Повышение тарифов, неизбежная часть деловых отношений между поставщиками, подрядчиками и заказчиками․ Однако далеко не всегда компания готова согласиться с новыми условиями․ В таких случаях грамотно составленное письмо об отказе помогает сохранить деловые отношения и защитить свои интересы․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно написать такое письмо, и приведём готовый образец․
Когда может понадобиться письмо об отказе
Ситуации, в которых требуется официальный отказ от повышения тарифов, встречаются довольно часто:
- поставщик уведомил о росте цен на товары или услуги;
- управляющая компания или арендодатель повышает плату за услуги;
- подрядчик требует пересмотра стоимости работ в рамках действующего договора;
- банк или оператор связи меняет условия обслуживания․
Во всех этих случаях устный отказ недостаточен — необходимо письменное обращение, которое станет официальным документом и сможет быть использовано при возможных спорах․
Основные правила составления письма
Соблюдайте деловой стиль
Письмо должно быть вежливым, но твёрдым․ Избегайте эмоциональных выражений, угроз и резких формулировок․ Даже отказывая, важно сохранить конструктивный тон․
Ссылайтесь на договор
Если между сторонами заключён договор, укажите его номер и дату, а также пункты, регулирующие порядок изменения цен․ Это придаст отказу юридический вес․
Аргументируйте отказ
Обоснование, ключевая часть письма․ В качестве аргументов можно использовать:
- фиксированную цену, установленную договором;
- отсутствие бюджета на увеличение расходов;
- несоразмерность повышения рыночной ситуации;
- нарушение сроков уведомления об изменении тарифов;
- наличие более выгодных предложений от других поставщиков․
Предложите альтернативу
Хорошим тоном считается предложение компромисса: сохранение прежних условий, поэтапное повышение, пересмотр объёмов закупок или проведение переговоров․
Структура письма
- Шапка — реквизиты отправителя и получателя, дата и исходящий номер․
- , «О рассмотрении предложения по изменению тарифов» или «Об отказе в повышении стоимости услуг»․
- Обращение — к руководителю контрагента по имени и отчеству․
- Основная часть — ссылка на полученное уведомление, позиция компании и аргументы․
- Подпись — должность, подпись и расшифровка уполномоченного лица․
Образец письма
ООО «Пример»
ИНН ###, ОГРН 1157700000000
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Исх․ № 45 от
Генеральному директору
ООО «Поставщик»
Иванову И․И․
Об отказе в повышении тарифов по договору № 12 от
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим подтверждаем получение Вашего уведомления от о повышении тарифов на поставляемую продукцию на 15% с ․
Внимательно рассмотрев Ваше предложение, вынуждены сообщить, что не можем согласиться с изменением стоимости․ Согласно п․ 4․2 Договора поставки № 12 от цена товара является фиксированной и не подлежит одностороннему изменению в течение срока действия договора․
Кроме того, бюджет нашей компании на текущий финансовый год утверждён и не предусматривает увеличения расходов на закупку продукции․
Со своей стороны готовы рассмотреть возможность пересмотра условий при заключении нового договора на следующий период, а также предлагаем провести переговоры по вопросу сохранения действующих цен при увеличении объёмов закупок․
Надеемся на Ваше понимание и продолжение взаимовыгодного сотрудничества․
С уважением,
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П․П․/
Полезные рекомендации
- Отправляйте письмо способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО;
- Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки․
- Соблюдайте сроки ответа, если они установлены договором․
- При существенных спорах проконсультируйтесь с юристом․
Грамотно составленное письмо об отказе в повышении тарифов, это не просто формальность, а инструмент защиты интересов компании․ Чёткая аргументация, ссылки на договор и уважительный тон позволяют отстоять свою позицию и при этом сохранить деловые отношения с контрагентом․