Потеря удостоверения (аттестата), это неприятная, но решаемая ситуация, с которой могут столкнуться сотрудники различных ведомств (МВД, МЧС, ФСИН, Нацгвардия, частные охранные структуры) или специалисты, имеющие допуск к гостайне или работающие на опасных производственных объектах. Главный документ, инициирующий процедуру восстановления или выдачи дубликата — объяснительная записка.
В данной статье подробно разберем, как правильно написать объяснительную о потере аттестата, какие требования к ней предъявляются, приведем готовые образцы для разных ситуаций и разберем типичные ошибки.
Правовая основа и назначение документа
Объяснительная записка — это официальный документ внутреннего делопроизводства. Ее цель — зафиксировать обстоятельства утраты документа, установить наличие или отсутствие вины сотрудника и послужить основанием для:
- принятия решения о выдаче дубликата или новго удостоверения;
- проведения служебного расследования (проверки);
- применения мер дисциплинарной ответственности (если потеря произошла по вине сотрудника — ст. 192 ТК РФ или ведомственные уставы);
- списания утраченного бланка из учета.
Важно: В соответствии с приказами ведомств (например, Приказ МВД РФ № 655, Приказ ФСИН РФ № 189 и др.), о потере удостоверения необходимо доложить немедленно (или в установленные сроки, обычно в течение суток) непосредственному руководителю.
Общие требования к оформлению
Хотя единого ГОСТa на объяснительную записку нет, действуют устоявшиеся стандарты делового общения (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и ведомственные инструкции по делопроизводству.
Обязательные реквизиты:
- Шапка документа (кому и от кого).
- Наименование документа («ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» по центру строки).
- Текст основной части (обстоятельства дела).
- Дата составления.
- Подпись автора с расшифровкой (ФИО).
Требования к форме:
- Пишется от руки (чернильной пастой синего или черного цвета) или на компьютере (в зависимости от требований конкретного устава/приказа). Чаще для служебных расследований требуется рукописный вариант.
- Без исправлений, зачеркиваний, помарок. При ошибке лучше переписать.
- Лаконичность, официально-деловой стиль, отсутствие эмоциональной окраски и сленга.
- Изложение фактов в хронологическом порядке.
Структура текста объяснительной (алгоритм написания)
Текст должен отвечать на вопросы: Что? Где? Когда? Как? Почему?
- Факт потери: Указать, какой именно документ утерян (наименование, серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
- Время и место обнаружения потери: Когда и где вы заметили отсутствие документа.
- Обстоятельства (реконструкция событий): Где и когда вы им пользовались в последний раз, что делали, где хранили (карман, сумка, сейф, автомобиль).
- Причина/Версия: Кража, утеря в общественном месте, потеря при переезде, порча (промокание, разрыв) и т.д.
- Принятые меры: Обращение в полицию (заявление о краже/утрате), осмотр места предполагаемой потери, опрос свидетелей, проверка личных вещей.
Готовые образцы объяснительных записок
Ниже приведены типичные сценарии. Данные в квадратных скобках [ ] необходимо заменить на свои.
Образец №1: Утеря в бытовых условиях (неустановленное место)
Наиболее частый вариант: сотрудник не может точно сказать, где потерял документ;
[ДОЛЖНОСТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ]
[ФАМИЛИЯ И.О. РУКОВОДИТЕЛЯ]
ОТ [ВАША ДОЛЖНОСТЬ]
[ВАША ФАМИЛИЯ И.О.]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата составления, например: 27 сентября 2026 г.]
Я, [Ваша Фамилия И.О.], занимаю должность [Ваша должность] в [Название подразделения], пишу данную объяснительную записку в связи с утратой служебного удостоверения.
[Серия и номер удостоверения, например: серии 77 АА № 123456], выданного [Кем выдан, например: УМВД России по г. Москве] [Дата выдачи, например: г.].
Обнаружил(а) потерю [Дата и время обнаружения, например: г. в 08:30] при подготовке к выходу на смену / при осмотре содержимого служебной сумки / в иных обстоятельствах.
В последний раз удостоверение использовал(а) [Дата и обстоятельства, например: г. при проходе через КПП в 08:00 / при предъявлении на посту охраны]. После этого документ находился в [место хранения: внутренний карман пиджака / отделение служебной сумки / чехол на ремне].
