Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Служебная записка — это ключевой документ внутреннего документооборота, который фиксирует инициативу по увольнению работника, сообщает о нарушениях трудовой дисциплины или обосновывает необходимость прекращения трудового договора по инициативе работодателя․ Грамотное составление этого документа минимизирует риски трудовых споров и проверок со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда)․

В статье подробно разбираем: виды служебных записок при увольнении, требования к оформлению согласно ГОСТ Р 7․0․97–2016 и Трудовому кодексу РФ, а также приводим актуальные образцы на 2025–2026 годы для самых частых ситуаций․

Когда требуется служебная записка при увольнении

Не всегда увольнение начинается с заявления сотрудника․ Во многих случаях инициатором выступает руководитель подразделения или кадровый специалист, который направляет служебную записку генеральному директору (или иному уполномоченному лицу) с просьбой издать приказ об увольнении․

Основные основания для написания служебной записки:

Увольнение по инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ): ликвидация организации, штатное сокращение, несоответствие занимаемой должности, систематическое неисполнение трудовых обязанностей, прогулы, явка в нетрезвом виде, разглашение коммерческой тайны и др․
Увольнение за виновные действия (п․ «б», «в», «г» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ): требуется проведение расследования, о результатах которого пишется служебная записка (часто называемая «докладной»)․
Истечение срока трудового договора (ст․ 79 ТК РФ): уведомление работодателя о предстоящем окончании срока действия договора (не позднее чем за 3 календарных дня);
Отказ сотрудника от перевода при изменении существенных условий труда, переезде организации, медицинских противопоказаниях․
Неявка на работу после отпуска или больничного без уважительных причин (основание для расследования факта прогула)․

Виды служебных записок в контексте увольнения

В зависимости от ситуации документ может носить разный характер:

Докладная (информационная) записка — сообщает о факте нарушения трудовой дисциплины (прогул, опоздания, нетрезвость)․ Является основанием для начала дисциплинарного расследования (запроса объяснения, составления акта)․
Предложительная (инициативная) записка — содержит просьбу руководителя подразделения к генеральному директору издать приказ об увольнении (например, при сокращении штата, несоответствии должности, истечении срока договора)․
Аналитическая записка, готовится при сложных случаях (например, сокращение штата): содержит обоснование экономической целесообразности, расчеты выплат, анализ нагрузки на оставшихся сотрудников․
Служебная записка о невозможности уведомить работника, составляется, если сотрудник не явился подписать уведомление об увольнении (например, при сокращении) или получить приказ․ Фиксирует действия работодателя (направление почтой с уведомлением о вручении)․

Требования к оформлению (ГОСТ Р 7․0․97–2016)

Единой утвержденной формы (бланка) для служебных записок не существует, организации разрабатывают свои бланки в рамках УПД (Универсального передаточного документа) или используют свободную форму на фирменном бланке․ Однако обязательны следующие реквизиты:

Наименование организации (полное или сокращенное)․
Название документа — «Служебная записка»․
Дата составления (число, месяц словами, год)․
Регистрационный номер (если ведется учет входящей/исходящей корреспонденции)․
Кому адресована, должность, ФИО руководителя (в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И․И․»)․
От кого — должность, ФИО автора (в родительном падеже: «Начальника отдела продаж Петрова П․П․»)․
Тема — краткая суть (например: «О увольнении Сидорова С․С․»)․
Текст документа — описание ситуации, ссылки на нормы ТК РФ, локальные нормативные акты (ЛНА), факты с датами․
Предложение (результативная часть) — четкая просьба: «Прошу издать приказ об увольнении․․․», «Прошу рассмотреть вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности․․․»․
Подпись автора с расшифровкой (должность, ФИО)․
Приложения (если есть): копии акта о прогуле, объяснительной записки, медосвидетельства, уведомлений и т;д․

Важно: Текст должен быть делового стиля, без эмоций, личных мнений и непроверенных фактов․ Только конкретные события, даты и ссылки на документы․

Образец 1: Служебная записка об увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата / несоответствие должности)

Ситуация: Руководитель отдела инициирует увольнение сотрудника в связи со структурными изменениями (ликвидация должности) или результатами аттестации․

