Справка о приеме и увольнении — это документ, подтверждающий трудовой стаж и факты трудового договора. Несмотря на распространенность запроса на такую справку (например, для банка, нового работодателя, Пенсионного фонда или миграционных органов), единой утвержденной государством формы для этого документа не существует. Работодатель имеет право разработать собственный бланк или использовать общепринятые образцы, соблюдая требования Трудового кодекса РФ и законодательства о персональных данных.
Правовая база и обязанности работодателя
Основным регулятором является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Согласно ст. 62 и ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдавать справки, связанные с трудовыми правами работника, не позднее чем через 3 рабочих дня со дня подачи письменного заявления.
- Ст. 84.1 ТК РФ: При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сделать запись в ЭТК) и выдать работнику копию приказа об увольнении. Справки о заработной плате и стаже выдаются по заявлению.
- ФЗ-27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»: Регламентирует выдачу выписки из отчета «Персонифицированные сведения» (заменяет СЗВ-М) и формы СТД-Р (ранее СВЭК).
- Приказ Минтруда РФ от № 69: Утверждает рекомендуемые формы справок (например, для расчета пособий — ф. 182н), но не устанавливает строгую форму для справки «о приеме и увольнении».
Какие документы выдаются при увольнении (обязательно и по заявлению)
Важно различать пакет документов, который выдается обязательно (без заявления), и документы, выдаваемые по письменному просьбе работника.
Обязательно выдаются в день увольнения (последний рабочий день):
- Трудовая книжка (бумажная) или информация о доступе к ЭТК (электронная трудовая книжка).
- Копия приказа (распоряжения) об увольнении (под роспись).
- Расчетная ведомость (форма Т-51 или Т-51а) / Платёжный листок.
- Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах» за текущий месяц (заменяет отмененную СЗВ-М). Рекомендуется выдавать также и форму СТД-Р для полноты картины.
Выдаются по письменному заявлению работника (в течение 3 рабочих дней):
- Справка о приеме и увольнении (тема данной статьи).
- Справка в форме 182н (для расчета пособий по временной нетрудоспособности и декретным).
- Справка о среднем заработке за последние 12 месяцев (для расчета пособий при увольнении, неиспользованного отпуска и т.д.).
- Копии локальных нормативных актов, приказов о приеме, переводах, награждениях (по требованию).
Особенности справки «О приеме и увольнении»
Поскольку единой формы нет (как подтверждают эксперты КонсультантПлюс и СБИС), документ оформляется на бланке организации (с логотипом, ОГРН, ИНН, адресом) в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы. Общие требования к оформлению».
Обязательные реквизиты справки:
- Наименование документа: «Справка о приеме на работу и увольнении» или «Справка о трудовой деятельности».
- Дата составления и регистрационный номер (по журналу учета исходящих/справок).
- Полное и сокращенное наименование работодателя.
- ФИО работника полностью, дата рождения (опционально, для идентификации), СНИЛС (по желанию/согласию).
- История трудовой деятельности в данной организации: таблица с датами приемов, переводов, увольнений, основаниями (статьи ТК РФ) и номерами приказов.
- Должность(и), структурное подразделение.
- Сведения о режиме работы (полный день, сменный и т.д.).
- Основание выдачи: «Выдана по месту требования / по заявлению работника [ФИО] для предоставления в [Куда]».
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица — кадровика/бухгалтера) с расшифровкой.
- Печать организации (если используется; для ИП и МСП печать не обязательна, но желательна для банков).
- М.П. (Место Печати) — при наличии печати.
Ниже приведен универсальный образец, который можно скопировать в редактор документов (Word, Excel, 1С) и адаптировать под бланк компании.
ООО «ВЕКТОР»
СПРАВКА
о приеме на работу и увольнении
№ исх. __________ от «___» _____________ 202_ г.
Настоящей подтверждаю, что Иванов Иван Иванович (дата рождения ), СНИЛС 123-456-789 00,
состоял(а) в трудовых отношениях с Обществом с ограниченной ответственностью «ВЕКТОР» (ОГРН 1234567890123, ИНН ###)
в следующем порядке:
| Период работы | Подразделение | Должность | Основание (Приказ №, дата, ст. ТК РФ) |
|---|---|---|---|
| Принят: | Бухгалтерия | Бухгалтер | Приказ № 5-ОД от (ч. 1 ст. 68 ТК РФ) |
| Переведен: | Финансовый отдел | Зам. гл. бухгалтера | Приказ № 12-к от (ст. 72.1 ТК РФ) |
| Уволен: | Финансовый отдел | Зам. гл. бухгалтера | Приказ № 45-ОД от (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, по собственному желанию) |
Режим работы: 5-дневная рабочая неделя, 40 часов в неделю (согласно трудовому договору № 123 от ).