Принял(а) следующие меры по поиску: осмотрел(а) личные вещи, служебную сумку, автомобиль [гос. номер], опросил(а) коллег, находившихся рядом, проверил(а) маршрут следования от дома до работы. Удостоверение не обнаружено.
Вероятной причиной потери считаю случайную утерю при перемещении / выпадение из незастегнутого кармана / кражу (подробности указать, если есть основания).
О потере доложил(а) непосредственному руководителю [ФИО руководителя] [Дата и время доложения].
Прошу принять данную объяснительную к сведению, провести служебную проверку обстоятельств потери и принять меры по выдаче дубликата удостоверения.
Подпись: _____________ / [Ваша Фамилия И.О.] /
Образец №2: Кража документа (из сумки, автомобиля, гардероба)
Здесь критически важно указать, что заявление в полицию уже подано (или будет подано в ближайшее время), и указать номер КУСП (курьерно-учетной справки по заявлению).
[ДОЛЖНОСТЬ, ФИО РУКОВОДИТЕЛЯ]
ОТ [ВАША ДОЛЖНОСТЬ, ФИО]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата]
Пишу объяснительную записку в связи с кражей служебного удостоверения [Серия, номер, кем выдан, дата].
События произошли [Дата, время, место: например, г. в период с 14:00 по 16:00 в раздевалке спортзала по адресу: ул. ###, д. 1 / из салона личного автомобиля марки Toyota Camry гос. знак А123ВВ77, припаркованного во дворе дома № 5 по ул. ###].
Обнаружил(а) пропажу [Когда обнаружил]. В момент кражи удостоверение находилось в [где именно: внутреннем кармане рюкзака, лежавшем в шкафу раздевалки / в перчаточнике автомобиля]. Двери шкафу / автомобиля были заперты / не были заперты (объяснить почему). Признаков взлома [нет / есть: сломан замок, разбито стекло].
Немедленно обратился(ась) в полицию: [Название ОМВД/дополнительно] [Дата обращения]. Принято заявление, выдана купонно-учетная справка № [Номер КУСП] от [Дата]. Уголовное дело [возбуждено / отказано в возбуждении по ст. 158 УК РФ — указать известное].
Меры по поиску самостоятельно: опросил(а) свидетелей (ФИО, контакты), проверил(а) записи камер видеонаблюдения (если есть доступ/возможность).
Исключаю свою причастность к хищению, умысел на присвоение или растрату отсутствовал. Документ хранил(а) в соответствии с инструкцией / нарушил(а) правила хранения (честно указать, если был нарушением, например: оставил в машине).
Прошу принять к сведению, прикрепить копию КУСП к материалам проверки и рассмотреть вопрос о выдаче дубликата.
Подпись: _____________ / [ФИО] /
Образец №3: Порча документа (промокание, разрыв, пожар), сдача на обмен
Если документ найден, но непригоден к использованию, пишется записка о порче с просьбой об обмене.
[ДОЛЖНОСТЬ, ФИО РУКОВОДИТЕЛЯ]
ОТ [ВАША ДОЛЖНОСТЬ, ФИО]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата]
Пишу данную объяснительную записку в связи с порчей служебного удостоверения [Серия, номер, кем выдан, дата].
[Дата события] в [Время] в результате [причины: попадания под дождь без зонта / пролития кофе / возгорания сумки / стирки вместе с форменной одеждой] удостоверение стало непригодным для дальнейшего использования: [описать повреждения: стерлась печать, размокли страницы, сгорел фотоуголок, порван на части].
Порчу допустил(а) по неосторожности / в силу непреодолимой силы (объяснить). Удостоверение хранил(а) в [место хранения].
Порченый бланк удостоверения прилагаю к настоящей записке (или: сдаю в канцелярию/учетную группу одновременно с запиской).
Прошу принять порченый удостоверение к уничтожению в установленном порядке и выдать взамен дубликат.