 ООО «Вектор»
 г․ Москва СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 № 45-от от 15 сентября 2025 г․
Кому: Генеральному директору ООО «Вектор»
 Петрову Петру Петровичу
От кого: Начальника отдела логистики
 Сидорова Сергея Сергеевича
Тема: Об увольнении менеджера отдела логистики Иванова Ивана Ивановича
 По итогам проведения аттестации персонала отдела логистики (Приказ № 12-од от г․), установлено, что менеджер Иванов И․И․ не соответствует занимаемой должности по уровню квалификации (не прошел тестирование по профильным дисциплинам, протокол заседания аттестационной комиссии № 3 от г․);
 В соответствии с ч․ 3 ст․ 81 ТК РФ и Положением об аттестации персонала ООО «Вектор» (утв․ Приказом № 55 от г․), прошу рассмотреть вопрос об увольнении Иванова И․И․ по основанию п․ «г» ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ (несоответствие занимаемой должности по результатам аттестации) с 30 сентября 2025 г․
Иванов И․И․ уведомлен о результатах аттестации под роспись г․ Предложение о переводе на другую вакантную должность (кладовщик, тарифный разряд 3) было сделано г․, письменный отказ получен г․ (приложено)․
Приложения:
 Копия протокола аттестационной комиссии № 3 от г․ — 1 л․
 Копия уведомления о результатах аттестации с росписью Иванова И․И․ — 1 л․
 Копия письменного отказа от перевода на должность кладовщика — 1 л․
Начальник отдела логистики Подпись /С․С․ Сидоров/ 

Образец 2: Докладная служебная записка о прогуле (основание для увольнения по п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ)

Ситуация: Сотрудник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины․ Составляется актуарной комиссией или непосредственным руководителем․

 АО «СтройМастер»
 г․ Санкт-Петербург ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
 № 112-к от 20 октября 2025 г․
Кому: Генеральному директору АО «СтройМастер»
 Козлову Андрею Викторовичу
От кого: Мастера участка № 3
 Смирнова Алексея Дмитриевича
Тема: О прогуле рабочего 5 разряда Петрова Павла Павловича
Докладываю, что 18 октября 2025 г․ рабочий 5 разряда участка № 3 Петров П․П․ не явился на работу в установленное графиком смены время (с 08:00 до 20:00)․ Отсутствие зафиксировано в журнале учета рабочего времени (л․ 15), системе контроля доступа (СКУД) и Актом о прогуле № 7 от г․, составленным комиссией в составе: мастера Смирнова А․Д․, инженера по ОХ Орлова В․К․, секретаря профкома Козлова С․В․
Петров П․П․ не информировал руководство о причинах отсутствия, телефонные звонки на его контактный номер (+7 9XX XXX-XX-XX) ответа не дали․ Объяснительная записка не предоставлена в установленный законом двухдневный срок (до г․)․
Длительность отсутствия составила 12 часов (весь рабочий день/смену), что составляет прогул в соответствии с п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ;
На основании вышеизложенного, прошу:
 Признать отсутствие Петрова П․П․ г․ прогулом․
 Рассмотреть вопрос об увольнении Петрова П․П․ по п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ (один раз невыполнение трудовых обязанностей без уважительной причины — прогул)․
Приложения:
 Акт о прогуле № 7 от г․, 1 л․
 Выписка из журнала учета рабочего времени — 1 л․
 Выгрузка данных СКУД за г․, 1 л․
 Акт о невозможности получения объяснительной записки от г․ — 1 л․
Мастер участка № 3 Подпись /А․Д․ Смирнов/ 

Образец 3: Служебная записка об увольнении по истечении срока трудового договора

Ситуация: Срочный трудовой договор заканчивается․ Руководитель напоминает о необходимости издать приказ заранее (не позднее дня окончания срока)․

 ИП Козлова Е․В․ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 Без номера от 01 ноября 2025 г․
Кому: Индивидуальному предпринимателю
 Козловой Елене Владимировне
 От кого: Кадровика (ответственного за кадровый учет)
 Волковой Марии Ивановны
Тема: Об истечении срока трудового договора с бухгалтером Соколовой А․В․
Информирую, что срок действия срочного трудового договора № 45/ТД от г․, заключенного с бухгалтером Соколовой Анной Викторовной (на период отсутствия основного работника — в декретном отпуске), истекает 30 ноября 2025 г․ (день выхода на работу основного работника)․
В соответствии со ст․ 79 ТК РФ, прошу издать приказ о прекращении трудового договора с Соколовой А․В․ по п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ (истечение срока действия трудового договора) от 30 ноября 2025 г․
Соколова А;В․ уведомлена об истечении срока договора за 3 календарных дня (под росписью г․, уведомление приложено)․ Расчет заработной платы и компенсация за неиспользованный отпуск (если применимо) будут произведены в день увольнения․
Прошу подготовить трудовые книжки (СТД-Р) к выдаче г․
Приложения:
 Копия трудового договора № 45/ТД, 2 л․
 Уведомление работника об истечении срока договора с росписью — 1 л․
Кадровик Подпись /М․И․ Волкова/ 

Образец 4: Служебная записка при отказе сотрудника переписать заявление (неверная дата)

Ситуация: Сотрудник подал заявление «по собственному» с датой увольнения «завтра», не соблюдая 14-дневный срок уведомления (ч․ 1 ст․ 80 ТК РФ) и не указав основание для сокращения срока․ Руководитель не может принять такое заявление к исполнению и пишет записку с просьбой издать приказ об отказе в приеме заявления или о необходимости его переработки․

