В делопроизводстве любой организации значительную часть документооборота занимают информационно-справочные документы. Их главное назначение — передача сведений, на основании которых руководство принимает управленческие решения. В этой статье подробно рассмотрим, что относится к данной группе документов, какие виды справок существуют, и приведём образцы их оформления.

Что такое информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы, это документы, содержащие сведения, необходимые для принятия определённых решений. Они инициируют управленческие действия, но при этом не ограничивают исполнителя в выборе способа воздействия, в отличие от организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений).

Документ относится к информационно-справочной группе, если отвечает двум основным признакам:

1. Документ не требует обязательного исполнения;
2. Документ используется для передачи информации — от вышестоящих органов к нижестоящим, между подразделениями или внешним контрагентам.

Виды информационно-справочных документов

К данной группе традиционно относятся:

• справки;
• докладные (служебные) и объяснительные записки;
• акты (проверок, ревизий, списания и др.);
• протоколы;
• отчёты;
• письма (информационные, сопроводительные, письма-запросы);
• предложения и представления;
• телеграммы и телефонограммы;
• заявления.

Всю информационно-справочную документацию условно делят на три блока:

1. Входящая — информационные письма и отчёты от вышестоящих и дочерних организаций, документы от сторонних организаций, заявления и предложения граждан;
2. Исходящая — отчёты о выполнении, ответы на запросы, инициативные документы, разработанные в организации;
3. Внутренняя, служебная переписка, акты, отчёты, протоколы, сопровождающие деятельность предприятия.

Справка как вид информационно-справочного документа

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение определённых фактов, событий или сведений, в т.ч. биографических и служебных. Справки подразделяются на два вида:

• Аналитические — содержат описание какого-либо вопроса, анализ ситуации, выводы и предложения. Готовятся по поручению руководства;
• Описательные (подтверждающие) — удостоверяют определённые факты: место работы, размер заработной платы, стаж, период обучения и т. д.

По направленности справки делятся на:

• внутренние — составляются для использования внутри организации;
• внешние — выдаются сотрудникам по их запросу для предъявления в сторонние организации (банки, органы соцзащиты, учебные заведения и т. п.).

Требования к оформлению справки

Справка оформляется на бланке организации (для внешних справок — на общем бланке формата А4) и включает следующие реквизиты:

1. наименование организации;
2. наименование вида документа (СПРАВКА);
3. дата и регистрационный номер;
4. к тексту (о чём / о ком справка);
5. текст;
6. подпись должностного лица;
7. при необходимости — отметка об исполнителе и печать организации.

Текст аналитической справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты и причины, послужившие основанием для составления, во второй, выводы и предложения. Текст описательной справки начинается со слов «Выдана (Ф. И. О.) в том, что…» и содержит подтверждаемые сведения.

Образец справки с места работы

ООО «Пример»

СПРАВКА
№ 15
г. Москва

О месте работы и заработной плате

Выдана Ивановой Анне Сергеевне в том, что она работает в ООО «Пример» с по настоящее время в должности бухгалтера. Среднемесячная заработная плата за последние три месяца составляет 65 000 (шестьдесят пять тысяч) рублей.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Генеральный директор    Петров    П.П. Петров
Исполнитель: Сидорова М.В., тел. (495) 123-45-67

Образец аналитической (внутренней) справки

СПРАВКА
№ 8

О результатах проверки состояния складского учёта

В период с по комиссией в составе… проведена проверка состояния складского учёта материальных ценностей. Установлено следующее: …

По результатам проверки предлагается: …

Начальник отдела контроля    Кузнецов    А.И. Кузнецов

Регистрация и учёт справок

Порядок оформления, регистрации и обработки информационно-справочных документов закрепляется в Инструкции по делопроизводству организации. Важно учитывать, что не все справочные документы подлежат обязательной регистрации — например, рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы обычно не регистрируются. Внешние справки, выдаваемые сотрудникам, как правило, фиксируются в журнале учёта выданных справок.

Информационно-справочные документы играют вспомогательную, но крайне важную роль в деятельности организации: именно на их основе принимаются управленческие решения. Грамотное оформление справок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренней инструкции по делопроизводству обеспечивает юридическую достоверность документов и порядок в документообороте предприятия.