Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников, одна из самых формализованных процедур в трудовом праве. Ошибка в записи в трудовой книжке может привести к спорам‚ проверкам со стороны ГИТ и необходимости вносить исправления. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить запись в 2026 году‚ опираясь на действующее законодательство (ТК РФ‚ Постановление № 69‚ Приказ Минтруда № 785н).

Правовое основание: статья 81 ТК РФ

Главным документом‚ регламентирующим основание для увольнения‚ является пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Формулировка в законе звучит так: «сокращения численности или штата работников организации‚ индивидуального предпринимателя».

Важно: В трудовой книжке необходимо ссылаться именно на эту норму. Использование иных статей (например‚ ст. 77 ТК РФ — «по соглашению сторон») при реальном сокращении штата является грубым нарушением.

Общие правила заполнения (Инструкция № 69 и Приказ № 785н)

• Цвет чернил: черный‚ синий или фиолетовый (гелевая или шариковая ручка). Красный и зеленый, запрещены.
• Запрет сокращений: Слова «приказ»‚ «распоряжение»‚ «статья»‚ «часть»‚ «пункт»‚ «Трудовой кодекс»‚ «Российской Федерации» пишутся полностью. Нельзя писать «пр.»‚ «расп.»‚ «ст.»‚ «ч.»‚ «п.»‚ «ТК РФ».
• Дата увольнения: Последний день фактической работы сотрудника (день выдачи трудовой книжки и полного расчета).
• Нумерация: Порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе» продолжает сквозную нумерацию.
• Подпись и печать: Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика/руководителя)‚ расшифровкой подписи и печатью организации (если печать имеется).

Пошаговое заполнение граф раздела «Сведения о работе»

Графа 1: Порядковый номер

Ставится следующий по порядку номер после последней записи о приеме на работу или переводе.

Графа 2: Дата

Дата увольнения (последний рабочий день) в формате ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).

Графа 3: Сведения о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении

Это самая важная графа. Допускается две равноценные формулировки (на выбор работодателя‚ но лучше использовать полную юридическую фразу из ст. 81 ТК РФ):

1. Вариант 1 (рекомендуемый‚ максимально точный):
   Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности или штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
2. Вариант 2 (допустимый‚ упрощенный):
   Уволен в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Разъяснение: Термин «численности или штата», это единое правовое понятие из ст. 81 ТК РФ. Фраза «по сокращению штата» — это устоявшаяся деловая речь‚ однако инспекторы ГИТ чаще всего ожидают видеть формулировку‚ максимально близкую к тексту закона (Вариант 1).

Графа 4: Наименование и дата документа — основания

Указываються реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении:

• Наименование документа: Приказ (или Распоряжение для ИП) об увольнении.
• Номер приказа.
• Дата приказа (должна совпадать с датой увольнения или быть более ранней‚ но не позднее даты увольнения).

Пример: Приказ № 145-ОД от

Наглядный образец записи (таблица)

Типичные ошибки‚ которых стоит избегать

• Ссылка на ст. 77 ТК РФ. Статья 77 — это общий перечень оснований. Ссылаться нужно на конкретный пункт ст. 81 ТК РФ.
• Фраза «по сокращению штата» без ссылки на статью. Запись считается неполной.
• Сокращения слов. «пр.»‚ «ст.»‚ «ч.»‚ «п.»‚ «ТК РФ» — недопустимы.
• Несовпадение дат. Дата в графе 2‚ дата приказа в графе 4 и дата выдачи книжки должны быть идентичны (последний рабочий день).
• Отсутствие печати (если она есть у организации). Если организация использует печать для кадровых документов‚ она должна быть и в трудовой книжке.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК / СТД-Р)

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и электронная (СТД-Р — сведения о трудовой деятельности в электронном виде).

• При увольнении по сокращению штата работодатель обязан направить сведения в СФР (форму СЗВ-ТД) в течение следующего рабочего дня после увольнения.
• Код основания увольнения в СЗВ-ТД: 32 (Увольнение в связи с сокращением численности или штата).
• Формулировка в СТД-Р формируется автоматически на основании кода‚ но работодатель должен убедиться в правильности переданных данных.

Дополнительные действия работодателя при сокращении (краткий чек-лист)

Помимо записи в ТК‚ при сокращении штата обязательны:

1. Приказ о проведении мероприятий по сокращению (за 2–3 месяца).
2. Уведомление центра занятости (не позднее чем за 2 месяца).
3. Личное письменное уведомление каждого работника под роспись (не позднее чем за 2 месяца).
4. Предложение всей имеющейся вакантной работы (в т.ч. нижеоплачиваемой‚ с согласия работника).
5. Выплата выходного пособия (1 средний месячный заработок) и сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2 месяцев‚ в исключительных случаях до 3 месяцев по решению центра занятости).
6. Выдача трудовой книжки (или справки СТД-Р) и полный расчет в последний день работы.

Правильная запись в трудовой книжке при увольнении по сокращению штата — это не просто формальность‚ а гарантия прав работника и защита работодателя от штрафов. Ключевые моменты: точная ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ‚ отсутствие сокращений‚ совпадение дат и своевременная сдача СЗВ-ТД в СФР. Используйте приведенный выше образец как шаблон для своих кадровых документов в 2026 году.

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию с профессиональным юристом или кадровиком. Нормативная база может меняться‚ актуальность реквизитов документов (Приказ Минтруда № 785н‚ Постановление Госстата № 69) проверяйте на официальных ресурсах (consultant.ru‚ garant.ru‚ сайт Минтруда России) на момент оформления увольнения.