Подпись: _____________ / [ФИО] /
Особенности для разных ведомств и категорий
| Категория сотрудников | Ключевые нюансы |
|---|---|
| МВД, Росгвардия, ФСИН, ФСБ, СВР | Строгое соблюдение уставов (Устав гарнизонной и караульной служб, Устав внутренней службы). Обязательное проведение служебного расследования (проверки) комиссией. Часто требуется рукописное написание. Потеря удостоверения сотрудника ОВД, основание для проверки на соответствие занимаемой должности. |
| Частные охранные предприятия (ЧОП) | Регулируется Приказом МВД РФ № 655 (утр. № 741). Охранник обязан уведомить руководителя ЧОП немедленно. Руководитель ЧОП уведомляет ЛРО МВД в 3-дневный срок. Объяснительная нужна и руководителю ЧОП, и в ЛРО МВД. |
| Специалисты с допуском к гостайне | Помимо объяснительной руководителю, обязательно уведомление службы безопасности (СБ) организации. Проводится проверка на предмет утечки информации. Восстановление допуска может занять длительное время. |
| Гражданские лица (аттестаты квестов, сварщиков, электриков, высшее образование) | Обычно достаточно заявления на имя директора учебного заведения / центра сертификации / НРС (Национального реестра специалистов) с объяснением причин. Форма свободная, но по структуре аналогична служебной. |
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Спätее уведомление: «Пропал неделю назад, а сдаю сейчас, потому что некогда было». Это грубое нарушение дисциплины.
- Нечеткие формулировки: «Где-то потерял», «Не помню». Нужно писать: «Предположительно уронил в районе…», «Последнее видал в сумке в 10:00».
- Сокрытие обстоятельств: Например, потеря в баре, такси, в состоянии опьянения. Скрытие обстоятельств (места, времени) тягчет вину и может привести к увольнению за потерю доверия.
- Отсутствие ссылки на меры поиска: Фраза «Искал, не нашел» недостаточна. Надо перечислить: «Осмотрел маршрут, опросил таксиста (телефон…), обратился в полицию (КУСП №…)».
- Исправления и помарки: Документ может не принять к рассмотрению.
Что происходит после сдачи объяснительной?
- Регистрация: Записка регистрируется в журнале учета входящих документов подразделения/канцелярии.
- Служебная проверка (расследование): Назначается комиссия или ответственное лицо. Сроки обычно 3–10 дней (зависит от ведомства).
- Решение руководителя: По результатам проверки издается приказ/распоряжение:
- О выдаче дубликата (при случайной утере/краже без вины сотрудника).
- О применении взыскания (выговор, строгий выговор, увольнение — при грубом нарушении правил хранения).
- О материальной ответственности (редко, если утерян бланк строгой отчетности/денежные средства, но для удостоверений обычно не применяется).
- Списание бланка: Утраченный номер вносится в федеральные/ведомственные базы данных «Поиск» / «Недействительные документы».
- Обращение за дубликатом: С копией приказа и объяснительной сотрудник обращается в выдавший орган (МВД, ФСИН, учебное заведение) для оформления нового документа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли писать заявление в полицию при потере удостоверения МВД/ЧОП?
Да, обязательно. Это ваша защита. Если документ найдут мошенники и совершат действия от вашего имени, наличие КУСП (справки из полиции) докажет, что вы не причастны. Для ЧОП это требование Приказа № 655.
Могут ли уволить за потерю аттестата?
Могут. Согласно ст. 81 ТК РФ (п. «д» ч. 1 — грубое нарушение трудовых обязанностей) и ведомственным уставам. Если сотрудник халатно относился к хранению (оставил в машине, отдал посторонним, потерял в состоянии опьянения), это считается грубым нарушением. При единичном нарушении и стаже чаще ограничиваются выговором.
Сколько времени на восстановление дубликата?
Сроки зависят от ведомства. В МВД/Росгвардии — обычно до 30 дней после приказа о выдаче. В гражданских структурах (дипломы, аттестаты сварщиков) — от нескольких дней до месяца.
Можно ли написать объяснительную на компьютере?
В силовых структурах (МВД, ФСИН, Росгвардия) при проведении служебного расследования почти всегда требуют рукописный вариант (для графологической экспертизы при необходимости). В гражданских организациях и ЧОП часто принимают печатный, подписанный от руки. Уточните у секретаря/канцелярии.
Объяснительная записка о потере аттестата — это не просто формальность, а ключевой документ, от которого зависит скорость восстановления удостоверения и отсутствие дисциплинарных санкций. Главные принципы: своевременность, правдивость, полнота описания обстоятельств и соблюдение официального стиля. Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под свою конкретную ситуацию и требования вашего ведомства.
Данная статья носит информационный характер. Для оформления документов в конкретной организации обязательно уточняйте актуальные приказы, уставы и инструкции по делопроизводству, действующие в вашем ведомстве на текущую дату.