или до полутора лет)‚ даты начала и окончания‚ а также реквизиты приказа. Если сотрудница выходит из отпуска досрочно‚ фактическая дата окончания фиксируется на основании соответствующего приказа.

Продление отпуска в связи с болезнью

Если работник заболел во время отпуска и отпуск был продлён‚ в карточке корректируется дата окончания отпуска и количество дней. Изменения вносятся на основании нового приказа или распоряжения‚ листка нетрудоспособности.

Отпуск без сохранения зарплаты

Отпуска за свой счёт также обязательно фиксируются‚ поскольку они влияют на стаж‚ дающий право на ежегодный отпуск (в стаж включается не более 14 календарных дней таких отпусков в течение рабочего года).

Что делать‚ если закончились строки таблицы

Если все строки раздела заполнены‚ оформляется дополнение к личной карточке. Для этого:

1. возьмите чистый бланк формы Т-2;
2. сделайте на нём запись «Дополнение к личной карточке работника»;
3. укажите дату заполнения и данные сотрудника (Ф. И. О.‚ табельный номер);
4. укажите номер и заголовок раздела — «VIII. Отпуск»;
5. перенесите табличную часть и продолжите внесение записей.

Типичные ошибки при заполнении

• указание календарного года вместо рабочего периода;
• отражение только основного отпуска без дополнительных;
• отсутствие реквизитов приказа-основания;
• несвоевременное внесение записей (записи следует делать сразу после издания приказа);
• исправления‚ оформленные с нарушением правил (неверная запись зачёркивается одной чертой‚ рядом вносится правильная с отметкой «исправленному верить»‚ датой и подписью).

Раздел «Отпуск» личной карточки работника — удобный инструмент учёта отпусков‚ который помогает кадровой службе контролировать использование отпускных дней и корректно рассчитывать компенсации. Заполняйте его аккуратно‚ своевременно и строго на основании приказов, тогда карточка Т-2 станет надёжным источником информации о сотруднике на протяжении всего периода его работы в организации.