Справка выдана по заявлению работника для предоставления в Сбербанк ПАО / Пенсионный фонд РФ / новый работодатель.
| Директор ООО «ВЕКТОР» _____________________ /Петров П.П./ М.П. | Главный бухгалтер _____________________ /Сидорова С.С./ |
- При отсутствии печати подпись руководителя достаточно (ч. 4 ст. 6 Федерального закона № 129-ФЗ, ст. 11 ФЗ-402).
Связанные формы: СТД-Р, 182н и Персонифицированные сведения
Часто под «справкой при увольнении» имеют в виду отчетные формы СФР (бывший ПФР/ФСС). Не путать их со справкой для работника:
| Форма | Назначение | Кому выдается | Срок |
|---|---|---|---|
| СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности и страховых взносах) | Подтверждение стажа и взносов для назначения пенсии, пособий. | Работнику (по заявлению) и в СФР (ежегодно/при увольнении). | Работнику, 3 дня; в СФР — до 15 числа след. месяца. |
| 182н (Справка о заработке за 2 пред. календарных года) | Расчет пособий по БИР, декретным, уходу за ребенком. | Работнику (по заявлению). | 3 рабочих дня. |
| Выписка из Персонифицированных сведений (заменяет СЗВ-М) | Подтверждение начисленных взносов за текущий месяц увольнения. | Работнику (обязательно в день увольнения). | День увольнения. |
Электронный документооборот (ЭДО) и СФР
С 2023–2024 годов активно внедряется электронный обмен:
- ЭТК (Электронная трудовая книжка): С 2020 года ведется для всех. При увольнении работодатель направляет сведения в СФР (форма СТД-Р) в течение срока сдачи отчета (обычно до 15 числа следующего месяца), но выписку работнику — в день увольнения.
- Справки в электронном виде: Согласно ст. 84.1 ТК РФ и пояснениям Минтруда, справки (в т.ч. 182н, о приеме/увольнении) могут выдаваться в электронном виде с ЭЦП работодателя, если работник не просил бумажный вариант. Для банков и визовых центров часто требуется именно бумажный оригинал с «живой» подписью и печатью.
- Личный кабинет работника на Госуслугах/СФР: Работник может самостоятельно скачать выписку из ИЛС (индивидуального лицевого счета) и справку СТД-Р, не запрашивая их у работодателя.
Типичные ошибки при оформлении
- Отказ в выдаче со ссылкой на «нет формы». Незаконно — справка выдается в свободной форме.
- Просрочка выдачи (более 3 рабочих дней). Грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. руб. для юрлиц за повторное нарушение).
- Несоответствие данным приказов/ТК: Даты приема/увольнения в справке должны идеально совпадать с приказами и записями в ТК/ЭТК.
- Отсутствие основания выдачи: Фраза «для предоставления по месту требования» слишком общая. Лучше указать конкретную организацию (банк, МФЦ, новый работодатель);
- Не выдача выписки из Персонифицированных сведений в день увольнения. Это грубое нарушение отчетности перед СФР и прав работника.
Резюме: алгоритм действий кадровика
- Получить письменное заявление от работника (можно по электронной почте корпоративной / через ЭДО / лично под роспись).
- Проверить историю приемов/переводов/увольнений по личной карточке (Т-2) и приказам.
- Сформировать справку на бланке фирмы по образцу выше.
- Подписать руководителем (или уполномоченным по доверенности/приказу лицом) и поставить печать (есть).
- Выдать работнику не позднее 3 рабочих дней под роспись в журнале учета выданных справок (или через ЭДО с ЭЦП).
- Параллельно в день увольнения выдать обязательный пакет: ТК/доступ к ЭТК, копию приказа, расчетку, выписку из Персонифицированных сведений.
Важно: Актуальность образцов и форм отчетности (СТД-Р, 182н) необходимо проверять на официальных ресурсах СФР (sfr.gov.ru) и в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) на дату составления документа, так как формы периодически обновляются (например, изменения в СТД-Р с 2024–2025 гг.).