 ООО «ТехноСервис» СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 № 8-кадры от 10 декабря 2025 г․
Кому: Генеральному директору ООО «ТехноСервис»
 Морозову Дмитрию Сергеевичу
От кого: Начальника кадра отдела
 Лебедева Андрея Павловича
Тема: О неправомерном заявлении системного администратора Козлова К․К․ об увольнении
Поступило заявление системного администратора Козлова К․К․ от г․ о увольнении по собственному желанию с г․ (через 1 день)․
Согласно ч․ 1 ст․ 80 ТК РФ, работник обязан уведомить работодателя не позднее чем за две недели․ В заявлении Козлов К․К․ не указал обстоятельства, дающие право на увольнение до истечения срока уведомления (поступление в вуз, переезд за супругом, нарушение прав работодателя и т․д․, ч․ 3 ст․ 80 ТК РФ)․ Устно просьба переписать заявление с указанием корректной даты (не ранее г;) или основания для сокращения срока была проигнорирована работником․
На основании вышеизложенного, прошу:
 Не принимать к исполнению заявление Козлова К․К․ от г․ в связи с несоответствием требованиям ст․ 80 ТК РФ․
 Направить Козлову К․К․ письменное уведомление о необходимости представить заявление с датой увольнения не ранее г․ или с указанием законного основания для сокращения срока․
Приложения:
 Копия заявления Козлова К․К․ от г․ — 1 л․
Начальник кадра отдела Подпись /А․П․ Лебедев/ 

Алгоритм действий после составления служебной записки

Написание записки, только первый шаг․ Дальнейшая процедура зависит от основания:

Регистрация в журнале учета служебных записок (или ЭДО)․
Согласование/Визирование (при необходимости): юрисконсульт, главный бухгалтер (по расчетам), профсоюз (при сокращении/увольнении по вине)․
Подписание руководителем (Генеральным директором или уполномоченным лицом) с резолюцией: «Согласен․ Приказ подготовить к [дате]․ Ответственный: [ФИО]»․
Подготовка приказа об увольнении (формы № Т-8 / Т-8а или собственная форма по ст․ 309 ТК РФ)․
Ознакомление работника с приказом под роспись (лично или почтой с уведомлением о вручении — если работник не явился)․
Расчет и выдача документов в последний рабочий день (ст․ 140 ТК РФ): трудовая книжка (СТД-Р), СЗВ-ТД, справка 2-НДФЛ, выписка из табеля и др․
Архивирование: Служебная записка при увольнении хранится вместе с приказом и личным делом сотрудника 75 лет (для организаций, созданных до 2003 г․) или 50 лет (после 2003 г․) в соответствии со Списком типовых документов управления архивами․

Типичные ошибки, которые ведут к судам и штрафам

Отсутствие доказательной базы․ В записке написано «систематически опаздывает», но приложены только 2 акта за год․ Суд восстановит на работе․
Нарушение процедуры расследования․ При увольнении за вину (прогул, нетрезвость) не запросили объяснительную записку в 2-дневный срок или не составили акт комиссии․
Несоблюдение срока уведомления при сокращении․ Записка написана за 2 дня до приказа, а по ст․ 180 ТК РФ уведомление, за 2 месяца․
Отсутствие предложения другой работы; При сокращении или несоответствии должности записка должна подтверждать: «Вакантных мест, соответствующих квалификации, нет» (список предложенных должностей с отказом работника)․
Увольнение защищенных категорий․ Беременные, матери до 3 лет, одинокие родители до 14 лет — не могут быть уволены по инициативе работодателя (кроме ликвидации орг․)․ Записка должна содержать проверку категории работника․

Электронный документооборот (ЭДО) и служебные записки в 2025–2026 гг․

С переходом на бескागовый документооборот (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, МойСклад и др․) служебные записки оформляются в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или простой ЭП (по соглашению сторон/ЛНА)․

Особенности электронной записки:

Реквизиты те же, что и на бумаге․
Подпись автора и резолюция руководителя — электронные․
Файлы-вложения (акты, объяснительные) прикрепляются к карточке документа․
Сроки хранения и правовая сила равны бумажным оригиналам (ст; 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․

Служебная записка на увольнение — это не просто формальность, а юридически значимый документ, который фиксирует волю работодателя и основания для прекращения трудового договора․ Ее качество напрямую влияет на законность приказа и исход возможного трудового спора․

Главные правила: пишите по фактам, ссылайтесь на статьи ТК РФ и локальные акты, прикладывайте доказательства (акты, протоколы, уведомления), соблюдайте процедуры расследования и уведомления․ Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под специфику вашей организации и конкретную ситуацию․

Примечание: Данная статья носит информационный характер․ При подготовке конкретных документов рекомендуется консультироваться с кадровым юристом или специалистом по трудовому праву с учетом актуальных изменений в законодательстве․